Paramétrer un questionnaire❓

⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources nécessite l'habilitation 'Accès aux ressources'.

Sommaire

✨ Présentation

⚙️ Créer un questionnaire

🔎 Suivre les réponses aux questionnaires

💡 Les bonnes pratiques

✨ Présentation

Un questionnaire est une suite de questions à destination du collaborateur. Il est utilisé pour récupérer du feedback sur son parcours par exemple.

💡 Cet article ne concerne pas les questionnaires "Retour d'expérience" et "Entretien de sortie" qui sont des fonctionnalités à part entière dans le cadre des parcours de départ (voir documentation : Spécificités de l'offboarding).

🙋 Un questionnaire ne peut avoir en responsable que le collaborateur (celui qui vit le parcours), et non un acteur. Si vous avez besoin de poser des questions à des acteurs, il faudra passer par une ressource Formulaire (voir documentation : paramétrer un formulaire).

⚙️ Créer un questionnaire

1. Dans votre menu latéral, cliquez sur l'onglet Bibliothèques > Ressources, puis cliquez sur Créer une ressource.

2. Sélectionnez "Questionnaire"

3. Dans un premier temps ; Renseignez le titre, la description (facultative) et sélectionnez le(s) environnement(s).

4. Cliquez sur "Enregistrer" > vous pouvez désormais sélectionner les moments clés de la ressource, puis "Ajouter une question" !

5. Pour chaque question, définissez :

• Son intitulé
• Si la réponse est obligatoire ou facultative
• Le format de réponse :
  • Champ Libre : zone libre de saisie de texte pour la recrue

  • Echelle de notation de 1 à 10

  • Choix multiple

  • Choix unique

Pour ces 3 dernières options, vous pouvez ajouter si vous le souhaitez une zone de commentaire pour que le boardee puisse rédiger un complément de réponse.

6. Cliquez sur "Enregistrer" puis fermez la petite modale pour créer une nouvelle question, etc. Pour finir, il faudra enregistrer le questionnaire.

7. Votre questionnaire est créé ! Vous pouvez maintenant l'ajouter à un modèle ou directement dans un parcours. 🚀

🔎 Suivre les réponses aux questionnaires

La sélection des acteurs qui auront accès aux réponses du collaborateur se fait soit au niveau du modèle soit au niveau des parcours, en cliquant sur la petite icône "✏️".

✅ Suite à la complétion du questionnaire par le collaborateur, les acteurs sélectionnés auront alors une action qui va apparaître dans leur page "Mes actions" les invitant à consulter les résultats.

👀 Les réponses sont visibles à deux endroits :

• Page "Parcours" > Cliquez sur le parcours souhaité > Section "Retours" > "Questionnaires".
• Page "Analyses" > "Rapports" > "Suivi des questionnaires"

💡 Les bonnes pratiques

Titres clairs : Choisissez des titres explicites qui indiquent clairement le sujet ou l'objectif du questionnaire.

Descriptions instructives : Clarifier les attentes et motiver les collaborateurs à répondre honnêtement, vous pouvez ajouter une rapide description pour expliquer comment seront utilisés les retours.

⚠️ Évitez la surcharge pour recueillir l’essentiel de la part de vos collaborateurs. Nous conseillons de mettre un questionnaire en préboarding et 3/4 en phase d’onboarding.

Aussi, limitez le nombre de questions par questionnaire à une dizaine maximum. Concentrez-vous sur les points essentiels que vous souhaitez évaluer. Privilégiez plusieurs questionnaires, plutôt qu’un seul avec trop de questions, cela découragera sinon vos collaborateurs à le compléter.

💭 Quelques inspirations

• Portrait de présentation (portrait chinois) : cela permet au manager de transmettre ce portrait à son équipe pour découvrir un peu plus son futur collègue, également à l’équipe communication d’avoir des verbatims pour la mise à jour des newsletters etc. 
  À pousser en pré-boarding

• Feedback sur le processus de recrutement : Vous pouvez recueillir des commentaires sur la clarté des communications, la réactivité du recruteur, la pertinence des questions posées lors des entretiens,... Afin d’améliorer le processus de recrutement.
  À pousser autour de la 1ʳᵉ semaine

• Rapport à chaud : Assurez-vous que votre collaborateur est satisfait de son intégration, dispose de tout le matériel nécessaire, comprend bien ses missions, se sent bien intégré dans l'équipe, et a accès aux ressources et informations pour accomplir son travail. 
  À pousser le 1ᵉʳ jour de la 2ᵉ semaine

• Rapport d’étonnement : Vous pouvez demander aux nouveaux collaborateurs un avis sur la qualité de l'accueil, la clarté des informations fournies, les formations proposées, la culture d'entreprise, l'ambiance de travail, les opportunités de développement. Les feedbacks vous permettront d'apporter des ajustements pour améliorer l'expérience d'intégration.
  À pousser autour de la 8ᵉ semaine

• Identifier les besoins de formation : Vous pouvez demander quelles compétences ou connaissances ils souhaitent développer davantage, les formations complémentaires qu’ils veulent faire.
  À pousser autour de la 12ᵉ semaine