⚠️ Prérequis : L'accès aux rapports d'intégrations aux outils tiers requiert le droit "Voir les rapports des intégrations aux outils tiers".
À savoir avant de poursuivre sur cet article :
- Cette documentation est destinée uniquement aux comptes qui ont des intégrations (flux) actifs.
- Elle couvre uniquement les cas communs/classiques, en reprenant les bases, et non des spécificités propres à votre compte.
- Pour toute question relative à l'API Workelo, ça se passe ici
📋 Table des matières
✨ Définition d'une intégration à un outil tiers
ℹ️ Comprendre les messages d'erreur
🙋 En cas de question : investigations à faire
✨ Définition d'une intégration à un outil tiers (flux)
Une intégration est une interface technique qui permet l'échange de données et d'informations entre Workelo et une autre application ou système externe.
- Cela peut inclure des API (interfaces de programmation d'application) ou d'autres protocoles de communication qui permettent à Workelo de se synchroniser avec d'autres logiciels pour automatiser des processus, partager des données en temps réel, et améliorer l'efficacité des opérations.
- Cela peut fonctionner également via des échanges de fichiers à plat sur un SFTP.
💡 Une exécution d'intégration (appelée "Run") correspond au traitement automatique des données issues de votre système source (SIRH, fichier SFTP, API…).
📑 Les rapports de flux
Si vos habilitations vous le permettent, vous trouverez le détail de tous les flux depuis votre onglet "Analyse" > page "Rapports".
🆕 Nouveauté : Pour les intégrations de création de parcours compatibles, une nouvelle interface de suivi détaillé est disponible directement depuis le nouvel onglet "Intégrations" (voir section suivante).
🖥️ Les différentes interfaces
Workelo propose deux interfaces pour suivre vos intégrations, selon le type de flux et la configuration de votre compte :
🔹 Interface classique : Rapports d'intégrations ("Analyses" > "Rapports")
- Pour tous les types de flux : Création de recrues, Mise à jour de référentiel d'employés et/ou d'organisations, envoi et réception de données,...
- Pour les flux n'étant pas encore concerné par la nouvelle interface
- Pour une vue d'ensemble rapide des flux historiques
Fonctionnalités :
- Consultation de l'historique des flux
- Export des données au format fichier
- Vue synthétique des erreurs par flux
🔹 Nouvelle interface : Onglet "Intégrations"
- Uniquement pour les intégrations de création de parcours déjà migrées vers cette interface (la fonctionnalité est déployée progressivement)
- Accessible depuis : Onglet "Compte" > "Intégrations" > cliquer sur "Activité" dans le bloc du flux concerné
🙋 Pour savoir si un de vos flux est concerné par cette nouvelle interface :
- Une bannière de redirection est affichée depuis l'ancienne interface ("Analyses" > "Rapports" > Ouvrir le rapport correspondant)
- Le bouton "Activité" est présent sur le bloc du flux concerné depuis l'onglet "Compte" > "Intégrations" (si le bouton n'est pas présent, c'est que le flux n'a pas encore été migré, vous aurez donc le suivi sur l'ancienne interface "Analyses" > "Rapports").
- Si un doute persiste, contactez le support via le formulaire de demande, ou votre responsable de compte
Fonctionnalités avancées :
- Suivi en temps réel : visualisez les runs en cours d'exécution
- Vue détaillée ligne par ligne : consultez le statut de chaque collaborateur traité
- Filtres avancés : par période, statut, nom/prénom/email
-
5 statuts de ligne possibles :
- 🟢 Succès : parcours créé avec succès
- 🟡 Succès partiel : parcours créé mais avec des avertissements
- 🔴 Échec : parcours non créé suite à une erreur de validation
- ⚪ Filtré : ligne exclue selon les règles de filtrage configurées (comportement normal)
- 🔵 Déjà créé : parcours déjà existant pour ce collaborateur (pas d'action effectuée)
ℹ️ Comprendre les messages d'erreur
Les messages d'erreur peuvent apparaître à deux niveaux :
🏃 Erreurs de Run (pipeline global)
Ces erreurs stoppent l'exécution complète du flux :
| Type d'erreur | Message | Cause | 🙋 Action |
|---|---|---|---|
| Configuration | Integration is not active |
L'intégration a été désactivée | Réactiver l'intégration dans les paramètres |
| Configuration | Missing headers: {colonnes} |
Colonnes manquantes dans le fichier source | Vérifier que toutes les colonnes requises sont présentes |
| Configuration | Error to define the extractor |
Aucune configuration API ou SFTP associée | Contacter le support Workelo via le formulaire de demande |
| SFTP | Error during SFTP connection |
Impossible de se connecter au serveur SFTP | Vérifier les identifiants et la disponibilité du serveur |
| API | Error during {Source} extraction |
Échec de récupération depuis l'API tierce | Vérifier la disponibilité de l'API source |
🤸♀️ Erreurs de ligne (niveau individuel)
Ces erreurs affectent uniquement le traitement d'un collaborateur/employé :
Erreurs de champs
-
missing {champ}— Champ obligatoire vide ou absent (ex :missing first_name,missing email,missing start_date) -
{acteur} not found— Acteur introuvable dans Workelo (ex :hr not found,manager not found) -
value not found in the defined list— Valeur non autorisée pour ce champ -
email_does_not_contain_mapped_values— Email ne contenant pas les domaines autorisés
Erreurs d'email
-
Invalid email— Format d'adresse email incorrect -
Domain name is not valid— Le domaine de l'email n'existe pas ou n'a pas d'enregistrement MX valide
Erreurs de date (création de parcours)
-
Invalid date format— Format de date non exploitable -
Start date is too old/Invalid date (too old)— Date de démarrage trop ancienne selon la configuration
Erreurs de rôle (création de parcours)
-
actor {acteur} is not yet arrived— Un acteur impliqué (RH/Manager) est un collaborateur dont la date de démarrage n'est pas encore passée
🙋 En cas de question : investigations à faire avant de contacter le support
👉 Je ne trouve pas un employé/une recrue qui aurait dû remonter dans l'outil
Étape 1 : Vérifiez si cette personne est présente dans le rapport associé au flux
➡️ Si oui :
- Consultez le message d'erreur associé à sa ligne dans le rapport
-
Nouvelle interface : Vérifiez le statut de la ligne (Échec / Succès partiel / Filtré / Déjà créé)
- Si Filtré (⚪) : comportement normal, la personne ne correspond pas aux critères configurés
- Si Déjà créé (🔵) : un parcours existe déjà pour ce collaborateur
- Si Échec (🔴) ou Succès partiel (🟡) : lisez le message d'erreur dans la colonne "Message"
➡️ Si non :
- Échange via API : Vérifiez que toutes les conditions sont remplies en amont (filtres, règles de sélection)
- Échange via SFTP : Vérifiez que la personne est bien présente dans le fichier envoyé avec toutes les informations requises
👉 Mon rapport est vide
- Y a-t-il des remontées attendues ce jour ? Si aucune donnée à traiter, le rapport est vide (comportement normal).
- Échange via SFTP : Vérifiez que le format du fichier correspond à ce qui est attendu. Si le format est incorrect, les données ne peuvent pas être importées.
- Nouvelle interface : Consultez le statut du Run — un Run en "Échec" (🔴) avec un commentaire vous indiquera la cause de l'interruption.
👉 Un employé existant a été créé en doublon (ou une recrue)
Pour Workelo, un email = un profil. Si une personne est poussée via un autre email, elle apparaîtra comme indépendante et sera créée en doublon.
💡 Exception : Dans le cas de certains flux de mise à jour de référentiel employés, le matching peut se faire également via l'ID technique. Ce type de spécificité est indiqué dans la documentation du flux fournie par Workelo au chef de projet interne.
👉 Le parcours d'un collaborateur a bien été créé, mais un élément semble erroné
(par exemple : mauvais modèle appliqué, mauvais RH impliqué, mauvais périmètre associé, etc.)
Contactez votre chef de projet interne afin qu'il puisse vérifier directement via la documentation de votre intégration les critères, codes et règles de création.
Par exemple : si le contrat du collaborateur est de type "CDI" et sa nationalité est française, alors le modèle "X" sera attribué.
Si toutefois des interrogations persistent, le chef de projet est celui ou celle en charge de contacter le support Workelo, avec le plus d'informations possibles : flux concerné, email de la recrue/de l'employé, date (ou tranche de dates) de l'exécution, comportement attendu, etc.