🔄 Automatiser vos process RH avec l'API Workelo
Vous passez des heures chaque mois à copier-coller des informations entre vos outils. Créer des parcours d'onboarding un par un. Ressaisir les formulaires administratifs dans votre paie. Télécharger et classer des documents signés.
Le constat est simple : vos équipes RH perdent 30 à 40% de leur temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Des tâches répétitives, chronophages, sources d'erreurs. Et si vous pouviez automatiser tout ça ?
L'API Workelo est gratuite et connecte votre écosystème RH : SIRH, ATS, paie, GED. Une fois configurée, elle travaille pour vous 24h/24. Zéro intervention manuelle. Zéro erreur de saisie. Des heures récupérées pour ce qui compte vraiment : accompagner vos collaborateurs.
Voici 6 process RH que nos clients automatisent avec des résultats mesurables.
1️⃣ Créer des parcours depuis votre ATS ou SIRH
🔴 Le problème : quand un candidat est validé dans votre ATS ou qu'un nouveau salarié apparaît dans votre SIRH, les RH en charge de l'onboarding, doivent créer manuellement le parcours dans Workelo et remplir des informations déjà connues.
Cette double saisie est frustrante : "On a déjà ces infos dans notre SIRH, pourquoi les ressaisir ?
✅ La solution avec l'API : votre ATS ou SIRH envoie automatiquement les informations vers Workelo. En quelques secondes, l'employé est créé, son parcours lancé avec les bons modèles, et l'invitation envoyée. Vous ne touchez à rien.
Flux automatisé :
📊 ATS/SIRH (nouvel employé validé)
↓
🔄 API Workelo (création automatique)
↓
✉️ Parcours créé dans Workelo + invitation envoyée au collaborateur💡 Exemple concret :
Une entreprise embauche 25 personnes par mois. Au lieu de créer ces 25 parcours d'onboarding à la main, dès que le recrutement passe en "Validé" dans l'ATS, le parcours se crée automatiquement en quelques secondes.
📊 ROI et gain chiffré :
10 min gagnées par parcours → plus de 3h récupérées pour 20 embauches par mois ou près de 2 jours pour 100 embauches par mois.
Métriques observées chez nos clients :
- Temps de création d'un parcours : -95% (8 min → 10 sec)
- Délai d'envoi de l'invitation : J+0 vs J+2 en moyenne (réactivité)
- Taux d'erreur de saisie : -100% (nom, email, poste...)
- ROI fort, investissement vite rentabilisé
🛠️ Difficulté technique : ⭐️ Facile
La plupart des ATS ou SIRH disposent d'une API ou de webhooks, l'intégration se fait en 1-2 jours.
2️⃣ Compléter des données de l'employé depuis votre ATS ou SIRH
🔴 Le problème : vous avez déjà collecté des informations dans votre ATS (téléphone, adresse, date de naissance...). Mais quand vous créez le parcours Workelo, ces champs sont vides. Vous devez soit ressaisir manuellement ces données ou les laisser vide et demander au collaborateur de tout remplir (y compris ce qu'il a déjà fourni au recrutement).
Le collaborateur vit une expérience frustrante : "Je dois redonner mon adresse ? Je l'ai déjà donnée 3 fois..."
✅ La solution avec l'API : l'API récupère automatiquement les données déjà présentes dans votre ATS/SIRH et pré-remplit les champs Workelo. Le collaborateur arrive sur un formulaire déjà complété à 60-70%. Il vérifie, corrige si besoin, et valide. Fini la saisie répétitive.
Flux automatisé :
📊 ATS/SIRH (données collectées au recrutement)
↓
🔄 API Workelo (pré-remplissage automatique)
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✅ Collaborateur valide (au lieu de ressaisir)
💡 Exemple concret
Une agence recrute 15 collaborateurs par mois. L'ATS contient déjà : téléphone, adresse, date de naissance, diplômes. Avant, le collaborateur recevait un formulaire vierge avec 25 champs à remplir. Taux d'abandon : 12%. Temps moyen : 18 minutes.
Avec l'API, le formulaire arrive pré-rempli avec les données de l'ATS. Le collaborateur complète juste les 8 champs manquants (N° Sécu, IBAN, mutuelle...). Temps moyen : 6 minutes.
📊 ROI et gain chiffré
Gain de temps collaborateur : X min * nombre de données pré-complétées
Métriques observées chez nos clients :
- Taux de complétion des formulaires : +15% (moins d'abandon)
- Satisfaction collaborateur (NPS onboarding) : +12 points
- Qualité des données : +25% (moins de champs vides ou erronés)
- Temps RH de relance : -80% (moins de formulaires incomplets)
🛠️ Difficulté technique : ⭐️ Facile
Nécessite de mapper les champs entre votre ATS/SIRH et Workelo (ex: "date_naissance" → "birth_date"). Un développeur peut le faire en 2-3 jours. Une fois configuré, ça tourne seul.
3️⃣ Envoyer les données collectées pour la paie
🔴 Le problème : le collaborateur a rempli son formulaire administratif dans Workelo (numéro de Sécurité Sociale, IBAN, adresse, situation familiale, choix de mutuelle...). Maintenant, vous devez :
- Ouvrir chaque formulaire dans Workelo
- Copier-coller chaque champ dans votre logiciel de paie
- Télécharger les pièces jointes (RIB, attestation Sécu...)
- Les renommer et les classer
C'est la tâche la plus chronophage de l'onboarding administratif. Chaque erreur de saisie (mauvais IBAN, N° Sécu inversé) génère un retraitement et un retard de paiement.
✅ La solution avec l'API : dès qu'un formulaire est complété dans Workelo, l'API envoie automatiquement les données vers votre logiciel de paie (Silae, Payfit, Cegid...). Les champs sont mappés automatiquement. Les pièces jointes sont téléchargées et classées. Zéro ressaisie. Zéro erreur.
Flux automatisé :
✅ Collaborateur complète son formulaire Workelo
↓
🔄 API récupère les données + fichiers
↓
💰 Envoi automatique vers le logiciel de paie
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📧 Notification RH : "Formulaire synchronisé"💡 Exemple concret
Un groupe de restauration rapide embauche 80 personnes par mois (forte rotation). 2 gestionnaires passaient 6h par semaine à ressaisir les formulaires dans la paie avec un taux d'erreur de 8% (retards de paiement, mécontentement). Avec l'API, les formulaires complétés sont automatiquement envoyés au SIRH chaque nuit. Les gestionnaires vérifient juste les imports (30 min/semaine). Taux d'erreur : <0,5%.
📊 ROI et gain chiffré
Gain de temps : 6h/semaine → 30 min/semaine = 5h30/semaine récupérées
Métriques observées chez nos clients :
- Temps de saisie paie : -92%
- Erreurs de saisie : -95% (quasi nulles)
- Retards de paiement liés à des erreurs admin : -90%
- ROI : 22h/mois récupérées (pour 80 embauches/mois)
En coût RH : ~1 ETP récupéré pour les entreprises à forte volumétrie (100+ embauches/mois).
🛠️ Difficulté technique : ⭐️ ⭐️ Moyen
Dépend de votre logiciel de paie. Si API disponible, intégration en 3 jours maximum. Sinon, génération d'un fichier CSV formaté (2 jours). Une fois en place, quasi aucune maintenance.
4️⃣ Archiver le dossier administratif complet vers votre GED
🔴 Le problème : les documents signés (contrat de travail, règlement intérieur, charte IT...) et les pièces jointes (RIB, pièce d'identité, diplômes...) sont dans Workelo. Mais pour être conformes, vous devez les archiver dans votre GED ou coffre-fort numérique. Aujourd'hui, vous :
- Téléchargez chaque document un par un
- Les renommez selon votre nomenclature ("NOM_Prénom_TypeDoc_Date.pdf")
- Les classez dans la bonne arborescence (RH/Collaborateurs/NOM_Prenom/Contrats/)
- Renseignez les métadonnées (date de signature, type de document...)
Avec 20 documents par collaborateur et 30 embauches/mois, ça fait 600 documents à traiter manuellement chaque mois.
✅ La solution avec l'API : dès qu'un document est signé ou un fichier uploadé dans Workelo, l'API le récupère et l'envoie automatiquement à votre GED. Le fichier est automatiquement renommé, classé et métadaté. Tout votre dossier collaborateur se constitue seul.
Flux automatisé :
✍️ Document signé dans Workelo (ou fichier uploadé)
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🔄 API récupère le PDF + métadonnées
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📁 Classement auto dans GED :
RH/Collaborateurs/MARTIN_Jean/Contrats/CDI_2026-05-13_signé.pdf
↓
📧 Notification : "Document archivé"
💡 Exemple concret
Un groupe industriel de 2000 salariés embauche 40 personnes par mois. Chaque dossier contient en moyenne 18 documents. Une assistante RH passait 4h par semaine à télécharger, renommer et classer les documents dans la GED. Risque d'oubli ou de mauvais classement : ~10% des documents.
Désormais, les documents sont automatiquement archivés dans la GED chaque nuit. L'assistante vérifie juste la complétude des dossiers (20 min/semaine). Taux d'erreur de classement : 0%.
📊 ROI et gain chiffré
Gain de temps : 4h/semaine → 20 min/semaine = 3h40/semaine récupérées
Métriques observées chez nos clients :
- Temps d'archivage : -92%
- Documents mal classés ou perdus : -100%
- Conformité RGPD : 100% (traçabilité complète)
- Temps de recherche d'un document : -80% (nomenclature standardisée)
- ROI : 15h/mois récupérées (pour 40 embauches/mois)
🛠️ Difficulté technique : ⭐️ ⭐️ Moyen
Si votre GED a une API, intégration en 3-5 jours. Sinon, export vers un dossier réseau structuré (2 jours). Configuration initiale de la nomenclature nécessaire.
5️⃣ Synchroniser votre base d'employés
🔴 Le problème : votre SIRH est la référence pour la liste des employés actifs. Mais Workelo a aussi sa propre base. Résultat : vous devez maintenir la cohérence manuellement :
- Un nouveau salarié ? → Le créer dans Workelo
- Un départ ? → Le désactiver dans Workelo
- Un changement de poste/service ? → Mettre à jour dans Workelo
La désynchronisation crée des bugs : parcours envoyés à des personnes parties, organigramme obsolète, rapports faussés.
✅ La solution avec l'API : l'API synchronise automatiquement votre base d'employés entre le SIRH et Workelo. Chaque nuit (ou en temps réel), les nouveaux, les départs et les modifications sont propagés. Vos deux bases restent toujours alignées. Zéro maintenance.
Flux automatisé :
📊 SIRH (source de vérité)
↓
🔄 API synchronise (chaque nuit ou en temps réel)
↓
✅ Workelo (base à jour automatiquement)
• Nouveaux employés créés
• Départs désactivés
• Changements de poste/service mis à jour
💡 Exemple concret
Une société de services embauche 30 personnes/mois et gère 15 départs/mois (rotation naturelle). Un RH passait 2h par semaine à vérifier et corriger les désynchronisations (employés en doublon, personnes parties toujours actives...). Des parcours étaient parfois envoyés à des emails invalides.
Désormais, synchronisation automatique chaque nuit à 2h du matin. La base Workelo reflète toujours exactement le SIRH. Temps de maintenance : 0 min/semaine.
📊 ROI et gain chiffré
Gain de temps : 2h/semaine → 0 min = 2h/semaine récupérées
Métriques observées chez nos clients :
- Temps de maintenance des bases : -100%
- Taux de désynchronisation : 0%
- Erreurs d'envoi (emails invalides, personnes parties) : -95%
- Fiabilité des rapports : 100% (données toujours exactes)
- ROI : 8h/mois récupérées
🛠️ Difficulté technique : : ⭐️ Facile à ⭐️ ⭐️ Moyen
Si votre SIRH a une API, intégration en 1 à 2 jours via un script de synchronisation qui tourne en cron job. Configuration initiale du mapping des champs.
6️⃣ Synchroniser votre organigramme
🔴 Le problème : votre structure organisationnelle évolue : nouveau service créé, fusion de départements, changement de rattachement... Ces modifications doivent être répercutées dans Workelo pour que :
- Les parcours soient envoyés aux bons managers/services
- Les rapports soient corrects (onboarding par département)
- Les collaborateurs voient la bonne structure
Maintenir manuellement 2 structures dans 2 outils est une source d'erreurs permanente.
✅ La solution avec l'API : l'API synchronise automatiquement votre organigramme depuis le SIRH vers Workelo. Création de services, modifications de rattachements, suppressions... tout est propagé automatiquement. Votre organigramme Workelo est toujours le reflet exact de votre SIRH. Zéro décalage.
Flux automatisé :
📊 SIRH (organigramme modifié)
↓
🔄 API synchronise (hebdo ou temps réel)
↓
✅ Workelo (structure à jour)
• Nouveaux services créés
• Rattachements mis à jour
• Services fermés archivés
💡 Exemple concret
Une scale-up tech de 500 personnes crée 2-3 nouveaux services par trimestre et réorganise régulièrement (squads agiles). Le HRBP devait recréer manuellement chaque service dans Workelo, vérifier les rattachements, corriger les erreurs. Temps : 1h par réorganisation. Délai moyen de mise à jour : 1 semaine (décalage avec le SIRH).
Désormais, synchronisation automatique chaque dimanche soir. Le lundi, l'organigramme Workelo reflète exactement la nouvelle structure. Temps de maintenance : 0 min.
📊 ROI et gain chiffré
Gain de temps : 1h/réorganisation × 8 réorgs/an = 8h/an récupérées
Métriques observées chez nos clients :
- Temps de maintenance de l'organigramme : -100%
- Délai de mise à jour : J+7 → J+0 (temps réel)
- Erreurs de rattachement : -100%
- Cohérence SIRH/Workelo : 100%
Bénéfice indirect : Fiabilité des rapports par service/département (impossible si l'organigramme est obsolète).
🛠️ Difficulté technique : ⭐️ ⭐️ Moyen
Nécessite de comprendre la structure hiérarchique de votre SIRH (parent/child, niveaux organisationnels). Intégration en 3-5 jours. Une fois configuré, synchronisation automatique sans intervention.
🚀 Et concrètement, comment ça marche ?
C'est simple en 3 étapes :
1️⃣ Vous définissez votre besoin (10 minutes) Quel process voulez-vous automatiser ? Quels sont vos systèmes actuels (SIRH, paie, GED) ?
2️⃣ Vous configurez l'intégration (2 à 5 jours) Votre équipe IT (ou un prestataire, ou nous) connecte les systèmes via l'API. Pas besoin d'être expert : la documentation est claire et des exemples de code sont fournis.
3️⃣ Ça tourne tout seul (0 minute de maintenance) Une fois en place, les process tournent en automatique. Vous recevez juste des notifications de confirmation.
❓ Questions fréquentes
Est-ce que l'API est incluse dans mon abonnement ?
L'API est gratuite et accessible directement dans Compte > Intégrations > API. Contactez votre Customer Success Manager si besoin.
Faut-il être développeur pour utiliser l'API ?
Pas forcément. Deux options :
- Votre équipe IT configure l'intégration en quelques jours
- Un prestataire/ESN peut le faire (nous avons des partenaires référencés)
Combien de temps pour mettre en place une automatisation ?
Entre 2 et 5 jours selon la complexité et la disponibilité des API de vos outils. Une fois configuré, c'est permanent.