⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources nécessite l'habilitation 'Accès aux ressources'.
Sommaire
(🙋 La notion de "Gestionnaire de kits")
🔎 Suivre la préparation des kits
💡 Les bonnes pratiques et cas d'usage
✨ Présentation
Les kits sont des ressources essentielles pour garantir que tout est prêt à chaque étape clé du parcours de vos collaborateurs.
Un kit représente un élément matériel, un accès logiciel ou tout autre outil que vous devez préparer ou récupérer lors d'une arrivée, d'une mobilité interne ou d'un départ.
Pourquoi utiliser les kits ?
- Coordination optimale : Informez automatiquement les gestionnaires responsables dès qu'un kit doit être préparé ou récupéré
- Suivi centralisé : Pilotez l'avancement de tous vos kits depuis un seul endroit
- Zéro oubli : Assurez-vous que tous les éléments essentiels sont traités à temps
⚙️ Créer un kit
1. Dans l'onglet Bibliothèques, cliquez sur la page Ressources puis "Créer une ressource"
2. Sélectionnez "Kit"
3. Renseignez le nom et le(s) périmètre(s) de la ressource. Une fois ces informations renseignées, cliquez sur "Enregistrer" pour passer à la suite,
4. Désignez le(s) gestionnaire(s) du kit. Vous pourrez le(s) modifier si besoin en ajoutant la personne souhaitée et en supprimant celles non concernées.
🙋 La notion de "gestionnaire de kits"
Le gestionnaire d'un kit sera informé à chaque nouveau parcours pour lequel il doit préparer ce kit.
- Il aura pour chaque kit une action à valider dans Workelo dans sa page "Mes actions".
- Il pourra piloter son avancement depuis sa page "Analyses" > "Kits".
5. Choisissez-le(s) moment(s) clés souhaités, puis cliquez sur "Enregistrer"
🔎 Suivre la préparation des kits
Depuis l’onglet “Analyses > "Kits” de Workelo pour suivre et gérer les kits en cours. Cela permet aux gestionnaires et administrateurs, de voir facilement quels kits sont à faire et ceux déjà finalisés.
💡 Les bonnes pratiques et cas d'usage
👉 Conseils de paramétrage
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Créez des titres clairs et précis
Privilégiez des noms de kits explicites qui indiquent directement leur contenu
Exemple : "Kit informatique - Ordinateur portable" plutôt que "Matériel IT" - Divisez vos kits par responsable
Créez un kit distinct par service gestionnaire pour un meilleur suivi
❌ À éviter : "Kit complet arrivée" géré par plusieurs personnes
✅ Recommandé : "Kit IT - Ordinateur" (Service informatique) + "Kit Accès - Badge" (Service sécurité)
🎯 Exemples de kits par moment clé
🟢 Arrivée (Onboarding)
- Matériel informatique : ordinateur portable, écran, clavier, souris, téléphone professionnel
- Accès numériques : boîte mail, CRM, outils métier (ERP, plateformes internes), VPN, accès réseau
- Fournitures : papier, stylos, classeurs, fournitures de bureau
- Goodies et accueil : badge d'accès, t-shirt aux couleurs de l'entreprise, mug, welcome pack
- Documentation : carte de transport, carte restaurant, mutuelle
- Nouveaux accès : changement de périmètre logiciel, nouveaux outils métier spécifiques au poste
- Matériel complémentaire : équipement spécifique au nouveau poste (ex : casque audio pour call center, tablette pour commerciaux terrain)
- Badge d'accès : mise à jour des habilitations et droits d'accès aux locaux
- Formation : accès aux plateformes de formation pour la montée en compétences
- Récupération matériel : ordinateur portable, téléphone professionnel, écran, périphériques
- Désactivation accès : boîte mail, outils internes, VPN, accès aux plateformes
- Restitution badges et cartes : badge d'accès, carte de transport, carte restaurant
- Restitution fournitures : clés, documentation confidentielle, matériel spécifique