Réaliser et suivre ses actions (en tant qu'acteur) ✅

En tant qu'acteur sur Workelo, vous pouvez être impliqué dans le parcours d'un ou plusieurs collaborateurs.

Que vous soyez RH, Manager, Parrain, Responsable administratif ou Contributeur, des actions vous sont attribuées pour contribuer à la réussite de ces parcours.

Depuis l'onglet "Mes actions", retrouvez l'ensemble de vos tâches à réaliser et suivez leur progression en toute simplicité :

• ✅ Réaliser vos actions : kit, tâche, communication, événement, document, formulaire
• 📊 Suivre votre avancement et identifier les actions en retard
• ➕ Ajouter des actions ponctuelles si nécessaire
• 🔄 Réattribuer vos actions en cas d'absence ou d'indisponibilité
• 📜 Consulter l'historique de vos actions réalisées

Cet article vous guide pour gérer efficacement vos actions et contribuer au succès des parcours dont vous êtes responsable.

⚠️ Pré-requis : L'accès à cet onglet implique que vous ayez un espace acteur actif.

 

Sommaire

🔢 Ordre de tri de mes actions
🔗 Les types d'actions et leurs particularités
✚ Ajouter une action
⏱️ Actions en retard
✅ Revenir sur mes actions réalisées
♻️ Réattribuer des actions

🔢 Ordre de tri de mes actions

Elles sont ordonnées par date de début de parcours (arrivée, début de mobilité ou départ) du plus loin dans le futur au parcours le plus vieux.

💡 Contrairement à l'espace collaborateur, ici les actions placées "Au lancement du parcours" sont rattachées au 1er jour du parcours.

👉 La différence fondamentale entre l'espace collaborateur et l'espace acteur explique cette logique : côté acteur, toutes les actions sont immédiatement accessibles dès le lancement du parcours (excepté les formulaires à valider et les documents à signer) contrairement à l'espace collaborateur où elles se débloquent progressivement.

🔗 Les types d'actions et leurs particularités

Une action peut être de natures différentes :

• Kit à préparer : une fois réalisée vous pouvez la cocher
• Tâche à réaliser : une fois réalisée vous pouvez la cocher
• Évènement à planifier : cliquez sur l'action vous pourrez ainsi vérifier/choisir la date, l'heure, le lieu, les objectifs, modifier ou ajouter les participants si besoin, puis cliquer sur "planifier". Il est également possible de supprimer cette action si elle a déjà été réalisée via un autre biais.
• Communication à envoyer : cliquez sur l'action, vous pourrez ainsi vérifier/modifier les destinataires, l'objet, le corps du mail et la pièce jointe. Pour faire partir la communication cliquez ensuite sur "envoyer", il est également possible de supprimer cette action si elle a déjà été réalisée via un autre biais.
• Document à déposer (ou un modèle de document) : cliquez sur l'action, une page s'ouvre pour choisir le document, une fois le fichier validé l'action disparaît.
• Formulaire à valider : cette action n'est disponible qu'à partir du moment où le formulaire a été complété par le collaborateur.
• Document à signer : une fenêtre de signature s'ouvre au clic sur l'action pour vous permettre de signer électroniquement le document.
  📱Note mobile : les documents à signer côté acteur ne sont pas accessibles depuis l'application mobile. Pour signer un document, veuillez vous connecter depuis un navigateur sur ordinateur ou tablette.

➕ Ajouter une action

En bas à gauche de votre liste de tâches, vous avez un bouton "ajouter une action" si cela vous semble pertinent d'inclure une nouvelle action sur un parcours. Vous avez le choix entre une tâche et un évènement. Cela n'affectera pas le modèle appliqué.

⏱️ Actions en retard

Une action dont le délai est passé est accompagnée d'une petite mention rouge "en retard".

💡 Les actions sont identifiées comme étant "en retard" à partir du J+1 de la date renseignée dans le modèle/parcours. Donc si une tâche est prévue pour le 23/01, elle sera "en retard" à partir du 24/01.

Les acteurs sont relancés tous les mardi sur toutes ses actions en retard si la date d’échéance de la dernière action en retard date de moins de 27 j (4 semaines).

✅ Revenir sur mes actions réalisées

Si vous souhaitez voir vos actions réalisées, décochez "Historique" en haut à droite. 
Pour les kits et les tâches il est possible de revenir en arrière en cliquant sur "Annuler", ainsi l'action reviendra dans la liste des actions à réaliser.

Il n'est pas possible de revenir sur :

• Les documents à déposer : vous pouvez voir le fichier renseigné en cliquant sur l'action, il n'est pas possible de le modifier.
• Les communications envoyées
• Les évènements planifiés
• Les documents signés

📄 Cas spécifique des formulaires

Pour revenir sur un formulaire validé côté acteur, il faut aller sur la page "Parcours" > cliquer sur le parcours > section "Administratif" > cliquer sur le formulaire > "Modifier".

💡 Le collaborateur ne peut en aucun cas revenir sur un formulaire envoyé, sauf si celui-ci est "à valider" et a été refusé par le RH.

♻️ Réattribuer mes actions

Vous partez en congés ? Vous n'êtes pas en mesure de réaliser l'action demandée ? Réattribuez facilement des actions à la personne de votre choix !

👀 Voir documentation dédiée !

💡En cas de départ d'un acteur ou longue absence, il n'est pas possible de le remplacer en masse dans ses parcours (par exemple : remplacer le RH X par Y dans tous les parcours dans lesquels X est impliqué).

Il faut remplacer l'acteur parcours par parcours :

1. Rendez-vous page "Parcours"
2. Ouvrez le parcours souhaité
3. Cliquez sur "Modifier"
4. Rendez-vous dans la section "Acteur"
5. Remplacer l'acteur souhaité
6. Ne surtout pas cocher le maintien des actions sur le précédent acteur
7. Revalider toutes les étapes via le bouton "Suivant"
8. Contrôler dans la section "Détails" que les actions redistribuées au nouvel acteur correspondent bien
9. Finaliser
10. Le nouvel acteur sera notifié de son implication
11. Répéter pour chaque parcours