⚠️ Pré-requis : L'accès au référentiel employé requiert le droit "Modifier le référentiel employés".
Vous êtes RH ou Administrateur sur Workelo, et vous souhaitez débloquer un collaborateur qui n'arrive pas (ou plus) à se connecter, voici les contrôles à effectuer :
🎬 Changement d'adresse e-mail non confirmé
📩 Invitation de connexion non reçue
👮 Difficulté de connexion via le portail sécurisé de l'entreprise (SSO)
🔐 Mot de passe non créé
Créer un employé dans votre référentiel, ou un parcours pour une recrue, ne veut pas dire que ses accès sont créés. Cela demande une action de leur part.
En effet, un utilisateur ne peut accéder à son espace Workelo que s'il a créé ses accès (mot de passe, etc) via un mail d'invitation (lien contenu dans une invitation de connexion et dans le premier moment de vérité).
Si un utilisateur n'a pas créé ses accès via un des liens de ces mails, il ne pourra pas se connecter ni réinitialiser de mot de passe. Même s'il essaie via un autre type de mail (relances, etc.).
👉 Il est possible de renvoyer une invitation de connexion via la page parcours ou le référentiel employé !
👀 Vous pouvez contrôler si un collaborateur s'est déjà connecté (et a donc créé ses accès) depuis votre page "Employés", colonne "Connecté le".
🎬 Changement d'adresse e-mail non confirmé
Lors d'un changement d'email sur Workelo (par exemple, la bascule de la personnelle à la professionnelle), l'utilisateur reçoit un lien sur sa nouvelle adresse l'invitant à confirmer cete modification.
Tant que ce lien n'est pas cliqué, la bascule ne sera pas confirmée ; cela peut entrainer des soucis de connexion en fonction de la méthode concernée.
⏱️ Ce lien est valable 24H, mais peut être re-généré à tout moment.
👀 Vous pouvez voir si un collaborateur n'a pas confirmé son changement d'adresse mail depuis sa page dans le référentiel "Employés", et lui envoyer un nouveau lien :
📩 Invitation de connexion non reçue
✅ Les vérifications à réaliser :
1- Aller sur la page du profil de l'employé, contrôler s'il y a un message d'erreur jaune en haut de page indiquant que l'adresse mail n'est pas délivrable.
2- Dans le cas où un mail se retrouve bloqué, car l'adresse mail comporte une erreur, un mail automatique est envoyé au RH de la recrue pour l'en prévenir.
🥳 Si aucun des deux cas précédents n'est observé, il y a toutes les chances que le mail a bien été envoyé à la recrue.
Vous pouvez alors inviter votre collaborateur à :
1- Vérifier ses spams et indésirables, en recherchant les mails expédiés par l'adresse support@email.workelo.eu
2- Désactiver tout antispam ou sécurité pouvant impacter la bonne délivrabilité
💬 Si vous rencontrez un souci de délivrabilité sur une adresse personnelle, demandez en une autre à votre collaborateur.
👋 Parcours clos/annulé
Lorsque le parcours d'un collaborateur est clos ou annulé, ses accès sont détruits, il ne peut donc plus accéder à son parcours.
👮 Difficulté de connexion via le portail sécurisé de l'entreprise (SSO)
Deux cas possibles :
A. Le collaborateur est renvoyé sur le portail de connexion Workelo :
C'est que le champ id technique de ce collaborateur ne contient pas la valeur attendue pour permettre l'authentification du côté de l'entreprise.
Vous trouverez ce code dans la page profil (Onglet "Compte", page "Employés").
Il doit être renseigné exactement de la même manière que ce qui est attendu dans votre connexion SSO (user name), car ce champ est case sensitive.
L'ID technique et le Name ID doivent correspondre tel quel définit en interne.
👉 Cette valeur est définie et paramétrée par votre service information interne. Veuillez donc vous renseigner auprès d'eux pour connaître la valeur attendue, et effectuer l'ajustement nécessaire dans la plateforme. Dans la mesure où Workelo n'a pas accès à ces informations, le support ne pourra vous assister.
💡 Si une intégration avec un outil tiers alimente ce code, assurez-vous que le champ "Internal ID" est bien renseigné.
B. Un message d'erreur apparaît aux couleurs de votre entreprise.
C'est que les accès n'ont pas été accordés par votre entreprise, veuillez contacter votre service IT pour donner les droits à l'employé 👷🏻
👉 Dans la mesure où Workelo n'a pas accès à ce paramétrage, le support ne pourra vous assister.
Exemples de message :
- The signed in user ‘xxx’ is blocked because they are not a direct member of a group with access, nor had access directly assigned by an administrator. Please contact your administrator to assign access to this application.
-
Select account does not exist and cannot access the application. The account needs to be added as an external user in the tenant first.
- L'utilisateur connecté 'xxx' est bloqué car il n'est pas un membre direct d'un groupe avec accès, et n'a pas d'accès directement assigné par un administrateur. Veuillez contacter votre administrateur pour qu'il vous attribue un accès à cette application.
- Le compte sélectionné n'existe pas et ne peut pas accéder à l'application. Le compte doit d'abord être ajouté en tant qu'utilisateur externe du fournisseur d'identité.