Vous trouverez les étapes pour paramétrer un document à signer via cette documentation 🚀
⚠️ Pré-requis : L'accès au suivi des documents à signer nécessite d'avoir le droit sur l'administratif.
👀 Accéder au suivi depuis l'onglet Administratif
Rendez-vous dans la section Administratif du parcours. Formulaires et documents y sont regroupés dans une vue unifiée. Vous pouvez les trier par type de ressource ou par échéance selon vos besoins.
Pour chaque document à signer, vous pouvez voir directement :
- Son statut (voir ci-dessous)
- Ses signataires
- La date de réalisation au survol de la ligne (signature, téléchargement, etc.)
🔵 Comprendre les statuts d'un document à signer
| Statut | Ce que ça signifie |
|---|---|
| À venir | Le document n'est pas encore disponible à la signature (échéance dans le futur) |
| Bloqué |
Les signataires sont manquants ➤ Renseignez les signataires directement depuis cette interface. Des variables sont manquantes ➤ Certaines variables issues de formulaires n'ont pas encore été complétées par le collaborateur ou les acteurs en charge. Passez votre curseur sur le message pour identifier lesquelles. |
| En cours | Le document est en attente de signature |
| À valider | En attente de l'envoi en signature du document par un responsable (quand le document est paramétré en "envoi manuel" dans le paramétrage de la ressource). |
| Signé | Tous les signataires ont signé |
🔄 Régénérer une signature
Il est possible de régénérer un document à signer en cours, par exemple s'il y a eu un changement de signataire ou de réponse issue d'un formulaire.
💡À savoir :
- Cette action est irréversible, si un signataire a déjà signé la signature sera perdue
- Cela consommera un nouveau crédit de signature électronique.
📥 Télécharger le document signé
Depuis l'onglet Administratif, cliquez sur l'icône 📥 au niveau du document concerné. Vous pouvez également y accéder depuis Suivi > Voir son parcours.
👮 Pour des raisons de sécurité, les interfaces de prévisualisation intégrées ne permettent pas d'afficher les signatures.
Une fois le document signé, deux téléchargements sont disponibles :
- 📄 Le document signé par l'ensemble des signataires
- 🗂️ Le dossier de preuves (fichier zip certifiant légalement la signature)
✉️ Notifications à la signature
| 🙋 Collaborateur signataire (qui vit le parcours) | 🧑💻 Acteur signataire du document | 👥 Autres employés ou acteurs non signataires |
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| 📥 Une notification par mail est envoyée quand le document est signé, contenant un lien de téléchargement du fichier | ✉️ Une notification par mail est envoyée quand le document est signé, mais sans lien de téléchargement du fichier |
⚙️ Il est possible de notifier des employés non signataire (mais sans lien de téléchargement du fichier). Ce paramétrage peut s'effectuer : 1- Depuis le modèle |
Il est possible de notifier des employés non-signataires. Ce paramétrage s'effectue :
- Depuis le modèle
- Depuis le parcours (Modifier > onglet Détails)
📈 Suivre ma consommation de signatures
Consultez votre consommation depuis l'onglet Avancés > Usage.
💡 À savoir :
- 1 signature utilisée = 1 signature demandée Ex : un document nécessitant 2 signatures consommera 2 crédits.
- Re-générer une signature consommera de nouveaux crédits.
- Les signatures sur les parcours tests ne sont pas comptabilisées.