Paramétrer un document à signer électroniquement 📐

Découvrir cette fonctionnalité via la documentation de présentation 🚀

⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources nécessite d'avoir le droit "Accès aux ressources".

Table des matières

✏️ Créer un document à signer :

• 🧑‍🔬 Directement dans Workelo
• 📄 Depuis un fichier Word
  ✦ Conditions à respecter
  ✦ Fonctionnement des variables
  ✦ Intégrer des conditions

🔎 Suivre un document à signer

🧑‍🔬 Créer un document à signer directement dans Workelo

Préconfiguration

1. Cliquez sur "Créer une ressource" > "Document" > "À signer"

2. Renseignez les informations nécessaires

• Le nom du document
• Décidez si vous souhaitez partir
  • d'un document au format .docx que vous pourrez ensuite modifier dans notre éditeur.
    💡Le fichier doit être en police Times news roman, afin d'être correctement transformé.
  • d'une feuille blanche et directement créer celui-ci dans l'éditeur 
• Décidez ensuite si vous souhaitez restreindre le document à un environnement précis, par défaut il sera créé dans le "partagé"
• Cliquez ensuite sur suivant 

Configuration dans l'éditeur

Cet éditeur vous offre la possibilité de :

• Modifier le document (texte, images, polices, en-tête, pied de page, saut de ligne ...).
• ＠ D'ajouter des variables c-à-d des éléments qui seront remplacés lors de la génération du document.
  💡 Il suffit de les copier-coller dans le texte.
  
• ↪ D'ajouter des logiques conditionnelles au document c-à-d de faire apparaître des portions du document en fonction des critères suivants 
  
  • Si une information a été complétée,
  • Si une information est égale à XXX,
  • Si une information est différente de XXX.

• 🖋️ D'ajouter des signataires et les variables liées à ceux-ci (💡copier-coller dans le texte) :
   
  • L'endroit où la signature sera attendue 
  • L'heure et la date 
  • Les mentions à compléter / valider (checkbox) 
  • ....

• ⚙️De mettre à jour les paramètres du document
   
  • Nom du document 
  • Description 
  • Identifiant technique 
  • Environnement 
  • Moment clé 

💡 Toujours tester un document à signer via un parcours test, avant de l'inclure dans des modèles et des parcours.

📄 Créer un document à signer via un fichier Word

Il est possible de passer par l'import d'un fichier docx

🙋 Vous trouverez en bas de l'article un fichier exemple/inspirationnel, à télécharger !

🤝 Introduction : Les conditions à respecter

Le document doit être le plus “pur” possible

• Le format doit être un fichier “Word” au format .docx
• Utiliser idéalement une police connue (Arial ou Times par ex) ;
• Ne pas mettre de variables dans des tableaux ;
• Ancrer les images dans le texte vs. laisser les images flottantes ;
• Ne pas utiliser la fonctionnalité "table des matières" de Word, cette fonctionnalité n'étant pas supportée par Yousign ;
• Chaque signataire ne peut avoir qu'une seule signature par document : si besoin de faire signer un même signataire 2 fois, il est nécessaire de prévoir 2 documents distincts ;
• Les variables placées dans des colonnes fonctionnent correctement (attention “colonne” pas “tableau”).
• Ne pas placer de variable "signataire" en bout de ligne ; Yousign ne pourra pas insérer la case de signature et le fichier ne fonctionnera pas

👾 Le fonctionnement des variables

Une variable sera remplacée automatiquement par la véritable information.

Par exemple si ma recrue s’appelle “Léa”, pour la balise {{employee_first_name}} , la variable “employee_first_name” correspond au prénom de la recrue, donc “Léa” dans le document.

Il existe deux types de variables :

1️⃣ Issues d'informations d’identification (variables par défaut, nécessaires à la création d’un parcours) : nom, prénom, ...
 

Catégorie	Intitulé	Variable	Balise
Collaborateur	Prénom et Nom	full_name	{{full_name}}
Collaborateur	Prénom	first_name	{{first_name}}
Collaborateur	Nom	last_name	{{last_name}}
Collaborateur	Email	email	{{email}}
Collaborateur	Poste	job_position	{{job_position}}
Collaborateur	Organisation	unit_organization	{{unit_organization}}
Collaborateur	Environnement	environment	{{environment}}
Collaborateur	Date d'arrivée	start_date	{{start_date}}
Collaborateur	Date de fin de période d'essai	end_date	{{end_date}}
Signataire	Signature x 💡Il faut remplacer le "x" dans la variable, par le numéro du signataire concerné ("1" pour le premier signataire, "2" pour le second signataire 👉🏻 A minima la variable {{signature_1}} soit exister dans le fichier pour qu'il puisse fonctionner en signature.	signature_x	{{signature_x}}
Signataire	💡 Il faut remplacer la phrase "Text to be added" dans la variable par le message souhaite, exemple "Mention lu et approuvée".	mention_Text to be added_x	{{mention_Text to be added_x}}
Signataire	Date quand le signataire x signe	mention_%date%_x	{{mention_%date%_x}}
Signataire	Date et heure quand le signataire x signe	mention_%datetime%_x	{{mention_%datetime%_x}}
Signataire	Coche que le signataire x doit cocher pour pouvoir signer 💡Si vous avez plusieurs lignes à la suite avec une checkbox, pour un affichage optimal, il est recommandé de faire un double saut à la ligne en chaque.	checkbox_x	{{checkbox_x}}
	par implication (i. remplacer "implication" par "hr", "manager", "second_hr", "second_manager" ou "buddy")
Implication	Prénom et Nom	implication_full_name	{{implication_full_name}}
Implication	Prénom	implication_first_name	{{implication_first_name}}
Implication	Nom	implication_last_name	{{implication_last_name}}
Implication	Email	implication_email	{{implication_email}}
Implication	Poste	implication_job_position	{{implication_job_position}}
Implication	Organisation	implication_unit_organization	{{implication_unit_organization}}
Implication	Environnement	implication_environment	{{implication_environment}}

👮 Le respect du format de la variable est essentiel pour qu'elle soit reconnue (attention aux espaces, aux majuscules, etc).

⚙️ S'il y a plusieurs signataires, il faut que les variables signatures soient placées dans l'ordre du numéro de signataire.
En d'autres termes, la variable {{signature_1}} doit être placée avant la variable {{signature_2}} dans le document.

2️⃣ Issues d'informations administratives (informations obtenues par la complétion des formulaires administratifs, personnalisées) > Les variables utilisées dans ces balises correspondent à l’id technique de ces informations.

💡 Si toutes les variables attendues ne sont pas complétées alors le document ne partira pas en signature.

Intégrer des conditions 👩🏼‍💻

👉 Cas 1 : Il est possible de faire apparaître un paragraphe selon une condition.

Format attendu :

{{if variable=value}}Paragraphe de texte qui doit apparaître si la condition est remplie{{endif}}

👉 Cas 2 : Il est possible de faire apparaître un paragraphe si une variable existe.

Format attendu :

{{if variable}}Paragraphe de texte qui doit apparaître si la variable existe{{endif}}

ℹ️ Points d'attention :

- Il faut que le texte au sein de la condition soit collé (pas d'espace) à la variable du début et à la variable de la fin.

- Il n'est pas possible d'afficher un texte selon plusieurs conditions

- Il n'est pas possible de mettre des conditions dans une condition

 

🧑‍💻 Les 3 façons de déposer un document à signer dans Workelo

• Créer un document à signer générique, en ressource
  Suivre les étapes décrites dans la section Créer un document à signer (directement dans Workelo) de cet article.
• Créer un document spécifique à insérer plus tard par un acteur
  Créer une ressource Document de type "A signer" sans renseigner de fichier modèle.
  Depuis le paramétrage du modèle, vous pourrez renseigner l'acteur en charge de la dépose du fichier. Celui-ci en sera notifié via une action.
• Charger un document à signer directement dans un parcours
  1. Depuis l'onglet 'Parcours', ouvrir le parcours.
  2. Dans la section 'Administratif' ➤ 'Document'
  3. Cliquer sur "Ajoutez ici vos documents"

✚ Pour savoir comment suivre un document à signer, rendez-vous dans cet article !