⚠️ Prérequis : Pour paramétrer les guides, il faut avoir le droit "Accès aux guides".
✨ Les guides (ou livrets) sont des espaces numériques personnalisables qui centralisent toutes les informations essentielles dont vos collaborateurs ont besoin tout au long de leur parcours dans l'entreprise.
Accessibles à tout moment, ils servent de référence pour accompagner chaque moment clé : intégration, mobilité ou départ.
Workelo propose quatre types de guides adaptés aux différentes étapes et destinataires :
👉 Pour les collaborateurs
- Le livret d'accueil (Onboarding) : destiné aux nouvelles recrues pendant leur intégration
- Le guide d'accompagnement (Crossboarding) : pour les collaborateurs en mobilité
- Le guide de départ (Offboarding) : pour accompagner sereinement les départs
👉 Pour les managers
- Le guide manager : Disponible pour tous les moments clés, il aide les managers à accompagner efficacement les membres de leur équipe.
Chaque guide peut contenir des informations pratiques (contacts utiles, procédures internes, plan d'accès, valeurs de l'entreprise, FAQ...), enrichies d'éléments visuels (vidéos, images, textes en couleur) pour offrir une expérience engageante et mémorable.
Sommaire
📚 Les différents types de guide
🎨 Ajouter, modifier ou supprimer une page
📚 Les différents types de guide
🙋 Les guides à destination des collaborateurs
Onboarding (intégration)
📕Le livret d'accueil est commun et accessible à tous vos nouveaux collaborateurs pendant leur période d’intégration. Il servira de première immersion dans le monde de votre entreprise ainsi que son histoire, ses valeurs et son équipe.
Son rôle est aussi de centraliser toutes les informations qui seront nécessaires à vos collaborateurs (numéros utiles, adresses utiles, fonctionnement, mutuelle...) et auxquelles ils pourront se reporter rapidement.
Crossboarding (mobilité)
📕Le guide d'accompagnement est commun et accessible à tous vos collaborateurs pendant leur mobilité.
Son rôle est de centraliser toutes les informations qui seront nécessaires à vos collaborateurs (numéros utiles, adresses utiles, informations sur le futur lieu de travail...) et auxquelles ils pourront se reporter rapidement.
Offboarding (départ)
📕Le guide de départ est accessible aux collaborateurs à tout moment de son parcours au guide de départ. Son rôle est de centraliser toutes les informations qui seront nécessaires à vos collaborateurs (numéros utiles, adresses utiles, résiliation mutuelle...) et auxquelles ils pourront se reporter rapidement.
💬 Nos recommandations :
- Utilisez des textes avec des titres bien définis par section.
- Ajoutez des images pour rendre votre page plus attrayante pour le collaborateur : vidéo youtube, image, texte en couleur,...
- Soyez attractif dans votre contenu en proposant des verbes d’actions, des smileys, etc.
- Vous pouvez dans ce livret présenter l’entreprise dans les grandes lignes, remettre un rapide message de bienvenue, les valeurs, les consignes de sécurité, l’organigramme, le lexique de l’entreprise, la présentation des locaux / plan d’accès,...
🙋 Le guide à destination des acteurs
📕Le guide manager a été pensé pour que les équipes RH guident les managers qui prendront part au parcours des membres de leurs équipes. De la même manière que le livret d'accueil, il est fait pour pouvoir pousser aux équipes des consignes, des bonnes pratiques, des démarches etc...
👀 Ce livret est accessible pour les managers, en haut de leur onglet "Actions", et est le même pour tous les moments clés.
💬 Nos recommandations :
- Vous pouvez ici préciser au manager quelques informations pratiques sur Workelo : qu’il va ici réaliser des actions pour l’intégration de son collaborateur, qu’il peut découvrir un peu plus le collaborateur grâce à son profil.
- Vous pouvez également sensibiliser le manager à faire certaines actions comme l’importance d’un déjeuner d’accueil, d’un suivi régulier grâce à des points dédiés avec le collaborateur, de communiquer aux équipes en amont de l’arrivée, les formations obligatoires…
- Généralement, le livret possède 3 à 5 pages maximum : le but étant d’engager les managers. Restez concis dans vos pages et allez droit à l’information !
- Utilisez des textes avec des titres bien définis par section.
- Ajoutez des images pour rendre votre page plus attrayante pour le manager et soyez attractif dans votre contenu en proposant des verbes d’actions, des smileys,…
🎨 Ajouter, modifier ou supprimer une page
1. Dans votre menu latéral, cliquez sur l'onglet Bibliothèques > Guide collaborateur ou Guide manager
2. Sélectionnez le livret souhaité
3. Sélectionnez le moment clé concerné dans le menu déroulant (Intégration, Mobilité, Départ).
🏡 Pour les comptes étant cloisonnés par environnement, vous pouvez choisir sur quel environnement vous souhaitez modifier le livret.
Lorsque vous paramétrez des pages dans un environnement spécifique, celles-ci s'ajoutent aux pages du partagé (elles ne les remplacent pas) ; le collaborateur aura donc accès aux pages de son environnement + celles du partagé.
🙋 Personnalisation des pages :
Les guides ne peuvent pas être personnalisés par métier, par poste ou par type de contrat. Si vous souhaitez diffuser des informations qui ne concernent qu'une catégorie spécifique de collaborateurs (par exemple : uniquement les commerciaux, uniquement les CDI, uniquement le siège...), ne les mettez pas dans le guide.
🥇 La bonne pratique :
- Pour les informations communes à tous → utilisez les pages du guide
- Pour les informations ciblées (métier, poste, profil spécifique) → créez une ressource de type Contenu (voir documentation associée) que vous ajouterez uniquement dans les modèles concernés
Cette distinction vous permet de garantir que chaque collaborateur reçoit les bonnes informations au bon moment, sans surcharger le guide avec des contenus qui ne concernent qu'une partie de vos effectifs.
4. Pour ajouter une page, cliquez sur le bouton "Créer une page" en haut à droite de votre écran.
Charger une petite icône
Choisir un titre clair et concis
Rédiger le contenu de la page (possibilité d'ajouter des images, des liens, des vidéos youtube,...)
-
Cliquer sur "Enregistrer"
💡Recommandations :
- Utilisez des titres courts et bien définis par section.
- Intégrez des vidéos youtube, image, texte en couleur,... pour rendre votre page attrayante
- Soyez engageant dans votre contenu en utilisant des verbes d’actions et des smileys
- Pour plus d'inspiration et des cas d'usage, voir la section concernée enfin d'article !
5. Pour modifier une page, cliquez sur l'icône "✏️" ; Un nouvel onglet s'ouvre sur la page de votre livret d'accueil en mode édition.
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer" pour publier la page modifiée.
6. Pour supprimer une page, cliquer sur l'icône "Corbeille"
🙋 Effets directs des mises à jour :
Toute modification et suppression sont définitives. Il n'est pas possible de revenir en arrière.
Toute modification et suppression sont immédiatement déployées sur les parcours déjà lancés. Tout ajustement est donc immédiatement visible pour les utilisateurs.
🔁 Modifier l'ordre des pages
Pour changer l'ordre, il faut déplacer les pages par Glisser-Déposer. Pour cela, maintenez le clic sur la page, glissez-la dans l'ordre souhaité puis relâchez le clic. Pas besoin de valider, la modification vient d'être effectuée !
🔢 Hiérarchisez l’importance de vos pages et gardez un ordre logique, toujours mettre en tête les informations clés ; Mettre en tête un message de la direction, puis une rapide présentation de l’entreprise, de l'organigramme, et par exemple finir par le guide d’accès aux locaux ou les contacts clés.
✋ Proposez une dizaine de pages maximum à vos collaborateurs afin de ne pas surcharger le livret, cela favorisera ainsi la lecture.
💡 Inspiration et cas d'usage
Livret d'accueil (Onboarding)
- Présenter l'entreprise : histoire, valeurs, organigramme, culture d'entreprise
- Centraliser les informations pratiques : contacts utiles, numéros d'urgence, plan d'accès aux locaux
- Partager les consignes de sécurité et le règlement intérieur
- Présenter le lexique spécifique de l'entreprise ou du secteur
- Diffuser un message de bienvenue de la direction
Guide d'accompagnement (Crossboarding)
- Faciliter la transition lors d'une promotion ou d'un changement de poste
- Centraliser les informations pratiques : contacts utiles, numéros d'urgence, plan d'accès aux locaux
- Partager les consignes de sécurité et le règlement intérieur
- Accompagner un retour de congé (congé parental, sabbatique...)
Guide de départ (Offboarding)
- Expliquer les procédures de départ : étapes administratives, restitution du matériel
- Informer sur la résiliation de la mutuelle et autres avantages
- Centraliser les contacts utiles pour les démarches de sortie
- Faciliter la transition avec des informations sur le solde de congés, les documents RH
- Communiquer sur le programme Alumni le cas échéant
Guide manager (Tous moments clés)
- Partager les bonnes pratiques RH pour l'intégration, la mobilité ou les départs
- Centraliser les consignes et process interne
- Proposer des outils pour faciliter les points d'accueil et le suivi
- Standardiser les pratiques managériales à travers toute l'entreprise
💡 Conseil : Un livret d'accueil est consulté en moyenne 40 minutes lors des 3 premières connexions par le collaborateur. Investir du temps dans la création de guides attractifs et complets est donc un investissement rentable pour l'expérience collaborateur !