⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources nécessite l'habilitation 'Accès aux ressources'.
Cette ressource permet d'échanger des documents entre les parties prenantes d'un parcours et le collaborateur.
Vous pouvez paramétrer des documents que le collaborateur devra :
- Télécharger
- Compléter / redéposer
⚠️ Cet article ne traite pas du paramétrage des documents à signer, rendez-vous sur cet article.
1️⃣ Paramétrer la ressource Document
Dans votre menu latéral, sélectionnez la section Bibliothèques puis la page Ressources
Cliquez sur le bouton en haut à droite "+Créer une ressource"
Lors du paramétrage de la ressource document, plusieurs attributs sont disponibles :
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- Titre : le titre du document qui s'affichera pour le collaborateur
- Description : Ajouter ici une description qui sera visible du collaborateur, destinataire final du document
- Environnement : si le compte de votre entreprise dispose de l'option multi-environnement, vous pouvez choisir sur quel environnement créer cette ressource.
- Id technique : à ne pas compléter - cette information est complétée par Workelo dans le cas de mise en place de connecteurs
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Type d'action : il s'agit ici de l'action qui devra être effectuée par le collaborateur avec ce document. Il pourra :
- Télécharger le document
- Compléter / Télécharger
- Encart de dépose de document : vous pouvez déposer ici vos modèles / document à récupérer par le collaborateur. S'il s'agit d'un document spécifique au collaborateur qui devra être déposé ultérieurement, ne rien renseigner dans cette étape !
2️⃣ Ajouter la ressource Document à votre modèle de parcours
Une fois créée, vous pouvez insérer la ressource Document au cadencement souhaité dans vos modèles de parcours.
Cas spécifique : Document avec étape intermédiaire de dépose du document
Dans le cas où aucun fichier modèle n'a été déposé dans la ressource, il faudra alors renseigner un responsable via le modèle.
☑️ D'abord le responsable aura une action dans sa liste, lui demandant de déposer le fichier modèle.
Une fois qu'il l'aura fait, l'action basculera côté collaborateur.
1. Cliquer sur le bouton modifié en bouton de ligne
2. Compléter les informations
- Étape 1 - Acteur qui doit déposer le document : vous pouvez choisir un des acteurs génériques ou affecter l'action à une personne nominativement en tapant son nom ou son email.
- Laisser la possibilité de supprimer l'action : si cette option est activée, l'acteur pourra supprimer l'action
- Etape 2 - Complétion ou Télécharger : collaborateur par défaut
- Date de réalisation : vous pouvez modifier la date de réalisation de l'action depuis cette fenêtre
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Notifier à la réalisation de l'action : Si activée, vous pouvez indiquer :
- l'étape qui nécessite une notification
- la ou les personnes à notifier à cette étape (collaborateur, manager, RH, ...)