⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources nécessite d'avoir l'habilitation 'Accès aux ressources'.
Un formulaire administratif permet de regrouper un ensemble des champs que le collaborateur pourra remplir à différents moments de son parcours.
Ainsi, votre collaborateur pourra apprécier sa première journée ou partir sans avoir à remplir et signer des pièces administratives ! 💪
Sommaire
✍ Créer un formulaire administratif
👉 Paramétrages spécifiques :
✍ Créer un formulaire
1. Cliquez sur la section Bibliothèques dans votre menu latéral, puis sur la page Ressources
2. Cliquez sur "Créer une ressource" > "Formulaire"
3. Dans un formulaire, vous pouvez :
- Définir le titre de votre formulaire (voir nos conseils).
- Cocher si ce formulaire nécessite une action de validation de la part du responsable administratif
- Créer des sections pour organiser vos champs. Le nom des sections est facultatif.
- Ajouter des descriptions à vos sections (voir nos conseils).
-
Ajouter des champs à vos sections - champs à compléter ou documents à déposer.
- 💡 Il est possible de rendre obligatoire la complétion d'un champ en cochant l'étoile à droite du libellé. Le collaborateur ne pourra pas finaliser son formulaire tant que le champ obligatoire ne sera pas renseigné.
- Rendre une section 'incrémentale'
- Ajouter une logique d'affichage conditionnel à des champs.
- Il est possible de prévisualiser votre formulaire en cliquant sur "Visualiser" dans la barre en haut de votre écran. Cela vous permet aussi de tester une logique conditionnelle ou une section incrémentale s'il y a.
5. Pour certains comptes, sélectionnez l'environnement et le moment clé concerné en bas de page.
🔎 Ajouter des champs de formulaires
Cliquez sur + Ajouter un champ puis recherchez le champ ou créez-la si celle-ci n'existe pas encore (Comment créer/modifier des champs de formulaires).
Vous pouvez réorganiser l'ordre de vos champs au sein d'une section en plaçant votre souris sur les petits points à gauche puis en la faisant glisser à la place voulue.
⚠️ Un champ est une brique indépendante, d'un formulaire. Si un champ est modifié, tous les formulaires dans lesquels il est impliqué seront impactés.
🖇️ Ajouter des logiques conditionnelles
Les logiques conditionnelles permettent l'affichage ou non d'un champ en fonction des réponses précédentes.
Si vous souhaitez qu'un champ soit régie par une condition, alors il faudra d'abord le masquer par défaut.
⚙️ La logique conditionnelle fonctionne sur un format "Quand" ⇢ "Alors".Exemple 1 :
Si vous souhaitez que les nouvelles recrues non européennes fournissent leur permis de travail, il faudra alors ajouter dans la section les champs "Nationalité" et "Permis de travail" , puis masquer ce dernier.
La logique conditionnelle sera alors la suivante > Quand "Nationalité" n'est pas "UE" alors afficher "Permis de travail".
Exemple 2 :
Si vous souhaitez que les nouvelles recrues qui ont des enfants puissent renseigner le nom et prénom de l'enfant, il faudra alors ajouter dans la section les champs "Enfants à charge", "Prénom de l'enfant" et "Nom de l'enfant" , puis masquer ces deux derniers.
La logique conditionnelle sera alors la suivante > Quand "Enfants à charge" est "oui" alors afficher "Prénom de l'enfant" et "Nom de l'enfant".
💡Il n'est possible d'ajouter des logiques conditionnelles qu'aux champs sous un format de réponse "Champs libre" ou "Liste déroulante".
➕ Incrémenter des champs
Rappel : Cette option permet de dupliquer une section.
Par exemple si vous avez besoin que le collaborateur entre les informations sur ses enfants, il se peut qu'il ait plusieurs enfants. Ici, vous demandez au collaborateur le prénom et le nom de chaque enfant. En activant l'option Incrémental sur la section "Enfants", le collaborateur pourra dupliquer la section autant de fois qu'il a d'enfants.
Pour cela 🔽
Cochez "incrémental", une icône rouge apparaît à droite :
Le collaborateur pourra donc ajouter et supprimer des sections.
🔒 Formulaire bloquant les actions
Une règle sur Workelo permet de conditionner l'accès au parcours pour la recrue, à la bonne complétion de champs administratifs.
Pour qu'un formulaire bloque les autres actions du parcours, il doit remplir les deux conditions suivantes :
- Placé Au lancement du parcours
- La mention "à valider" est activée sur le formulaire (via le modèle)
Tant que ce formulaire ne sera pas complété par le collaborateur puis validé par un RH, le reste du parcours sera verrouillé pour la recrue, il n'aura pas donc pas accès à ses actions :
✉️ Notifier des acteurs de la complétion d'un formulaire
Il est possible de sélectionner des destinataires qui seront notifiés à la complétion du formulaire, au niveau du modèle ou directement dans le parcours en cliquant sur la petite icône "✏️".
💡 Si le formulaire est à valider, l'implication "Responsable administratif" sera sélectionnée par défaut et ne pourra pas être décochée.
👀 Cette notification est uniquement à titre informatif ; elle ne donne aucun cas accès au formulaire si le destinataire n'est pas associé à un rôle lui accordant la visibilité sur l'administratif (voir documentation sur les rôles et les droits).
👮 Restriction d'accès aux formulaires
Lorsque vous collectez des informations via un formulaire sur Workelo, tous les utilisateurs disposant du droit Voir les données administratives et ayant accès au parcours peuvent, par défaut, consulter les réponses.
Cependant, certains formulaires de certains recrutements peuvent contenir des données particulièrement sensibles. Dans ce cas, Workelo vous permet de restreindre leur accès.
⚙️ Où paramétrer la restriction des formulaires ?
-
Au niveau du modèle
- Le formulaire peut être restreint sur des acteurs spécifiques (ex. : implication 'manager').
- Le formulaire peut être restreint sur des employés spécifiques via l'adresse mail
-
Au niveau du parcours
- L’accès peut être limité uniquement aux employés mentionnés.
🛑 Ce qu'il faut savoir avant de restreindre un formulaire
- Un employé ayant le droit Voir les données administratives et ayant accès au parcours ne pourra pas afficher un formulaire restreint s’il n’est pas explicitement mentionné, même s'il est administrateur.
- Seuls les employés concernés par la restriction au niveau du parcours peuvent la modifier, ou la retirer. Les utilisateurs non mentionnés dans la liste, même s'il est administrateur, ne pourront intervenir.
⚠️ Utilisez cette fonctionnalité uniquement pour protéger des données extrêmement confidentielles et sensibles (exemple : parcours d'un employé très haut placé), afin de ne pas restreindre inutilement l’accès aux informations administratives classiques des dossiers RH des collaborateurs, et faciliter la collaboration. 👉 Elle doit être utilisée de façon exceptionnelle et n'a pas vocation à remplacer les droits d'accès à l'administratif paramétrés au niveau des rôles (voir documentation sur les rôles et droits).
💡 Les bonnes pratiques
-
Titre et description : Un titre court et informatif, cela attire l'attention des collaborateurs et leur donne une idée précise de ce qui est attendu d'eux dans ce formulaire, ils peuvent ainsi anticiper le temps de complétion et les documents à préparer.
Exemples : Fiche de renseignement, Équipements de protection individuelle (EPI), Documents à transmettre pour votre contrat de travail, Mutuelle et prévoyance…
-
Les sections : Divisez vos formulaires par des sections pour assurer une expérience optimale aux collaborateurs. Vous pouvez y apporter un titre précis afin de faciliter la compréhension par le collaborateur et faciliter le suivi de l’administratif pour les acteurs internes.
Exemples : Informations personnelles, documents à transmettre, contact d’urgence, enfants à charge, certifications,...