Comprendre les rôles et les droits 🔑

⚠️ Pré-requis : Consulter le paramétrage des rôles du compte, requiert le droit "Voir le tableau des droits".

📖 Introduction et concepts

Les rôles attribués aux utilisateurs définissent leurs droits sur Workelo. Le paramétrage de ces rôles permet donc de gérer précisément qui peut faire quoi sur la plateforme.

💡 Un rôle fait lui-même partie d'une famille de rôle :

• Un rôle est un groupe d'employés ayant les mêmes droits.
• Chaque rôle est rattaché à une famille de rôle qui lui donne certains droits implicites. Il existe un rapport hiérarchique entre les types de rôles (une famille de rôle Manager ne peut pas augmenter ses droits sur une famille de rôle RH).

Chaque rôle a un nom, une famille de rôle et des droits.

🙋 Les droits des utilisateurs ne sont en aucun cas définis par leur implication en tant qu'acteur 

 

🖼️ Le tableau des droits

1. Rendez-vous dans Compte > Avancés puis dans l'onglet Sécurité et données.
2. Cliquez sur le bouton Voir les droits pour ouvrir le tableau.

Le tableau affiche la liste des droits en fonction des différents rôles paramétrés sur votre compte. La dernière ligne du tableau vous permet de voir à quelle famille chaque rôle appartient.

👥 Modifier les rôles

Les rôles ne sont pas modifiables à votre main pour le moment. Vous avez soit les rôles par défaut (voir plus bas), soit les rôles déjà personnalisés à votre compte.

🧑‍⚖️ Modifier les droits

Les droits ne sont pas modifiables à votre main pour le moment. Vous avez soit les droits des rôles par défaut, soit les droits déjà personnalisés à votre compte.

👶 Les familles de rôles

1. Owner / administrateur : un employé dont le rôle appartient à cette famille peut avoir n'importe quelle implication en tant qu'acteur d'un parcours. Il a les droits sur toute la plateforme.
2. RH : un employé dont le rôle appartient à cette famille peut avoir n'importe quelle implication en tant qu'acteur d'un parcours.
3. Manager : peut-être impliqué en tant que Manager, Contributeur, Parrain ou partie prenante d'un parcours.
4. Collègue : peut-être impliqué en tant que Contributeur, Parrain ou partie prenante d'un parcours.
5. Collaborateur : ne peut pas être impliqué en tant qu'acteur dans un parcours. Rôle réservé aux collaborateurs avec un parcours actif.

Spécificité du rôle Archivé :

Le rôle Archivé est présent par défaut sur votre compte, il est attribué automatiquement aux collaborateurs dont le parcours a été supprimé.

Changer le rôle d'un employé

Voir Créer et gérer votre référentiel employés 👥

💡 Rappel : vous pouvez attribuer un rôle inférieur ou égal au vôtre uniquement.
Par exemple si vous avez un rôle de la famille "RH", vous ne pouvez donner un rôle de la famille "Administrateur" à un utilisateur (ou à vous-même).

Les règles à connaître pour changer de rôle un employé impliqué dans un parcours :

• Un employé peut passer à un rôle de la famille Owner ou de la famille RH peu importe ses implications en tant qu'acteur dans des parcours ;
• Un employé peut passer à un rôle de la famille Manager s'il n'est pas impliqué en tant que RH ou Responsable Administratif (noms par défaut) d'un parcours ;
• Un employé peut passer à un rôle de la famille Collègue s'il n'est pas impliqué en tant que RH, Responsable Administratif ou Manager (noms par défaut) d'un parcours ;

• Un employé ne doit jamais passer sur un rôle Collaborateur ou Archivé s'il a eu un rôle supérieur.

Accès aux Espaces Acteur et Collaborateur

Tous les rôles peuvent accéder à l'espace Collaborateur s'ils ont un parcours en cours.

L'accès à l'espace Acteur nécessite le droit Accéder à l'espace Acteur et d'y avoir été invité.

💡 Voir aussi : Comprendre et utiliser la fonctionnalité "Cumul des espaces" ?️

Qui peut avoir accès aux formulaires et documents sur un parcours