⚠️ Pré-requis : avoir le droit Modifier le référentiel employé. De plus, la vue peut également être filtrée en fonction de votre environnement.
🏓 Si vos accès le permettent, vous pouvez retracer toutes les modifications effectuées via l'interface de suivi de l'activité.
✨ Présentation
Le référentiel employé est la base de données qui contient tous les utilisateurs autorisés à accéder à Workelo. Sans y être présent, un utilisateur ne peut pas accéder à la plateforme.
Vous n'avez pas besoin d'y ajouter vos nouvelles recrues puisqu'elles sont créées directement depuis la création de parcours. L'employé sera alors ajouté automatiquement au référentiel.
Ce référentiel recense tous les utilisateurs qui peuvent être impliqués en tant qu'acteurs dans un parcours.
👥 Gérer votre référentiel employés
🧪 Exporter le référentiel employés
👨💻 Importer en masse des employés
✚ Ajouter un nouvel employé
- Rendez-vous sur l'onglet Compte > Employés
- Cliquez sur Créer un employé
- Renseignez les différents champs :
- Prénom
- Nom de famille
- Poste
- Équipe (si applicable)
- Organisation
- Identifiant technique (si besoin)
- Rôle
- Cocher la case Envoyer le mail d'invitation à l'enregistrement pour envoyer une invitation de connexion
- Enregistrez le nouvel employé
Pour plus d'informations sur les rôles 👉 Comprendre les rôles et droits d'accès
✍️ Modifier un employé
Vous pouvez modifier les informations de l'employé en cliquant sur son nom via la liste du référentiel.
✖️ Supprimer un employé
Vous pouvez aussi supprimer un employé en cliquant sur la corbeille en bout de ligne.
🙋 Cette action est irréversible et les données supprimées ne peuvent être récupérées.
Supprimer l'employé :
- Lui coupe automatiquement ses accès à Workelo ;
- Supprime toute la donnée liée aux parcours dans lesquels l'employé a été impliqué (parcours, analyse, administratif). Un nouvel acteur devra être désigné dans les parcours en cours.
💡 Pensez d'abord à changer d'acteur et vous assurer que l'employé n'est plus impliqué dans aucun parcours en cours.
🧪 Exporter le référentiel employés
Vous pouvez exporter votre référentiel employés via la petite icône en haut de page.
🙋 L'export inclut uniquement les employés auxquels vous avez accès ( = de votre périmètre).
👨💻 Importer/modifier en masse des employés
🧭 Prérequis et préparation
- Format requis : fichier CSV (séparé par des virgules)
- Taille recommandée : maximum 500 employés par import pour des performances optimales
- Temps estimé : 5-10 minutes pour la préparation + temps d'import
Étape 1 : Préparation des données
- Téléchargez les deux fichiers nécessaires :
- Le fichier des "Identifiants uniques" de votre compte
- Le modèle d'import CSV
💡 Conseil pratique : Travaillez d'abord sur Excel/Google Sheets avant de convertir en CSV pour éviter les erreurs de format.
Étape 2 : Remplissage du modèle
💡 Règle essentielle : Ne jamais modifier les en-têtes des colonnes.
Guide détaillé des colonnes d'import 👇🏻
Colonnes obligatoires
First Name (Prénom)
- Format : texte
- Exemple : Jean
- Restrictions :
- Évitez les caractères spéciaux
- Pas de virgules (interfère avec le format CSV)
Last Name (Nom)
- Format : texte
- Exemple : Dupont
- Restrictions :
- Évitez les caractères spéciaux
- Pas de virgules (interfère avec le format CSV)
- Format : adresse email valide
- Exemple : jean.dupont@entreprise.fr
- Restrictions :
- Doit être unique dans la plateforme
- Case sensitive (donc ne pas mettre d'accent, de majuscule ou d'espace)
- ⚠️ Ne peut pas être modifié via l'import, car il s'agit de la clé de matching
Job Position (Poste)
- Format : texte libre
- Exemple : "Responsable Marketing Digital"
Role ID (Role)
- Format : identifiant numérique
- Exemple : 1854
- ⚠️ Utiliser l'ID du rôle, pas son libellé
- Où trouver l'ID : dans le fichier "Identifiants uniques"
Organization ID (Organisation)
- Format : identifiant numérique unique
- Exemple : 2547
- Restrictions :
- Une seule organisation par employé
- Utiliser l'ID, pas le libellé
- ⚠️ Ne pas confondre avec Additional Scopes, qui correspond aux périmètres supplémentaires
Colonnes optionnelles
Additional Scopes (Périmètres supplémentaires)
- Format : identifiants numériques séparés par des espaces
- Exemple : "1854 3848 4521"
- Particularités :
- Plusieurs valeurs possibles
- Séparateur : espace (pas de virgule)
- Correspond à un environnement et non à une organisation
- ⚠️ Différent de l'organisation principale
Phone Number (Numéro de téléphone)
- Format : numéro international
- Exemple : +33612345678
- Conseils :
- Incluez l'indicatif pays
- Évitez les espaces et caractères spéciaux
Technical ID (Identifiant technique)
- Format : selon votre système
- Usage :
- Identification pour votre SSO
- Intégrations externes
Exemple
Étape 3 : Validation avant import
☑️ Checklist de vérification :
- Tous les en-têtes sont identiques au modèle
- Les identifiants (ID) sont utilisés (pas les libellés)
- Le fichier est au format CSV (séparé par des virgules)
- Les adresses email sont correctes et uniques
⚠️ Points d'attention importants sur la mise à jour d'employés existants.
- L'email est la seule clé de correspondance
- Tous les champs non renseignés seront effacés
- L'import écrasera la version actuelle du profil des employés concernés
- Impossible de modifier les adresses email via l'import
Étape 4 : Import
- Cliquez sur "Importer des employés"
- Déposez votre fichier au format CSV (séparé par des virgules)
- Attendez la fin du traitement (peut prendre plusieurs minutes)
- Vérifier la bonne intégration via le rapport "Suivi des imports employés"
💡 Conseils pour réussir votre import
- Commencez par tester avec 1-2 employés
- Vérifiez les données importées avant de poursuivre
-
Pour les gros volumes :
- Divisez en plusieurs fichiers (lots de 500 maximum)
Besoin d'aide ?
Contactez le support en joignant :
- Votre fichier CSV en conservant uniquement la première ligne
- Les messages d'erreur éventuels
- Une capture d'écran du problème
🤔 Questions fréquemment posées
Est-ce que je peux importer des recrues avec la fonctionnalité d'import en masse ?
Il n’est pas possible d’importer et de créer des parcours pour des recrues avec cette fonctionnalité. Les recrues ne sont pas créées depuis la page Employés mais directement depuis la création de parcours.
Que se passe-t-il si un utilisateur est déjà présent dans le référentiel employé lors de l’import ?
Nous le mettons à jour avec les informations communiquées lors de l’import.
Si des employés sont absents de mon import, que vont-ils devenir ?
L’import a uniquement pour fonction de créer ou mettre à jour des employés. Il ne permet pas de supprimer des employés.
Je n'arrive pas à attribuer un type de rôle supérieur au mien à un utilisateur. Pourquoi ?
Vous ne pouvez pas attribuer un type de rôle supérieur au vôtre à un utilisateur. En savoir plus sur les familles de rôle.