⚠️ Prérequis : L'accès à la création de parcours nécessite un rôle avec les habilitations "Voir la page Parcours" & "Créer un parcours"
Table des matières
🏓 Grâce à la fonctionnalité de suivi de l'activité, vous pouvez retracer facilement quel item a été ajouté, retiré, remplacé ou modifié, à quel moment, par quel utilisateur !
👨💻 Créer un parcours
Pour commencer un nouveau parcours, appuyez sur le bouton "+Créer un parcours" en haut à droite de votre page Parcours, puis choisissez le moment clé que vous souhaitez déclencher.
1. Intégration
Nouvel employé : Vous êtes directement redirigé vers la page d'identification du futur collaborateur, à compléter.
Employé déjà existant dans votre base : Cliquer sur 🔍Rechercher un collaborateur, puis sélectionnez son nom.
🙋Il faut que cet employé n'ait pas un parcours d'onboarding actif, et que son rôle ne soit pas "Archivé".
2. Mobilité
La création d'un parcours de mobilité est similaire à l'intégration, vous pouvez créer un parcours pour un employé déjà présent dans Workelo. Ses informations existantes seront alors réutilisées.
- Si l'employé n'est pas dans le référentiel employé, vous devrez le créer un en cliquant sur "Ajouter un collaborateur".
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Pour un employé existant dans le référentiel, il faudra renseigner son nouveau poste et sa nouvelle organisation. Ces informations seront automatiquement mises à jour sur sa fiche employée à la date de début de sa mobilité (arrivée dans la nouvelle organisation ou début de son nouveau poste).
🙋 Si l'employé ne fait pas encore partie de votre organisation, vous ne pourrez le récupérer qu'en renseignant son adresse e-mail exacte dans le champ (pour des raisons de sécurité).
💡 Avant de crossboarder un employé d'une organisation à une autre, assurez-vous que son ancienne organisation a bien pris le temps de réattribuer ses missions dans tous les parcours où il peut être impliqué.
Pour une mobilité complexe (avec des actions à effectuer par l'ancienne et la nouvelle organisation), nous recommandons un cumul de parcours :
- L'ancienne organisation crée un parcours de départ.
- La nouvelle organisation lance un parcours de crossboarding (pour son arrivée).
3. Départ
À l'instar d'un parcours de mobilité, vous pouvez créer un parcours de départ pour un employé déjà existant dans le référentiel. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le créer en cliquant sur "Ajouter un collaborateur".
Les informations existantes seront alors réutilisées par défaut, cependant vous pouvez les modifier.
ℹ️ Plus d'informations sur les fonctionnalités propres aux parcours de départ dans la documentation dédiée : Les spécificités de l'offboarding.
Compléter les identifications
L'étape d'identification est la première étape de création de parcours. Elle vous permet de renseigner les informations essentielles associées au collaborateur, notamment son adresse mail et la date du mouvement.
- Pour l'intégration d'un collaborateur cette étape est obligatoire.
- Pour les mobilités / départs où le collaborateur aurait déjà un profil créé dans Workelo, vous pourrez récupérer ses informations simplement en entrant son adresse mail dans le champ prévu à cet effet. Dans le cas contraire, vous pourrez entrer ses informations en cliquant sur le bouton "Ajouter un collaborateur".
🧪 Vous souhaitez créer un parcours test ? Consultez l'article suivant : Créer un parcours test 🤖
Suivez les étapes :
1. Complétez les différentes informations d'identification. Les informations précédées d'un astérisque (*) sont obligatoires :
Nom et prénom du collaborateur
Adresse mail : c'est sur cette adresse que le collaborateur recevra son invitation de connexion et qui lui servira d'identifiant de connexion pour se connecter à la plateforme
Poste : définissez le poste du collaborateur
Organisation : choisissez l'organisation dans laquelle le collaborateur fait partie
...Champ(s) d'identification spécifique(s) à votre entreprise
2. Définissez aussi la date du mouvement du collaborateur
Cette date permettra notamment de calculer toutes les échéances de votre modèle quand vous l'appliquerez.
📆 Si le parcours est déclenché après la date renseignée :
Les moments de vérité et les évènements peuvent être impactés.
Les notifications des évènements planifiés avant cette date (contenant l'invitation à place dans son agenda), ne seront pas envoyées.
Les communications fixées avant cette date seront envoyées au lancement du parcours.
3. Une fois l'ensemble des champs renseignés, cliquez sur "Suivant". Vous vous trouvez maintenant à l'étape du choix d'un modèle.
🧩 Choisir le(s) modèle(s)
Les modèles vous permettent en quelques clics d'appliquer automatiquement des actions - administratif, kit, tâche, contenu, quiz, réunion, entretien de sortie... - dans le parcours.
👉 Avant de commencer, assurez-vous que les différents modèles ont bien été définis dans votre bibliothèque : Paramétrer un modèle
✨ Il est possible de créer des règles de sélection automatique des modèles.
📑 Dans le cas où plusieurs modèles sont appliqués sur un parcours, l'ordre des actions va être défini selon :
Si le modèle est paramétré avec une priorité dans l'onglet "Automatisations"
→ Alors voir section "4) Gérer la priorité de vos règles" de l'article concerné (ici).Si le modèle est paramétré dans l'onglet "Automatisations" mais sans niveau priorité renseigné
→ L’ordre sera défini par l'ancienneté de la règle associée au modèle.
👉 Pour connaître cela, il faut se fier à l'ID ruleprésent dans le fichier d'export des règles.Si le modèle n'est sujet à aucune règle → l'ordre des actions associées dépendra de l'ordre d'application des modèles dans le parcours.
💡 Vous pouvez combiner plusieurs modèles (ex. : un modèle socle commun + un modèle spécifique au type de contrat). Dans ce cas, les actions communes placées à la même date ne seront appliquées qu'une seule fois.
👥 Choisir les acteurs
Chacun de ces acteurs sera associé à une description disponible à droite de l'acteur concerné.
À savoir :
👥 Un acteur peut être renseigné sur plusieurs implications, en revanche cela est déconseillé car peut provoquer des écarts en cas de modifications du parcours (voir documentation associée : Modifier un parcours).
🙋Un acteur est obligatoire à partir du moment où une des actions du modèle appliqué fait appel à celui-ci (en dehors du RH, qui lui est toujours obligatoire).
🚔 Notez que les droits des utilisateurs sur les parcours dépendent de leur rôle sur Workelo, et non de leur implication dans le parcours (voir documentation : Comprendre les rôles et les droits).
💡Il existe 5 acteurs sur Workelo, il n'est pas possible d'en ajouter de nouveaux, ou de renseigner plusieurs personnes sur une même implication.
🔎 Détails du parcours
Une fois votre(vos) modèle(s) appliqué(s), l'ensemble des actions ont automatiquement été cadencées dans le parcours et rattachées à son responsable !
Vous pouvez :
Visualiser le rendu d'une action en cliquant sur la ligne associée.
Ajuster une action (modifier une échéance, remplacer un responsable...) [👉 Modifier le parcours d'un collaborateur], en supprimer ou en ajouter une nouvelle.
💡 Bonne pratique : Bien contrôler que les actions sont attribuées aux bonnes personnes, au bon moment, avant de passer à l'onglet suivant !
🏁 Récapitulatif
Assurez-vous que votre parcours est complet en consultant le récapitulatif de cette page et visualisez les invitations qui seront envoyées à l'ensemble des acteurs impliqués.
Cliquez ensuite sur Finaliser en bas de la page pour lancer le parcours !