⚠️ Pré-requis : L'accès à la modification de parcours nécessite le droit "Modifier un parcours"
🏓 Si vos accès le permettent, vous pouvez retracer toutes les modifications effectuées via l'interface de suivi de l'activité.
Sommaire
📆 Décaler le jour-J
1. Dans la barre d'onglets à gauche, cliquez sur "parcours"
2. Sélectionnez le collaborateur souhaité dans la liste, ou effectuez une recherche;
Si vous ne le trouvez pas, essayer de dé-filtrer sur "mes parcours" à droite
3. La page du parcours s'ouvre sur la droite. Cliquez sur le bouton "Modifier";
4. Rendez-vous sur la première étape : "Identification";
5. En bas de page, modifiez la date;
Une fenêtre s'ouvre pour vous proposer de cocher :
'Conserver la date initiale des actions' ▶️Par défaut les actions seront recadencées selon la nouvelle date.
'Notifier les acteurs du parcours de ce changement' ▶️ Par défaut, aucun acteur n'est notifié en cas de changement de date.
💡 Il n'est pas possible de faire parvenir une notification au collaborateur en cas de changement de date.
🙋 Les actions ajoutées manuellement dans un parcours (hors modèle), ne seront pas déplacées automatiquement car elles sont associées à une date précise et non un cadencement. Il faut le faire manuellement.
👥 Remplacer un acteur du parcours
1. Cliquez sur l'étape "Acteurs" et modifier l'adresse email du Manager ou du RH. Une fois le mail modifié, cliquez sur "Suivant";
2. Par défaut, les actions seront réassignées vers le nouveau responsable, sauf si vous cochez "Conserver X comme responsable des actions".
👮♀️ Pour des raisons de sécurité, il n'est pas possible de réattribuer la signature d'un document, même si celui-ci n'a pas encore été généré en signature ! Il faut réinitialiser la ressource dans le parcours (la retirer puis la remettre).
3. Cliquez ensuite sur "Suivant", puis contrôlez manuellement la bonne répartition des actions.
👋 Point d'attention si vous avez une même personne avec plusieurs implications (Exemple : Manager et Parrain), une action est rattachée à un utilisateur et non une implication.
👉 Imaginons que, selon le modèle que vous appliquez à un parcours, une action X doit être attribuée à l’acteur "Parrain". Dans le cas présent, c’est Monsieur Y qui a cette implication dans le parcours. Or, Monsieur Y est aussi l’acteur "Manager".
- Résultat : l’action X ne sera pas liée à l’implication "Parrain", mais directement à Monsieur Y. Autrement dit, le système retient la personne, pas l'implication.
Maintenant, si vous changez le "Parrain" en mettant Madame Z à la place de Monsieur Y, et que vous ne cochez pas l’option qui propose que l'acteur initial garde les actions, Workelo va réattribuer l’action X à Madame Z.
- Pourquoi ? Parce qu’au moment de l’attribution, l’action X était rattachée à Monsieur Y en tant que personne, et non à l’implication "Parrain". Le système ne fera donc pas de distinction sur le rôle initial et transférera bien l’action.
💡dans ce type de situation, il faut donc privilégier la réattribution manuelle.
🧩 Ajouter une action
Vous arrivez ensuite sur les étapes traitées dans l'article Créer un parcours dans lesquelles vous pouvez venir ajouter, modifier ou supprimer des éléments particuliers comme lors de la création du parcours.
Rendez-vous à l'étape "Détails du parcours".
En cliquant sur un des onglets, vous pourrez alors ajouter un élément :
1. Formulaire
Vous pouvez à cette étape ajouter ou supprimer des formulaires administratifs demandés au collaborateur
2. Kit
Choisissez les différents kits et matériels à préparer pour l'arrivée de votre collaborateur.
3. Contenu
Vous pouvez à cette étape :
Ajouter ou supprimer les contenus auxquels votre nouveau collaborateur aura accès lors de son parcours
Ajuster le cadencement dans le temps du contenu en déterminant une date de mise à disposition et durée de pour réaliser / marquer ce contenu comme terminé.
Vous pouvez ainsi assurer la bonne montée en compétences de votre collaborateur !
4. Quiz
Un quiz peut être intégré au parcours de votre collaborateur.
5. Tâches
Cette étape regroupe l'ensemble des tâches et jalons à réaliser pendant le parcours pour l'entreprise ou pour le nouveau collaborateur.
Vous pouvez associer à cette tâche : un lien web ou un fichier.
6. Évènements
Ajouter les évènements qui viendront rythmer la période d'intégration.
7. Adresse mail
Ajouter des adresses mails préremplies que pourront envoyer les acteurs du parcours à différents collaborateurs.
8. Dirigez-vous vers la page de finalisation en cliquant sur "Suivant".
📝 Modifier une action
À l'étape "Détails du parcours", dans l'onglet désiré, apparaissent les éléments du modèle associé à ce collaborateur. En cliquant sur les éléments, vous pourrez alors la modifier.
✖️ Supprimer une action
Pour supprimer une action du parcours, cliquez sur la corbeille à droite du bloc. Confirmez ensuite la suppression dans la fenêtre qui s'ouvre.
🏁 Finaliser le parcours
N'oubliez pas de repasser par l'onglet "Finalisation" et d'appuyer sur le bouton "Finaliser" pour notifier des ajouts et modifications les parties prenantes concernées.
ℹ️ Questions fréquentes
Quand peut-on modifier un parcours ?
L'édition d'un parcours est possible à tout moment, que ce soit avant ou après la finalisation, ou même après le jour d'arrivée ou de départ du collaborateur.
Qui peut modifier un parcours ?
Les rôles "RH" sauf si les droits d'administration ont été adaptés pour votre organisation. Néanmoins, vous ne pouvez voir et modifier que les parcours de vos collaborateurs qui sont dans votre périmètre d'action, souvent défini par région ou département.
Une ou plusieurs actions ne sont pas attribuées à la bonne personne
Des écarts d'attributions d'actions peuvent être expliqués par plusieurs éléments :
- Modification d'un ou de plusieurs acteurs dans un parcours (dans le cas où les actions sont réattribuées, ce n'est plus le rôle initial qui est rattaché à l'action, mais la personne initialement impliquée).
- Modification du modèle après lancement d'un parcours (un certain nombre de modifications ne sont pas prises en compte, voir Paramétrer un modèle de parcours)
- Modification manuelle du rattachement d'actions depuis le parcours.
- Réattribution d'une ou de plusieurs actions par l'utilisateur initialement renseigné comme responsable (voir Réattribuer ses actions)