Page : Parcours 🧑‍💻

Depuis cette page, déclenchez un nouveau parcours et suivez la progression de celui-ci !

Automatiser la sélection de ses modèles ⚡️
⚠️ Pré‑requis : disposer du droit "Modifier les règles d'automatisation", et avoir au moins un modèle de parcours créé sur le compte.
Introduction ✨
Les règles de sélection automatique des modèles permettent de choisir automatiquement le bon modèle lors de la création d’un parcours, qu’elle soit automatique (via intégration avec un outil tiers) ou manuelle. Résultat : moins d’erreurs, plus de cohérence, un vrai gain de temps !
- Où ? Depuis l'onglet Compte > ⚡️ Automatisations.
- Pour qui ? Les utilisateurs ayant le droit associé. Si ce n'est pas votre cas, contactez le chef de projet de votre entreprise !
- Quand l’utiliser ? Dès que la sélection d'un modèle dépend de critères répétitifs (socle, entité, pays, type de contrat,...)
Étapes pas à pas 👣
1) Consulter les règles
- Allez sur Compte > ⚡️ Automatisations
- Consultez la liste des règles existantes. Utilisez la recherche ou le filtre selon un moment‑clé pour trouver rapidement une règle déjà existante.
2) Créer une règle
1. Cliquez sur Créer une règle.
2. Choisissez le modèle que vous souhaitez sélectionner automatiquement
  - Si aucune condition n’est sélectionnée, le modèle sera sélectionné par défaut sur les parcours.
3. Sinon, choisissez une condition à appliquer selon :
  - Identification : un champ que vous avez précédemment personnalisé dans Compte > champs personnalisés (type : liste déroulante). Paramétrer un champ d'identification 🫆
    Par exemple, si un champ est « Type de contrat » avec une option « CDI », vous pouvez sélectionner automatiquement un modèle uniquement si le type de contrat est CDI.
  - Organisation : appliquez la condition selon l’une des organisations de votre compte.
    Par exemple, si l’une de vos organisations correspond au pays, vous pouvez sélectionner automatiquement un modèle pour les collaborateurs rattachés à ce pays.
  - Donnée source : Ce sont des informations nécessaires à la création du parcours que vous ne souhaitez pas conserver ni modifier dans Workelo, dans le cadre d’une intégration avec un outil tiers uniquement.
    Par exemple, si email_hr = @rhworkelo.eu alors sélectionner automatiquement un modèle RH.
3) Gérer vos règles (éditer, dupliquer, supprimer)
- Depuis la liste, utilisez Éditer, Dupliquer ou Supprimer pour maintenir vos règles à jour.
- Astuce : dupliquez une règle proche pour gagner du temps lorsque 1 ou 2 critères changent.
4) Gérer la priorité de vos règles
Vous pouvez définir une priorité sur vos règles pour définir l'ordre dans lequel vos modèles vont être sélectionnés.
Si la règle sur le modèle A est prioritaire par rapport à la règle du modèle B, alors le modèle A sera sélectionné avant le modèle B et donc les actions du modèle A apparaîtront avant celles du modèle B (pour une même date).
Comment fonctionne la priorité ? Vous devez rentrer un nombre entre 1 et 9999. Plus le nombre est petit, plus la règle sera prioritaire. Ex : une règle avec la priorité 1 sera sélectionnée avant une règle avec la priorité 2. Si 2 règles ont la même priorité, la règle la plus ancienne aura la priorité. Vous pouvez identifier leur ancienneté par rapport à leur ID Workelo (visible dans l'export).

5) Impact lors d’une création de parcours
- Création automatique via intégration avec un outil tiers : la règle permet la sélection du modèle correspondant aux critères reçus. Puis, le flux applique le modèle aux parcours.
- Création manuelle : la règle permet la sélection du modèle correspondant aux critères reçus. Puis, vous pouvez choisir de garder ou non cette sélection avant de l'appliquer au parcours en poursuivant la création de celui-ci.
Questions fréquentes ❓

Est‑ce que les règles fonctionnent aussi à pour la création manuelle ?
Oui. Les règles sélectionnent un modèle lors de la création manuelle, que vous pouvez ensuite enlever si nécessaire au moment de la création du parcours.
Peut‑on exporter les règles ?
Oui, vous pouvez exporter vos règles en format csv pour les analyser.
Que faire si je ne vois pas l’onglet Automatisations ?
Vérifiez votre droit d’accès ou contactez votre interlocuteur Workelo pour l’activer sur votre compte.

Bonnes pratiques de maintenance 🧰
- Faites un audit trimestriel des règles pour mettre à jour vos règles si nécessaire.
- Vous pouvez dupliquer vos règles pour gagner du temps dans la création.
- Si votre contexte évolue (nouvelle condition), mettez à jour vos règles avant la prochaine vague de collaborateur !
Afficher plus
Créer un parcours test 🤖
⚠️ Prérequis : L'accès à la création de parcours nécessite un rôle avec les habilitations Voir la page Parcours & Créer un parcours

🎯 À quoi sert un parcours test ?
Grâce au parcours test, vous pouvez vivre l'expérience du collaborateur avant de lancer un vrai parcours.

👉 Créer un parcours test
1. Appuyez sur le bouton "+Créer un parcours" en haut à droite de votre page Parcours
2. Choisissez le mouvement que vous souhaitez déclencher : "Intégration", "Mobilité" ou "Départ"
3. Cochez "Créer un parcours test"
4. Un alias sera automatiquement ajouté à votre adresse e-mail afin de la distinguer de votre véritable compte. Pas de panique, vous recevrez tout de même l’e-mail sur votre adresse principale !
Voilà, rien de plus simple ! Vous êtes en maintenant en train de paramétrer un parcours test 🤝.
Toutes les autres étapes sont les mêmes que la création d'un vrai parcours (Créer un parcours).
À savoir :
- ✉️ Toute personne impliquée dans le parcours recevra le premier moment de vérité, au même titre qu'un parcours normal (même les managers de kit). Il est donc conseillé de vous renseigner dans toutes les implications.
- 🧹 Il est possible de supprimer ces types de parcours en cliquant sur les 3 petits points en haut à droite > "Supprimer le parcours".
💡 Nos conseils
- Afin de conserver une page "Parcours" propre, il est fortement conseillé de supprimer les parcours tests qui ne sont plus d'actualité.
- Donnez un nom clair et précis à votre test afin de pouvoir le retrouver facilement sur votre page parcours.
- Indiquez une date d'arrivée dans le passé pour avoir déjà l'ensemble de vos actions débloquées et pouvoir tester l'ensemble des actions.
✍️ Si vous souhaitez tester la signature électronique d'un document côté boardee, il faudra vous connecter sur l'interface collaborateur en navigation privée, donc via le mail attribué automatiquement au parcours (contenant un alias), et non votre espace acteur.

💰 Pas de panique avec les parcours tests
- Les parcours tests ne vous coûteront aucun crédit de : création de parcours et signature électronique.
- Les parcours de test ne pollueront pas vos données : nous les avons exclus de la section "Analyses" (Rapports, tableau de bord, kits, Administratif).
Afficher plus
Suivre mes parcours (en tant qu'acteur) 🧑‍💻
⚠️ Pré-requis : L'accès à cet onglet nécessite d'avoir un profil Acteur actif.
Vos possibilités peuvent également être scopées selon vos périmètres.
L'accès à la création, modification de parcours, et à l'administratif, requiert des droits spécifiques.

👋 Bienvenue sur la page Parcours !
C'est l'espace central de Workelo qui vous permet de créer, suivre et piloter les parcours de vos collaborateurs.
Table des matières
ℹ️ Identifications du collaborateur
- ✋ Clôturer ou annuler un parcours
- ↩️ Rouvrir un parcours
- ✖️ Supprimer un parcours
🙋 Suivi des parcours
📌 Les filtres
ℹ️ Identifications du collaborateur
1. Prénom et Nom du collaborateur
2. Intitulé du poste
3. Organisation de rattachement
4. Adresse mail
5. Numéro de téléphone
6. Indications temporelles
7. Conseils intelligents pour vous aider à faire de ce parcours un succès
8. Possibilité de Modifier le parcours
N'hésitez pas à prendre connaissance de cet article 👉 Modifier le parcours d'un collaborateur.
9. Options supplémentaires :
- ✋ Clôturer un parcours
  
  La clôture d'un parcours entraîne l'envoi d'un mail de félicitations. Le contenu de ce mail de clôture correspond au dernier moment de vérité paramétré par vos soins.
  
  👉 Le rôle de l'employé passe alors de "Collaborateur" à "Collègue", il n'a plus accès à son parcours
  
  🔎 L'avancement du collaborateur et des acteurs dans le parcours reste consultable via la vue "Suivi" après la clôture, ainsi que l'administratif (qui disparaîtra une fois la date de purge atteinte).
- ❌ Annuler un parcours
  
  L'annulation d'un parcours n'entraîne pas d'envoi d'un mail de félicitations.
  
  👉 Le rôle de l'employé passe de "Collaborateur" à "Archivé", il n'a plus accès à son parcours.
  
  🔎 L'avancement du collaborateur et des acteurs dans le parcours reste consultable via la vue "Suivi" après l'annulation, ainsi que l'administratif (qui disparaîtra une fois la date de purge atteinte).
10. Rouvrir un parcours
🟢 Il est possible de rouvrir un parcours clos ou annulé, uniquement si la date de clôture automatique n'est pas déjà passée.
✉️ Une fois le parcours rouvert, une invitation est automatiquement envoyée au collaborateur pour l'inviter à se connecter.
📑 Si vous souhaitez simplement récupérer de l'administratif, vous n'avez pas besoin de réouvrir le parcours, vous avez accès au détail depuis "Voir son parcours" (cf suite de l'article).

11. Supprimer un parcours
🟢 Il est uniquement possible de supprimer des parcours dont le statut est "Brouillon", et les parcours test.
💡 Cela supprimera également le profil employé associé.
🙋 Pour tous les autres cas, il n'est pas possible de les supprimer. Il faut alors supprimer le profil du collaborateur depuis l'onglet "Employés" (attention, les données administratives seront perdues et non récupérables, pensez à bien tout sauvegarder avant).
⚠️ Pré-requis : L'accès à cet onglet nécessite d'avoir le droit "Modifier le référentiel employés".

🔎 Suivi des parcours
1. Onglet Suivi
👤 Collaborateur

✅ En cliquant sur "Voir son parcours", vous accédez au détail du parcours du collaborateur, et à la progression pour chaque action.
La barre de progression vous indique l'avancée du collaborateur dans son parcours :
🔵 en bleu : la progression actuelle du collaborateur
🔵⚪️ en bleu et gris rayé : la progression qu'il pourrait atteindre en fonction des actions disponibles. Si vous survolez cette zone, le pourcentage atteignable apparaîtra.
⚪️ en gris : les actions non disponibles qui se débloqueront dans le futur.

👥 Acteurs
Vous accédez à la liste des acteurs concernés par ce parcours.
✅ En cliquant sur "Voir leurs parcours", vous accédez au détail des actions côté acteurs et leur progression.

2. Onglet Administratif
Vous avez accès à la liste des formulaires et documents inclus dans le parcours du collaborateur. Cette liste peut être filtrée par Type ou par Ordre d'apparition.
🔎 Pour chaque formulaire et document, le statut (À venir / Bloqué / En cours / À valider / Complété / Signé / Téléchargé) et les responsables sont visibles. Pour avoir plus de détails sur le statut, passez votre curseur dessus.
💡 Le changement de responsable d'un formulaire se fait uniquement depuis cet onglet.
📥 Les champs et fichiers renseignés dans les formulaires (uniquement) peuvent être téléchargés en une fois (format ZIP) via le bouton "Télécharger le dossier administratif". Cet extract ne concerne pas les ressources de type Document.
📋 Ouvrir et gérer un formulaire

Cliquez sur un formulaire pour ouvrir sa modale de suivi. Celle-ci s'affiche dans l'un des deux modes suivants :

👁️ Mode Aperçu (par défaut) Les champs sont en lecture seule. Depuis ce mode, vous pouvez :
- ✅ Soumettre le formulaire
- 📥 Télécharger les réponses
- ✏️ Passer en mode Édition
- 🔄 Réinitialiser le formulaire s'il a déjà été validé
✏️ Mode Édition Les champs sont modifiables. ⚠️ Si des champs obligatoires sont vidés sur un formulaire Complété ou À valider, celui-ci repasse automatiquement au statut En cours.

💾 Les modifications sont enregistrées uniquement au clic sur le bouton "Enregistrer", ce qui vous permet de revenir à l'état précédent si besoin. Des alertes vous préviennent en cas de modifications non enregistrées.

📊 Progression et statuts

La progression d'un formulaire est calculée sur la base des champs obligatoires uniquement. Tous les champs obligatoires doivent être remplis pour soumettre le formulaire et le faire passer au statut Complété ou À valider.

📜 Activité

La modale intègre un onglet Activité pour tracer l'historique du formulaire : qui l'a complété, validé, refusé ou réinitialisé, et à quelle date.
3. Onglet Retours
Vous trouverez les réponses aux questionnaires (si vous y êtes autorisé), et :
- Pour les parcours d'intégration et de mobilité
Vous avez accès aux "pulse-check" sélectionnés lors des moments de vérité.
- Pour les parcours de départ
Vous avez accès au retour d'expérience du collaborateur, à l'entretien de sortie, et à l'espace de passation.

📌 Les filtres
✨ Filtres intelligents
- Parcours actifs : L'ensemble des employés vivant un parcours sur la plateforme.
  (Statut : "Programmé", "Invitation envoyée" ou "En cours")
- Administratif incomplet : Tous les parcours actifs ayant au moins un formulaire ou document non complété dont l’échéance est dépassée depuis 7 jours ou plus.
- Parcours à risque : Tous les parcours actifs présentant des signes de décrochage avancé ou ayant donné une réponse négative à l’un des moments de vérité au cours des 21 derniers jours.
- Parcours en bonne voie : Tous les parcours actifs sans risque identifié et/ou dont l’administratif n'est pas en retard.
🔎 Filtres avancés
Les filtres appliqués sont sauvegardés localement et seront conservés lors de votre prochaine session
⭐️ Mes parcours : Tous les parcours dans lesquels vous êtes impliqué, que ce soit en tant qu’acteur ou parce que vous avez une action à effectuer ou à suivre.
🧪 Parcours tests : Tous les parcours fictifs créés via la fonctionnalité "Parcours test".
📆 Jour J : La définition du Jour J pour un parcours dépend de son moment clé :
- la date d’arrivée, pour l’onboarding.
- le premier jour, pour le crossboarding.
- la date de départ, pour l’offboarding.
👤 Statut : Les différents états d’un parcours au cours de son expérience
- Brouillon, parcours en cours de construction, dont l’invitation n’a pas encore été envoyée ni programmée.
- Programmé, parcours finalisé, avec une invitation planifiée pour être envoyée ultérieurement au collaborateur.
- Invitation envoyée, l’invitation a été envoyée au collaborateur, mais celui-ci n’a pas encore créé son compte.
- En cours, le collaborateur a créé son compte et progresse dans son parcours.
- Cloturé, le parcours est terminé et les accès du collaborateur ont été désactivés.
- Annulé, le moment clé du collaborateur ne se concrétisera pas ou a été interrompu. Les accès ont également été désactivés.
🔗 Moment clé : Le moment vécu par le collaborateur :
- Intégration
- Mobilité
- Départ
🏢 Organisation : Le niveau de rattachement de votre collaborateur (niveau le plus bas de votre référentiel)
📄 Formulaires : Affichez les parcours correspondant à l’un des critères suivants liés :
- Incomplet, liste des parcours qui n'ont pas encore finalisé leurs formulaires présents dans leur dossier administratif.
- À valider, liste des parcours en attente de validation d'un formulaire dans leur dossier administratif.
- Complet, liste des parcours qui ont complété la totalité des formulaires présents dans leur dossier administratif. Vous pouvez ici rapidement les consulter, les modifier et les télécharger.
Afficher plus
Créer le parcours d'un collaborateur 👣
⚠️ Prérequis : L'accès à la création de parcours nécessite un rôle avec les habilitations "Voir la page Parcours" & "Créer un parcours"

Table des matières
👨‍💻 Créer un parcours
1. 🫆 Compléter les identifications
2. 🧩 Choisir le(s) modèle (s)
3. 👥 Choisir les acteurs
4. 🔎 Détails du parcours
5. 🏁 Récapitulatif
🏓 Grâce à la fonctionnalité de suivi de l'activité, vous pouvez retracer facilement quel item a été ajouté, retiré, remplacé ou modifié, à quel moment, par quel utilisateur !

👨‍💻 Créer un parcours
Pour commencer un nouveau parcours, appuyez sur le bouton "+Créer un parcours" en haut à droite de votre page Parcours, puis choisissez le moment clé que vous souhaitez déclencher.
1. Intégration
- Nouvel employé : Vous êtes directement redirigé vers la page d'identification du futur collaborateur, à compléter.
- Employé déjà existant dans votre base : Cliquer sur 🔍Rechercher un collaborateur, puis sélectionnez son nom.
  🙋Il faut que cet employé n'ait pas un parcours d'onboarding actif, et que son rôle ne soit pas "Archivé".
2. Mobilité
La création d'un parcours de mobilité est similaire à l'intégration, vous pouvez créer un parcours pour un employé déjà présent dans Workelo. Ses informations existantes seront alors réutilisées.
- Si l'employé n'est pas dans le référentiel employé, vous devrez le créer un en cliquant sur "Ajouter un collaborateur".
- Pour un employé existant dans le référentiel, il faudra renseigner son nouveau poste et sa nouvelle organisation. Ces informations seront automatiquement mises à jour sur sa fiche employée à la date de début de sa mobilité (arrivée dans la nouvelle organisation ou début de son nouveau poste).
  
  🙋 Si l'employé ne fait pas encore partie de votre organisation, vous ne pourrez le récupérer qu'en renseignant son adresse e-mail exacte dans le champ (pour des raisons de sécurité).
  
  💡 Avant de crossboarder un employé d'une organisation à une autre, assurez-vous que son ancienne organisation a bien pris le temps de réattribuer ses missions dans tous les parcours où il peut être impliqué.
  
  Pour une mobilité complexe (avec des actions à effectuer par l'ancienne et la nouvelle organisation), nous recommandons un cumul de parcours :
  
  - L'ancienne organisation crée un parcours de départ.
  
  - La nouvelle organisation lance un parcours de crossboarding (pour son arrivée).
3. Départ
À l'instar d'un parcours de mobilité, vous pouvez créer un parcours de départ pour un employé déjà existant dans le référentiel. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le créer en cliquant sur "Ajouter un collaborateur".
Les informations existantes seront alors réutilisées par défaut, cependant vous pouvez les modifier.
ℹ️ Plus d'informations sur les fonctionnalités propres aux parcours de départ dans la documentation dédiée : Les spécificités de l'offboarding.

🫆 Compléter les identifications
L'étape d'identification est la première étape de création de parcours. Elle vous permet de renseigner les informations essentielles associées au collaborateur, notamment son adresse mail et la date du mouvement.
- Pour l'intégration d'un collaborateur cette étape est obligatoire.
- Pour les mobilités / départs où le collaborateur aurait déjà un profil créé dans Workelo, vous pourrez récupérer ses informations simplement en entrant son adresse mail dans le champ prévu à cet effet. Dans le cas contraire, vous pourrez entrer ses informations en cliquant sur le bouton "Ajouter un collaborateur".
🧪 Vous souhaitez créer un parcours test ? Consultez l'article suivant : Créer un parcours test 🤖

Suivez les étapes :
1. Complétez les différentes informations. Les informations précédées d'un astérisque (*) sont obligatoires :
- Nom et prénom du collaborateur
- Adresse mail : c'est sur cette adresse que le collaborateur recevra son invitation de connexion et qui lui servira d'identifiant de connexion pour se connecter à la plateforme
- Poste : définissez le poste du collaborateur
- Organisation : choisissez l'organisation dans laquelle le collaborateur fait partie
- ...Champ(s) d'identification spécifique(s) à votre entreprise
2. Définissez aussi la date du mouvement du collaborateur
Cette date permettra notamment de calculer toutes les échéances de votre modèle quand vous l'appliquerez.
📆 Si le parcours est déclenché après la date renseignée :
- Les moments de vérité et les évènements peuvent être impactés.
- Les notifications des évènements planifiés avant cette date (contenant l'invitation à place dans son agenda), ne seront pas envoyées.
- Les communications fixées avant cette date seront envoyées au lancement du parcours.
3. Une fois l'ensemble des champs renseignés, cliquez sur "Suivant". Vous vous trouvez maintenant à l'étape du choix d'un modèle.

🧩 Choisir le(s) modèle(s)
Les modèles vous permettent en quelques clics d'appliquer automatiquement des actions - administratif, kit, tâche, contenu, quiz, réunion, entretien de sortie... - dans le parcours.
👉 Avant de commencer, assurez-vous que les différents modèles ont bien été définis dans votre bibliothèque : Paramétrer un modèle
✨ Il est possible de créer des règles de sélection automatique des modèles.
📑 Dans le cas où plusieurs modèles sont appliqués sur un parcours, l'ordre des actions va être défini selon :
- Si le modèle est paramétré avec une priorité dans l'onglet "Automatisations"
  → Alors voir section "4) Gérer la priorité de vos règles" de l'article concerné (ici).
- Si le modèle est paramétré dans l'onglet "Automatisations" mais sans niveau priorité renseigné
  → L’ordre sera défini par l'ancienneté de la règle associée au modèle.
  👉 Pour connaître cela, il faut se fier à l'ID rule présent dans le fichier d'export des règles.
- Si le modèle n'est sujet à aucune règle → l'ordre des actions associées dépendra de l'ordre d'application des modèles dans le parcours.
💡 Vous pouvez combiner plusieurs modèles (ex. : un modèle socle commun + un modèle spécifique au type de contrat). Dans ce cas, les actions communes placées à la même date ne seront appliquées qu'une seule fois.

👥 Choisir les acteurs
Chacun de ces acteurs sera associé à une description disponible à droite de l'acteur concerné.
À savoir :
- 👥 Un acteur peut être renseigné sur plusieurs implications, en revanche cela est déconseillé car peut provoquer des écarts en cas de modifications du parcours (voir documentation associée : Modifier un parcours).
- 🙋Un acteur est obligatoire à partir du moment où une des actions du modèle appliqué fait appel à celui-ci (en dehors du RH, qui lui est toujours obligatoire).
- 🚔 Notez que les droits des utilisateurs sur les parcours dépendent de leur rôle sur Workelo, et non de leur implication dans le parcours (voir documentation : Comprendre les rôles et les droits).
💡Il existe 5 acteurs sur Workelo, il n'est pas possible d'en ajouter de nouveaux, ou de renseigner plusieurs personnes sur une même implication.

🔎 Détails du parcours
Une fois votre(vos) modèle(s) appliqué(s), l'ensemble des actions ont automatiquement été cadencées dans le parcours et rattachées à son responsable !
Vous pouvez :
- Visualiser le rendu d'une action en cliquant sur la ligne associée.
- Ajuster une action (modifier une échéance, remplacer un responsable...) [👉 Modifier le parcours d'un collaborateur], en supprimer ou en ajouter une nouvelle.
💡 Bonne pratique : Bien contrôler que les actions sont attribuées aux bonnes personnes, au bon moment, avant de passer à l'onglet suivant !

🏁 Récapitulatif
Assurez-vous que votre parcours est complet en consultant le récapitulatif de cette page et visualisez les invitations qui seront envoyées à l'ensemble des acteurs impliqués.
Cliquez ensuite sur Finaliser en bas de la page pour lancer le parcours !
Afficher plus

Comprendre la notion d'acteur 👤

👥 Être acteur d'un parcours

Un employé est acteur d'un parcours lorsqu'on lui donne une implication.

Il existe 5 implications (acteurs) par défaut dans Workelo :

L'implication RH
L'implication Responsable administratif
L'implication Manager
L'implication Contributeur
L'implication Parrain (hors offboarding)

🎭 Il est possible que les implications listées ici ne correspondent pas à ceux de votre compte. C'est parce qu'ils ont été personnalisés par votre entreprise (voir documentation : Personnaliser mes acteurs).

La seconde façon d'être impliqué dans un parcours est d'être désigné nominativement sur une des actions.

Exemple : une action qui doit être réalisée toujours par la même personne peu importe l'employé ou le modèle appliqué.

Bon à savoir :

✅ Un acteur est obligatoire à partir du moment où une des actions/ressources du modèle appliqué fait appel à celui-ci (en dehors du RH, qui lui est toujours obligatoire).
🔢 Il n'est pas possible de créer un acteur (implication) supplémentaire, ou de renseigner plusieurs employés pour une même implication.

🙋 Différencier 'Acteur' et 'Rôle'

La notion d'acteur est différente de celle de rôle !

Acteur 👇

Rôle 👇

L'implication donne des actions sur un parcours.

Exemple : Je suis manager du parcours de Cathy, les actions associées à cet acteur me sont donc rattachées.

Le rôle donne des droits : ce que je peux voir et faire sur Workelo (voir Comprendre les rôles et les droits)

Exemple : Mon rôle me permet d'avoir accès à l'administratif, mais pas à la modification des parcours lancés.

💡Par conséquent : Je peux avoir un rôle "RH" tout en étant le Manager de mon collaborateur.
Ou encore avoir un rôle "Administrateur" tout en étant le Parrain d'une recrue.

🥸 Quel rôle peut être acteur

Il n'est pas possible de renseigner en tant qu'acteur sur un parcours, un employé n'ayant pas un rôle suffisant pour accomplir ses actions.

En fonction de la famille de rôle à laquelle il appartient, certaines implications sont possibles et d'autres non (voir : notion de famille de rôle) :

Un rôle de la famille Administrateur/Owner peut avoir toutes les implications dans un parcours ;
Un rôle de la famille RH peut avoir toutes les implications dans un parcours ;
Un rôle de la famille Manager peut avoir les implications : Manager, Contributeur, Parrain ou être désigné nominativement dans un parcours ;
Un rôle de la famille Collègue peut avoir les implications : Contributeur, Parrain ou être désigné nominativement dans un parcours ;
Un rôle de la famille Collaborateur ne peut pas être acteur d'un parcours. Il faudra alors lui attribuer un autre rôle pour créer son espace acteur (voir : cumuler les espaces).

Afficher plus

Notifications liées aux parcours (côté collaborateur et acteur) ✉️
⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources, des moments de vérité, ainsi que la création de parcours, requiert les habilitations : Accès aux ressources, Accès aux moments de vérité et Créer un parcours. Vos possibilités, en plus, peuvent être scopées sur votre environnement.

Sommaire
ℹ️ Vue d'ensemble
👨‍🎨 Lancement du parcours
🙋 Les relances
📄 Validation des formulaires administratifs
🔗 Clôture du parcours

ℹ️ Vue d'ensemble
Workelo utilise un système de notification par mail pour prévenir vos employés qu'ils ont une action à réaliser sur la plateforme ! Le schéma ci-dessous récapitule les principales notifications envoyées aux collaborateurs (boardee, RH, Manager,..) tout au long d'un parcours :

👨‍🎨 Lancement du parcours
Après avoir construit le parcours d'un boardee, vous arrivez sur la fenêtre de finalisation.
Au moment de cliquer sur le bouton "Finaliser" , plusieurs notifications vont être envoyées :
1. Invitation de connexion
Workelo va notifier par mail le collaborateur ainsi que les :
- les différents acteurs impliqués dans son parcours,
- les personnes avec au minimum 1 action à réaliser dans le parcours (kit, tâche, ...) .
Cette notification permet d'informer les utilisateurs de la mise en place de Workelo et de renvoyer vers un lien de création de compte si l'utilisateur ne s'est jamais connecté.
```
🙋 Les collaborateurs n'ayant pas créé leur compte sont relancés chaque mardi.
```
📆 Dans les invitations envoyées aux implications (acteur) Manager et RH (uniquement), un ICS au jour J est inclus, permettant de placer un rappel dans l'agenda. Ce paramétrage n'est pas personnalisable à ce jour.
2. Rappel de fin de période d'essai
Une invitation (sous forme d'ICS) de rappel de fin de période d'essai est inclus dans le premier moment de vérité "Invitation au parcours" envoyé aux implications (acteur) Manager et RH (uniquement) à J-30.
ℹ️ Il est envoyé à partir du moment où une date de fin de période d'essai est renseignée pour la recrue concernée.
👉 En cas de modification de la date d'arrivée du collaborateur, les ICS placés dans les calendriers ne seront pas modifiés automatiquement.
💡 Cette invitation est une fonctionnalité système non modifiable/personnalisable.
3. Invitation aux événements
Workelo va notifier par mail les différentes personnes invitées à des événements dans le parcours des collaborateurs.
Si un acteur est invité à plusieurs événements, il recevra un seul et unique mail avec les invitations groupées (ICS groupés) qu'il pourra ensuite ajouter à son agenda (Gmail, Outlook, etc.).

🙋 Les relances
Workelo a mis en place un système de relance par mail pour faire en sorte que personne n'oublie les actions à réaliser !
1. Côté Collaborateur
Le collaborateur recevra un mail de notification bi-hebdomadaire (mardi et jeudi) s'il a des actions sont à réaliser (tâche, contenu, etc.).
✉️ Les collaborateurs n'ayant pas créé leur compte sont relancés 1 fois par semaine, le mardi.
💡 Les collaborateurs sont relancés pour leur parcours jusqu'à 30 jours après l'échéance d'une action non réalisée.
2. Côté Acteurs (RH, Manager, etc.)
Un acteur recevra un mail de notification hebdomadaire (mardi) s'il a des actions en retard (tâche, contenu, kit, etc.), à 10h (heure locale de son organisation).
ℹ️ Une action côté acteur est considérée comme en retard à partir de J+1 de sa date de rattachement. Pour plus de détails 👉 Suivre ses actions côté acteur.
💡 Les acteurs sont relancés jusqu'à 30 jours après l'échéance d'une action non réalisée.

📄 Validation des formulaires administratifs
L'acteur "responsable administratif" du parcours (uniquement) , est notifié lorsqu'un formulaire ayant la mention "à valider" a été complété par le collaborateur.
La complétion de formulaire ne possédant pas cette mention, ne déclenche en aucun cas de notification au responsable administratif du parcours.

🔗 Clôture du parcours
Lorsque le RH décide de clôturer le parcours d'un collaborateur, un mail de notification est envoyé au collaborateur (en intégration et en mobilité) et au Manager.
1. Côté Collaborateur
Le collaborateur recevra un mail de félicitations pour la bonne complétion de son parcours d'intégration (Moment de vérité = "clôture du parcours").
2. Côté Manager et RH
Le manager et le RH du collaborateur recevront un mail les informant de la clôture du parcours.
Afficher plus
Modifier le parcours d'un collaborateur ✏️
⚠️ Pré-requis : L'accès à la modification de parcours nécessite le droit "Modifier un parcours"
🏓 Si vos accès le permettent, vous pouvez retracer toutes les modifications effectuées via l'interface de suivi de l'activité.
Sommaire
📆 Décaler le jour-J
👥 Remplacer un acteur
🧩 Ajouter une action
📝 Modifier une action
✖️ Supprimer une action
ℹ️ FAQ

📆 Décaler le jour-J
1. Dans la barre d'onglets à gauche, cliquez sur "parcours"
2. Sélectionnez le collaborateur souhaité dans la liste
3. La page du parcours s'ouvre sur la droite. Cliquez sur le bouton "Modifier";
4. Rendez-vous sur la première étape : "Identification";
5. En bas de page, modifiez la date;
Une fenêtre s'ouvre pour vous proposer de cocher :
- 'Conserver la date initiale des actions' : Par défaut les actions seront recadencées selon la nouvelle date.
- 'Notifier les acteurs du parcours de ce changement' : Par défaut, aucun acteur n'est notifié en cas de changement de date.
  ✉️ Il est uniquement possible de notifier les acteurs (càd les personnes mentionnées dans la section "Acteurs"), et non les autres personnes impliquées dans le parcours ou le collaborateur.
🙋 Les actions ajoutées manuellement dans un parcours (hors modèle), ne seront pas déplacées automatiquement car elles sont associées à une date précise et non un cadencement. Il faut le faire manuellement.

👥 Remplacer un acteur du parcours
1. Cliquez sur l'étape "Acteurs" et modifier l'adresse email du Manager ou du RH. Une fois le mail modifié, cliquez sur "Suivant";
2. Par défaut, les actions seront réassignées vers le nouveau responsable, sauf si vous cochez "Conserver X comme responsable des actions".
👮‍♀️ Pour des raisons de sécurité, il n'est pas possible de réattribuer la signature d'un document, même si celui-ci n'a pas encore été généré en signature ! Il faut réinitialiser la ressource dans le parcours (la retirer puis la remettre).
3. Cliquez ensuite sur "Suivant", puis contrôlez manuellement la bonne répartition des actions.
👋 Point d'attention si vous avez une même personne avec plusieurs implications (Exemple : Manager et Parrain), une action est rattachée à un utilisateur et non une implication.

💡 Imaginons que, selon le modèle que vous appliquez à un parcours, une action X doit être attribuée à l’acteur "Parrain". Dans le cas présent, c’est Monsieur Y qui a cette implication dans le parcours. Or, Monsieur Y est aussi l’acteur "Manager".
- Résultat : l’action X ne sera pas liée à l’implication "Parrain", mais directement à Monsieur Y. Autrement dit, le système retient la personne, pas l'implication.
Maintenant, si vous changez le "Parrain" en mettant Madame Z à la place de Monsieur Y, et que vous ne cochez pas l’option qui propose que l'acteur initial garde les actions, Workelo va réattribuer l’action X à Madame Z.
- Pourquoi ? Parce qu’au moment de l’attribution, l’action X était rattachée à Monsieur Y en tant que personne, et non à l’implication "Parrain". Le système ne fera donc pas de distinction sur le rôle initial et transférera bien l’action.
✍️ Dans ce type de situation, il faut donc privilégier la réattribution manuelle.
🧩 Ajouter une action
Vous arrivez ensuite sur les étapes traitées dans l'article Créer un parcours dans lesquelles vous pouvez venir ajouter, modifier ou supprimer des éléments particuliers comme lors de la création du parcours.
Rendez-vous à l'étape "Détails du parcours".
En cliquant sur un des onglets, vous pourrez alors ajouter un élément :
1. Formulaire
Vous pouvez à cette étape ajouter ou supprimer des formulaires administratifs demandés au collaborateur
2. Kit
Choisissez les différents kits et matériels à préparer pour l'arrivée de votre collaborateur.
3. Contenu
Vous pouvez à cette étape :
- Ajouter ou supprimer les contenus auxquels votre nouveau collaborateur aura accès lors de son parcours
- Ajuster le cadencement dans le temps du contenu en déterminant une date de mise à disposition et durée de pour réaliser / marquer ce contenu comme terminé.
Vous pouvez ainsi assurer la bonne montée en compétences de votre collaborateur !
4. Quiz
Un quiz peut être intégré au parcours de votre collaborateur.
5. Tâches
Cette étape regroupe l'ensemble des tâches et jalons à réaliser pendant le parcours pour l'entreprise ou pour le nouveau collaborateur.
Vous pouvez associer à cette tâche : un lien web ou un fichier.
6. Évènements
Ajouter les évènements qui viendront rythmer la période d'intégration.
7. Adresse mail
Ajouter des adresses mails préremplies que pourront envoyer les acteurs du parcours à différents collaborateurs.
8. Dirigez-vous vers la page de finalisation en cliquant sur "Suivant".

📝 Modifier une action
À l'étape "Détails du parcours", dans l'onglet désiré, apparaissent les éléments du modèle associé à ce collaborateur. En cliquant sur les éléments, vous pourrez alors la modifier.

✖️ Supprimer une action
Pour supprimer une action du parcours, cliquez sur la corbeille à droite du bloc. Confirmez ensuite la suppression dans la fenêtre qui s'ouvre.

🏁 Finaliser le parcours
N'oubliez pas de repasser par l'onglet "Finalisation" et d'appuyer sur le bouton "Finaliser" pour notifier des ajouts et modifications les parties prenantes concernées.

ℹ️ Questions fréquentes
- Quand peut-on modifier un parcours ?
L'édition d'un parcours est possible à tout moment, que ce soit avant ou après la finalisation, ou même après le jour d'arrivée ou de départ du collaborateur.
- Qui peut modifier un parcours ?
Les rôles "RH" sauf si les droits d'administration ont été adaptés pour votre organisation. Néanmoins, vous ne pouvez voir et modifier que les parcours de vos collaborateurs qui sont dans votre périmètre d'action, souvent défini par région ou département.
- Une ou plusieurs actions ne sont pas attribuées à la bonne personne
Des écarts d'attributions d'actions peuvent être expliqués par plusieurs éléments :
1. Modification d'un ou de plusieurs acteurs dans un parcours (dans le cas où les actions sont réattribuées, ce n'est plus le rôle initial qui est rattaché à l'action, mais la personne initialement impliquée).
2. Modification du modèle après lancement d'un parcours (un certain nombre de modifications ne sont pas prises en compte, voir Paramétrer un modèle de parcours)
3. Modification manuelle du rattachement d'actions depuis le parcours.
4. Réattribution d'une ou de plusieurs actions par l'utilisateur initialement renseigné comme responsable (voir Réattribuer ses actions)
Afficher plus
Valider les formulaires d'un parcours 📁
⚠️ Pré-requis : L'accès à la validation de l'administratif requiert le droit "Voir les données administratives".

Lorsqu'un formulaire possède la mention A valider, une action de validation est attendue côté RH une fois que le collaborateur l'a complété.
La validation peut se faire à deux endroits :
- Au niveau du parcours (Page Parcours > cliquez sur le collaborateur > Retrouvez le formulaire dans la section Administratif)
- Depuis l'onglet d'analyse en masse (voir la documentation dédiée)
Vous avez alors deux possibilités : Refuser ou Valider le formulaire.
🙅 Si vous le refusez,
- vous pouvez alors ajouter une petite note qui sera envoyée en complément de la notification auprès du collaborateur (Il est possible de revenir sur cette décision en cliquant sur les 3 petits points > "réinitialiser").
- l'action de complétion du formulaire sera réouverte côté collaborateur afin qu'il réalise les ajustements souhaités et qu'il vous le soumette une nouvelle fois.
💁 Après la validation du formulaire,
- le collaborateur en est notifié par mail
- Il est toujours possible de modifier un champ de formulaire (uniquement côté acteur), en cliquant sur Modifier
- Il est possible de télécharger le formulaire (Page Parcours > cliquez sur le collaborateur > cliquez sur la section Administratif > Télécharger)
- Lorsqu'un formulaire a été validé, il apparaît alors en Complété.
Afficher plus
Différence entre clôturer et annuler un parcours 🚪
⚠️ Pré-requis : L'accès à cet onglet requiert le droit "Clôturer ou annuler le parcours".
1. Clôturer un parcours
✉️ La clôture d'un parcours entraîne l'envoi :
- D’un mail de félicitations pour le collaborateur.
  Le contenu de ce mail correspond au dernier moment de vérité paramétré par vos soins.
- D'un mail automatique et non personnalisable, pour le manager et le RH du parcours.
L'employé va passer du rôle "Collaborateur" au rôle "Collègue". Il n'aura plus accès à la plateforme sans être spécifiquement re-invité.
L'avancement du collaborateur et des acteurs dans le parcours reste consultable via la vue "Suivi" après la clôture, ainsi que l'administratif (qui disparaîtra une fois la date de purge atteinte).

2. Annuler un parcours
✉️ L'annulation d'un parcours n'entraîne pas d'envoi de mail (ni au collaborateur ni aux acteurs).
Le rôle de l'employé passe de "Collaborateur" à "Archivé" dans le référentiel employés. Il n'a plus accès à la plateforme sans être spécifiquement invité.
L'avancement du collaborateur et des acteurs dans le parcours reste consultable via la vue "Suivi" après l'annulation, ainsi que l'administratif (qui disparaîtra une fois la date de purge atteinte).
✍️ Contrairement à la clôture, l'annulation ne peut être que manuelle (sauf si un flux spécifique est paramétré sur le compte).
Afficher plus

Page : Parcours 🧑‍💻

Introduction ✨

Étapes pas à pas 👣

1) Consulter les règles

2) Créer une règle

3) Gérer vos règles (éditer, dupliquer, supprimer)

4) Gérer la priorité de vos règles

5) Impact lors d’une création de parcours

Questions fréquentes ❓

Bonnes pratiques de maintenance 🧰

🎯 À quoi sert un parcours test ?

👉 Créer un parcours test

💡 Nos conseils

💰 Pas de panique avec les parcours tests

Table des matières

ℹ️ Identifications du collaborateur

✋ Clôturer un parcours

❌ Annuler un parcours

10. Rouvrir un parcours

11. Supprimer un parcours

🔎 Suivi des parcours

📌 Les filtres

✨ Filtres intelligents

🔎 Filtres avancés

Table des matières

👨‍💻 Créer un parcours

🫆 Compléter les identifications

🧩 Choisir le(s) modèle(s)

👥 Choisir les acteurs

🔎 Détails du parcours

🏁 Récapitulatif

👥 Être acteur d'un parcours

🙋 Différencier 'Acteur' et 'Rôle'

🥸 Quel rôle peut être acteur

Sommaire

ℹ️ Vue d'ensemble

👨‍🎨 Lancement du parcours

🙋 Les relances

📄 Validation des formulaires administratifs

🔗 Clôture du parcours

Sommaire

📆 Décaler le jour-J

👥 Remplacer un acteur du parcours

🧩 Ajouter une action

📝 Modifier une action

✖️ Supprimer une action

🏁 Finaliser le parcours

ℹ️ Questions fréquentes

Need help?