Automatiser la sélection de ses modèles ⚡️

⚠️ Pré‑requis : disposer du droit "Modifier les règles d'automatisation", et avoir au moins un modèle de parcours créé sur le compte.

Introduction ✨

Les règles de sélection automatique des modèles permettent de choisir automatiquement le bon modèle lors de la création d’un parcours, qu’elle soit automatique (via intégration avec un outil tiers) ou manuelle. Résultat : moins d’erreurs, plus de cohérence, un vrai gain de temps !

• Où ? Depuis l'onglet Compte > ⚡️ Automatisations.
• Pour qui ? Les utilisateurs ayant le droit associé. Si ce n'est pas votre cas, contactez le chef de projet de votre entreprise !
• Quand l’utiliser ? Dès que la sélection d'un modèle dépend de critères répétitifs (socle, entité, pays, type de contrat,...)

 

Étapes pas à pas 👣

1) Consulter les règles

• Allez sur Compte > ⚡️ Automatisations

• Consultez la liste des règles existantes. Utilisez la recherche ou le filtre selon un moment‑clé pour trouver rapidement une règle déjà existante.

2) Créer une règle

1. Cliquez sur Créer une règle.
2. Choisissez le modèle que vous souhaitez sélectionner automatiquement
   • Si aucune condition n’est sélectionnée, le modèle sera sélectionné par défaut sur les parcours.
3. Sinon, choisissez une condition à appliquer selon :
   • Identification : un champ que vous avez précédemment personnalisé dans Compte > Identification (type : liste déroulante). Paramétrer un champ d'identification 🫆
     • Par exemple, si un champ est « Type de contrat » avec une option « CDI », vous pouvez sélectionner automatiquement un modèle uniquement si le type de contrat est CDI.
   • Organisation : appliquez la condition selon l’une des organisations de votre compte.
     • Par exemple, si l’une de vos organisations correspond au pays, vous pouvez sélectionner automatiquement un modèle pour les collaborateurs rattachés à ce pays.
   • Donnée source : Ce sont des informations nécessaires à la création du parcours que vous ne souhaitez pas conserver ni modifier dans Workelo, dans le cadre d’une intégration avec un outil tiers uniquement.
     • Par exemple, si email_hr = @rhworkelo.eu alors sélectionner automatiquement un modèle RH.

 

3) Gérer vos règles (éditer, dupliquer, supprimer)

• Depuis la liste, utilisez Éditer, Dupliquer ou Supprimer pour maintenir vos règles à jour.
• Astuce : dupliquez une règle proche pour gagner du temps lorsque 1 ou 2 critères changent.
   

4) Gérer la priorité de vos règles

Vous pouvez définir une priorité sur vos règles pour définir l'ordre dans lequel vos modèles vont être sélectionnés.

Si la règle sur le modèle A est prioritaire par rapport à la règle du modèle B, alors le modèle A sera sélectionné avant le modèle B et donc les actions du modèle A apparaîtront avant celles du modèle B (pour une même date).

Comment fonctionne la priorité ? Vous devez rentrer un nombre entre 1 et 9999. Plus le nombre est petit, plus la règle sera prioritaire. Ex : une règle avec la priorité 1 sera sélectionnée avant une règle avec la priorité 2. Si 2 règles ont la même priorité, la règle la plus ancienne aura la priorité. Vous pouvez identifier leur ancienneté par rapport à leur ID Workelo (visible dans l'export).

5) Impact lors d’une création de parcours

• Création automatique via intégration avec un outil tiers : la règle permet la sélection du modèle correspondant aux critères reçus. Puis, le flux applique le modèle aux parcours.
• Création manuelle : la règle permet la sélection du modèle correspondant aux critères reçus. Puis, vous pouvez choisir de garder ou non cette sélection avant de l'appliquer au parcours en poursuivant la création de celui-ci.

Questions fréquentes ❓

Est‑ce que les règles fonctionnent aussi à pour la création manuelle ?

Oui. Les règles sélectionnent un modèle lors de la création manuelle, que vous pouvez ensuite enlever si nécessaire au moment de la création du parcours.

Peut‑on exporter les règles ?

Oui, vous pouvez exporter vos règles en format csv pour les analyser.

Que faire si je ne vois pas l’onglet Automatisations ?

Vérifiez votre droit d’accès ou contactez votre interlocuteur Workelo pour l’activer sur votre compte.

Bonnes pratiques de maintenance 🧰

• Faites un audit trimestriel des règles pour mettre à jour vos règles si nécessaire.
• Vous pouvez dupliquer vos règles pour gagner du temps dans la création.
• Si votre contexte évolue (nouvelle condition), mettez à jour vos règles avant la prochaine vague de collaborateur !