Paramétrer des champs de formulaires (informations) ℹ️

⚠️ Pré-requis : Le paramétrage des informations requiert l'habilitation 'Accès aux champs de formulaires'.

🧑‍💻 Créer ou modifier un champ

Allez dans l'onglet "Compte" puis cliquez sur "Champs personnalisés"

Cliquez sur "Ajouter un champ" > "Pour vos formulaires"

• Saisissez un nom pour cette information.

• Ajoutez une description (champ facultatif), qui permettra d'aider le collaborateur dans la complétion du formulaire. Par exemple :

  ➡️ Des précisions sur ce que vous attendez du collaborateur : document à compléter ou à signer, copie recto / verso de la carte d'identité, ...

  ➡️ Des précisions sur le format attendu : Par exemple pour Adresse "N°, voie, CP, ville,.."

  ➡️ Les raisons pour lesquelles vous demandez cette information :
  Par exemple, pour le champ "Adresse du centre de sécurité sociale" : "Cette adresse nous permettra de contacter votre caisse d'assurance maladie locale en cas d'accident de travail ou de trajet".

• Ajoutez un Identifiant technique 

  💡 Il permet de transformer ce champ en variable dans le cadre d'une communication, page sécurisée ou d'un document à signer.

  🫆 L'identifiant technique ne doit pas contenir d'espace ou de caractères spécifiques en dehors de "_". La variable associée sera nommée grâce à cet identifiant.

• Sélectionnez le(s) environnements(s)

  ℹ️ L'information ne peut être utilisée que sur des formulaires qui partagent le(s) même(s) périmètre(s).

• Choisissez le format attendu de la réponse (voir section suivante) dans le menu déroulant

• Cliquez sur "Enregistrer"

ℹ️ Les différents formats

1. Des champs de type Texte

Il s'agit de champ libre pour renseigner du texte. Exemple : Nom, prénom, adresse...

Soyez le plus précis possible dans la description de l'information (cf la section précédente).

💡 Idéal pour recueillir des éléments comme l’adresse, le numéro de téléphone,...

💬 Pour personnaliser le format de texte accepté (Regex) :

1. Activez l'option via la petite coche
2. Créez un format à l'aide du lien proposé
3. Copiez le format Regex dans le champ
4. Testez votre règle en tapant une valeur dans le champ prévu à cet effet, pour vérifier qu'elle réponde bien à votre besoin

2. Des champs de type Date

Le collaborateur pourra sélectionner une date dans un agenda, comme une date de naissance par exemple.

💡 idéal pour avoir le bon format pour une date de naissance, une date d’ancienneté,...

3. Des champs de type Liste Déroulante

Le collaborateur pourra sélectionner une réponse parmi une proposition de choix.

💡 idéal pour contraindre le choix de réponse au collaborateur. Par exemple sur sa situation familiale, s’il a une personne à charge, oui/non...

Gérer les options de votre liste déroulante

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour faciliter la gestion de vos options :

• Ajout en masse : importez des milliers d'options en une seule fois lors de la création ou de la modification de votre liste, en copiant collant vos options directement dans l'encadré (un libellé par ligne).
• Identifiants techniques des options : ajoutez ou modifiez un identifiant technique sur chaque option (utile dans le cadre d'une intégration à un outil tiers) en cochant l'option et en séparant le libellé de l'identifiation technique par une virgule dans l'encadré.
• Tri alphabétique : ordonnez vos options en un clic pour une meilleure lisibilité.
• Téléchargement : exportez la liste complète de vos options au format fichier.

🛜 Vous pouvez également créer, mettre à jour et supprimer vos options en autonomie via API. Voir nos recettes API prêtes à l'emploi.

4. Des Fichiers à déposer

Ce champ permet au collaborateur d’ajouter un ou plusieurs fichiers dans le formulaire.

 💡 Idéal pour récupérer des documents de type : Carte d'identité, RIB ou Carte Vitale par exemple

Options avancées

Deux paramètres supplémentaires peuvent être ajoutés selon vos besoins :

1. Formats de fichiers acceptés
Vous pouvez restreindre les formats de fichiers que le collaborateur peut déposer en cochant la ou les cases correspondantes.
Par exemple, si vous avez coché 'pdf' et 'docx', le responsable qui va compléter son formulaire pourra charger uniquement des fichiers au format 'pdf' et 'docx'.

2. Fichier modèle à compléter
Un modèle de document peut être mis à disposition du responsable de la complétion du formulaire. Il pourra le télécharger, le compléter, puis le redéposer dans ce même champ (ex. : une fiche de renseignement).
 

 

🙋 Bon à savoir :

• 🧩 Un champ est une brique indépendante d'un formulaire. Si un champ est modifié, tous les formulaires dans lesquels il est impliqué seront impactés.
• ✍️ Les formulaires ne concernent que des documents que vous devez récupérer auprès du collaborateur.
  ➡️ Pour tout document que vous souhaitez communiquer au collaborateur, il faut paramétrer une ressource de type Document ou Contenu.
  ➡️ Pour tout document qui doit être signé électroniquement, il faut utiliser la fonctionnalité associée.
• 🧪 Il est conseillé de tester ses formulaires via un parcours test pour reproduire des conditions réelles, avant de l'appliquer sur des modèles ou véritables parcours.