⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources nécessite l'habilitation 'Accès aux ressources' avec la mention "Modifier".
Les communications permettent de fluidifier les échanges entre toutes les parties prenantes d’un parcours.
Cette fonctionnalité offre la possibilité de préremplir des e-mails ou SMS, qui pourront être envoyés manuellement ou automatiquement à un instant T du parcours.
Table des matières
✉️ Envoi manuel : action côté acteur
📱Envoyer une invitation de connexion par SMS
✍️ Créer une communication
Pour partir d'une page blanche, cliquez sur l'onglet Bibliothèques > Ressources > + Créer une ressource > Communication. Sinon, dupliquez une communication existante.
Lors du paramétrage de cette ressource, plusieurs champs sont à remplir :
- Titre : le titre de l'action qui s'affichera pour le responsable
- Identifiant technique (facultatif)
- Le ou les Environnement(s)
-
Type de communication : mail, SMS ou page sécurisée
🙋Si vous souhaitez créer une page sécurisée, rendez-vous dans cet article dédié ! - Avancé : ☑ Cette communication invite au parcours
- Destinataire(s) : le nouveau collaborateur, un acteur du parcours, une personne nominative interne ou externe. Si vous sélectionnez plusieurs destinataires chacun recevra 1 mail dédié (ne fonctionne pas comme une mise en copie cc).
- Objet : l'objet du mail qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire
- Image d'en tête (facultatif)
- Corps : le contenu de la communication qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire
- Pièce jointe (facultatif)
💡 Le mode d'envoi (Manuel ou Automatique) est à définir au niveau du modèle (voir documentation correspondante).
Des variables par défaut sont à votre disposition pour permettre au responsable de l'action de gagner du temps à la réalisation de l'action :
- @prénom_responsable : le prénom du responsable de l'action d'envoi d'email
- @nom_responsable : le nom du responsable de l'action d'envoi d'email
- @email_responsable : le mail du responsable de l'action d'envoi d'email
- @prénom_collaborateur : le prénom de la nouvelle recrue
- @nom_collaborateur : le nom de la nouvelle recrue
- @email_collaborateur : le mail de la nouvelle recrue
- @jour_j : la date d'arrivée de la nouvelle recrue
- Variables personnalisées (voir section suivante 👇)
💡 Créer une variable personnalisée
Il est possible de créer vos propres variables en partant d'un champ personnalisé.
Lors du paramétrage de votre champ, il faut :
- renseigner une identification technique.
- cocher la mention ☑ Utiliser ce champ pour les communications
Pour en savoir plus sur le paramétrage des :
- Champs de formulaires 👉 Voir cet article
- Champs d'identifications 👉 Voir cet article
📄 Il est uniquement possible de faire remonter un champ de formulaire de type Fichier à déposer, via une page sécurisée, cela ne l'est pas via une communication classique.
🙋 Exemple de paramétrage d'une communication :
✉️ Envoi manuel : action côté acteur
Une fois la ressource ajoutée à un modèle et utilisée dans un parcours, le responsable verra l'action remonter dans sa liste.
💡 Rendez-vous dans cet article pour en savoir plus sur la réalisation des acteurs côté acteur.
En cliquant sur l'action, il peut :
- Envoyer directement la communication
- Modifier l'objet, le corps, l'image d'en tête ou encore la pièce jointe de la communication avant de l'envoyer
- Supprimer la communication dans le cas où il ne souhaite finalement pas l'envoyer
💡 Si vous rencontrez des difficultés pour envoyer une communication depuis vos actions, nous vous invitons à vérifier la pièce jointe associée. Voici quelques points à contrôler :
- Poids du fichier : Assurez-vous qu’il ne dépasse pas la taille maximale autorisée (10 Mo).
- Format du fichier : Vérifiez que le format est bien pris en charge (par exemple : PDF, JPEG, etc.).
- Intégrité du fichier : Assurez-vous que la pièce jointe n’est pas corrompue ou endommagée
📱Envoyer une invitation de connexion par SMS
Il est possible d'envoyer une invitation de connexion par SMS.
Pour cela, il faut :
- Cocher la mention "cette communication invite au parcours" lors du paramétrage de la ressource
- Ajouter la variable
@connexiondans le corps de la communication, pour placer le lien
💡 Si le numéro de téléphone du collaborateur n'est pas renseigné, le SMS ne partira pas.
ℹ️ Les modalités d'envoi
- Quand une communication en mode "automatique" est placée "au lancement du parcours", elle sera envoyée le lendemain à 10H (fuseau horaire de l'organisation).
- Si la communication est ajoutée dans une semaine précise du parcours/modèle, la communication partira à 10h le jour renseigné (fuseau horaire de l'organisation).
- Si le parcours est lancé à postériori de l'échéance d'envoi de communications automatiques, ou qu'une communication est ajoutée et positionnée dans le passé après lancement du parcours, elle partira le lendemain de la date d'ajustement à 10H (fuseau horaire de l'organisation).
💡 Les bonnes pratiques
-
Si l'envoi est automatique, choisissez des titres explicites permettant d'identifier facilement l'objet de la communication dans votre processus. Si l'envoi est manuel, optez pour des titres clairs destinés à la personne chargée d'envoyer cette communication,, accompagnés d'instructions dans le titre.
Exemples : ”Rappel des informations pour le Jour J côté recrue” ; “Envoyer les informations au service IT, ajouter les destinataires et le matricule dans le corps du mail” -
Rédigez un objet de mail qui met en avant l'intérêt et l'importance de votre message. L'objet sera la première chose que le destinataire verra, il doit donc être accrocheur et incitatif.
Exemples : “Bienvenue chez Workelo” ; “Nous avons hâte de t’accueillir” ; “Demande EPI pour @prénom_collaborateur @nom_collaborateur” - Dans le corps de la communication, qu'il s'agisse d'un e-mail ou d'un SMS, vous avez la possibilité de personnaliser le message à l'aide de variables qui seront automatiquement remplacées par les informations réelles du collaborateur. Ces variables vous permettent d'automatiser et de personnaliser vos communications de manière efficace. Pour les communications par e-mail, vous pouvez également ajouter des pièces jointes si nécessaire.
Exemple : “Bonjour @prénom_collaborateur👋,
Toute l'équipe est ravie de t’accueillir le @jour_j parmi nous ! Pour ton premier jour, nous t'accueillons à 9 h 15 pour prendre un café/thé avant de commencer ta journée, ton manager sera là pour t’accueillir à l’entrée. Pas besoin de prendre ton déjeuner, un déjeuner d’accueil est déjà prévu avec ton équipe ! Pour le dress code : casual !
À très bientôt"