⚠️ Pré-requis : avoir le droit de modifier les ressources du partagé et / ou de son périmètre.
Grâce à la fonctionnalité Page sécurisée, partagez facilement et de manière sécurisée certaines informations d’un collaborateur à des personnes externes au parcours.
La Page sécurisée est un type de ressource communication. Pour rappel, il existe 3 types de communication : le mail, le SMS et la Page sécurisée.
Cet article vous aide à créer et paramétrer une communication de type page sécurisée.
✨ Les avantages
- 👮 Sécurité : elle permet de partager des informations de façon plus sécurisée qu'un simple mail. Les informations sensibles ne figurent pas directement dans le mail mais sont accessibles grâce à un lien sécurisé qui expire au bout de 7 jours.
- 🤸 Flexibilité : elle permet d'inclure de multiples informations comme les données clés du collaborateur, de son parcours, et les informations déjà remplies dans des formulaires.
- 📄 Fichier : contrairement aux communications classiques, elle permet de transmettre des fichiers récupérés via des formulaires sur les parcours.
Cette fonctionnalité offre donc une solution tout aussi pratique que le mail mais plus complète et sécurisée pour partager des informations sensibles avec des tiers.
💬 Les cas d'usage les plus fréquents
Nous avons observé plusieurs cas d'usage chez nos clients qui utilisent des Pages sécurisées :
- Demande de création de badge avec la photo téléchargeable dans la Page sécurisée (information de type fichier dans le formulaire) ;
- Demande de préparation d'une visite médicale à l'arrivée ;
- Envoi d'un fichier déposé via un formulaire à une personne extérieure à Workelo.
1. Créer une Page Sécurisée
- Créez une ressource de type Communication depuis l'onglet Bibliothèques > Ressources ;
- Sélectionnez le type de communication Page sécurisée puis paramétrez votre communication comme une communication classique :
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Sélectionnez les destinataires de la page. Vous pouvez renseigner n'importe quelle adresse mail.
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Éditez le corps de la page sécurisée et ajoutez les variables de votre choix : variables liées au parcours, et issues des formulaires (voir documentation : paramétrer un formulaire et ses informations).
- Prévisualisez le contenu de la Page sécurisée en cliquant sur Aperçu.
- Enregistrez votre communication !
Vous n'avez plus qu'à appliquer cette nouvelle ressource dans un modèle ou directement dans un parcours ! Nous conseillons de mettre une personne en charge de valider le contenu et l'envoi de la page (voir section suivante).
💡 Une fois la communication enregistrée, vous ne pouvez plus changer le type de communication. En ce sens, il n'est pas possible de transformer une communication classique en page sécurisée, ou inversement. Il faudra alors en créer une nouvelle.
2. Valider une Page sécurisée
Les communications peuvent être envoyées automatiquement (au lancement du parcours ou à un certain jour du parcours) ou manuellement. Dans le second cas, vous devez sélectionner un responsable (RH, manager...) pour valider le contenu et l'envoi de la communication.
Valider la communication devient une action du parcours de l'acteur responsable de cette validation.
Quelques précisions :
- En ouvrant l’action, le responsable peut modifier les destinataires, l’en-tête et le contenu de la page.
- Le responsable peut générer un aperçu de la page avec les variables remplacées. Si une variable n’est pas remplacée, c’est soit qu’elle n’existe pas, soit qu’elle n’a pas encore été remplie.
- Une fois la communication envoyée, son contenu est alors figé et non modifiable.
💡 Bonne pratique : si votre page contient des variables issues de formulaires, nous recommandons fortement l'envoi manuel.
En effet, son envoi ne peut être conditionné à la présence des champs requis. En mode automatique, la communication peut donc partir avant que certaines informations de formulaires aient été remplies (et donc les variables remplacées).
3. Être notifié(e) du partage d'une Page sécurisée
Les personnes destinataires reçoivent par mail une notification les invitant à ouvrir la page. L'objet du mail contient le titre de la Page sécurisée.
ℹ️ Comme les autres notifications, le mail est aux couleurs de votre entreprise.
✉️ Les personnes destinataires reçoivent un mail pour accéder à la page. Chaque destinataire a un lien personnel qui lui donne accès à la page pendant 7 jours. Au-delà, la personne sera invitée à se renvoyer un nouveau lien.
❓FAQ
- Est-ce que les variables d’informations issues des formulaires sont valables pour d’autres types de communication que la Page sécurisée ?
Oui, on peut utiliser les variables issues des formulaires pour une communication de type email ou une communication de type SMS.
- Est-ce que la communication sera envoyée automatiquement même si les variables ne sont pas toutes remplacées ?
Oui. C'est pourquoi nous recommandons de mettre un responsable qui doit valider la communication avant envoi pour être sûr que tout soit OK (plutôt qu’en mode automatique). Lors de la validation, le responsable verra les variables remplacées ou non.