⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources, des moments de vérité, ainsi que la création de parcours, requiert les habilitations : Accès aux ressources, Accès aux moments de vérité et Créer un parcours. Vos possibilités, en plus, peuvent être scopées sur votre environnement.
Sommaire
📄 Validation des formulaires administratifs
ℹ️ Vue d'ensemble
Workelo utilise un système de notification par mail pour prévenir vos employés qu'ils ont une action à réaliser sur la plateforme ! Le schéma ci-dessous récapitule les principales notifications envoyées aux collaborateurs (boardee, RH, Manager,..) tout au long d'un parcours :
👨🎨 Lancement du parcours
Après avoir construit le parcours d'un boardee, vous arrivez sur la fenêtre de finalisation.
Au moment de cliquer sur le bouton "Finaliser" , plusieurs notifications vont être envoyées :
1. Invitation de connexion
Workelo va notifier par mail le collaborateur ainsi que les :
- les différents acteurs impliqués dans son parcours,
- les personnes avec au minimum 1 action à réaliser dans le parcours (kit, tâche, ...) .
Cette notification permet d'informer les utilisateurs de la mise en place de Workelo et de renvoyer vers un lien de création de compte si l'utilisateur ne s'est jamais connecté.
🙋 Les collaborateurs n'ayant pas créé leur compte sont relancés chaque mardi.📆 Dans les invitations envoyées aux implications (acteur) Manager et RH (uniquement), un ICS au jour J est inclus, permettant de placer un rappel dans l'agenda. Ce paramétrage n'est pas personnalisable à ce jour.
2. Rappel de fin de période d'essai
Une invitation (sous forme d'ICS) de rappel de fin de période d'essai est inclus dans le premier moment de vérité "Invitation au parcours" envoyé aux implications (acteur) Manager et RH (uniquement) à J-30.
ℹ️ Il est envoyé à partir du moment où une date de fin de période d'essai est renseignée pour la recrue concernée.
👉 En cas de modification de la date d'arrivée du collaborateur, les ICS placés dans les calendriers ne seront pas modifiés automatiquement.
💡 Cette invitation est une fonctionnalité système non modifiable/personnalisable.
3. Invitation aux événements
Workelo va notifier par mail les différentes personnes invitées à des événements dans le parcours des collaborateurs.
Si un acteur est invité à plusieurs événements, il recevra un seul et unique mail avec les invitations groupées (ICS groupés) qu'il pourra ensuite ajouter à son agenda (Gmail, Outlook, etc.).
🙋 Les relances
Workelo a mis en place un système de relance par mail pour faire en sorte que personne n'oublie les actions à réaliser !
1. Côté Collaborateur
Le collaborateur recevra un mail de notification bi-hebdomadaire (mardi et jeudi) s'il a des actions sont à réaliser (tâche, contenu, etc.).
✉️ Les collaborateurs n'ayant pas créé leur compte sont relancés 1 fois par semaine, le mardi.
💡 Les collaborateurs sont relancés pour leur parcours jusqu'à 30 jours après l'échéance d'une action non réalisée.
2. Côté Acteurs (RH, Manager, etc.)
Un acteur recevra un mail de notification hebdomadaire (mardi) s'il a des actions en retard (tâche, contenu, kit, etc.), à 10h (heure locale de son organisation).
ℹ️ Une action côté acteur est considérée comme en retard à partir de J+1 de sa date de rattachement. Pour plus de détails 👉 Suivre ses actions côté acteur.
💡 Les acteurs sont relancés jusqu'à 30 jours après l'échéance d'une action non réalisée.
📄 Validation des formulaires administratifs
L'acteur "responsable administratif" du parcours (uniquement) , est notifié lorsqu'un formulaire ayant la mention "à valider" a été complété par le collaborateur.
La complétion de formulaire ne possédant pas cette mention, ne déclenche en aucun cas de notification au responsable administratif du parcours.
🔗 Clôture du parcours
Lorsque le RH décide de clôturer le parcours d'un collaborateur, un mail de notification est envoyé au collaborateur (en intégration et en mobilité) et au Manager.
1. Côté Collaborateur
Le collaborateur recevra un mail de félicitations pour la bonne complétion de son parcours d'intégration (Moment de vérité = "clôture du parcours").
2. Côté Manager et RH
Le manager et le RH du collaborateur recevront un mail les informant de la clôture du parcours.