Offboarding 🙋

⚠️ Pré-requis : le moment clé Offboarding doit être activé.

🙋 Bienvenue dans l'espace dédié au paramétrage de l'offboarding. Vous trouverez ici tout ce dont vous avez besoin pour configurer et personnaliser le suivi des départs de vos collaborateurs : modèles de parcours, ressources spécifiques et rapports de suivi.

Sommaire

📖 Paramétrer le Guide de départ

💬 Paramétrer les Moments de vérité

🗂️ Créer et configurer un modèle de parcours d'offboarding

🌟 Les ressources spécifiques à l'offboarding

• 📋 L'Entretien de sortie
• 🔍 Le Retour d'expérience
• 🤝 L'Espace de passation
• 🎓 L'option Alumni
• 📦 Les ressources communes (tâches, contenus, kits, formulaires…)

🔗 Imbriquer plusieurs modèles de départ

📊 Suivre les rapports dédiés à l'offboarding

🎥 Vidéo tutorielle

📖 Paramétrer le Guide de départ

Le Guide de départ est le livret numérique mis à disposition du collaborateur dès sa première connexion. Il est entièrement personnalisable et se compose de deux sections :

• Section "Général" : présente les informations clés pour accompagner le collaborateur dans son départ (procédures internes, contacts utiles, étapes importantes…).
• Section "FAQ" : permet de répondre aux questions les plus fréquentes des collaborateurs qui partent (solde de congés, restitution du matériel, accès aux documents RH…).

🔗 Pour aller plus loin : consultez l'article Paramétrer le guide collaborateur

💬 Paramétrer les Moments de vérité

Les Moments de vérité sont des e-mails automatiques envoyés aux collaborateurs à des instants clés de leur parcours de départ. Pour l'offboarding, trois moments sont déclenchés automatiquement :

1. Première connexion : le mail d'invitation permettant au collaborateur d'accéder à son espace Workelo.
2. La veille du départ : message envoyé avant la date effective de départ.
3. Le jour du départ : message envoyé à la date effective de départ

Pour paramétrer ces messages, rendez-vous dans Bibliothèques > Moments de vérité et personnalisez le contenu de chaque email (objet, corps du message, signature…).

🔗 Pour aller plus loin : consultez l'article Paramétrer les moments de vérité

🗂️ Créer et configurer un modèle de parcours d'offboarding

La création d'un modèle de parcours d'offboarding suit la même logique que pour l'onboarding (voir Paramétrer un modèle de parcours), avec des ressources et options spécifiques au départ.

Pour créer un modèle d'offboarding :

1. Rendez-vous dans Bibliothèques > Modèles
2. Cliquez sur "Créer un modèle"
3. Sélectionnez le moment clé "Départ"
4. Choisissez le ou les environnements concernés
5. Nommez votre modèle (ex. : "Départ CDI - Démission", "Départ CDD")

💡 Bonne pratique : Créez plusieurs modèles selon le type de départ (départ volontaire, licenciement, fin de contrat…) afin d'adapter le ton et les ressources poussées.

🌟 Les ressources spécifiques à l'offboarding

En plus des ressources classiques (contenus, tâches, quiz, questionnaires, événements, formulaires, kits), les modèles de parcours d'offboarding disposent de quatre ressources et options exclusives.

📋 L'Entretien de sortie

L'entretien de sortie est une ressource destinée au RH pour conduire un échange structuré avec le collaborateur sortant.

Créer un entretien de sortie : voir documentation dédiée.

Pour ajouter un entretien de sortie dans un modèle, cochez l'icône dédiée dans la section Options (côté acteur) puis sélectionnez l'entretien souhaité.

💡 À savoir :

• Le responsable de l'entretien de sortie est le RH par défaut ; il n'est pas possible de le modifier à ce jour.
• Il n'y a pas de versionning : si vous modifiez un entretien de sortie, les nouvelles questions écraseront les anciennes, y compris pour les entretiens déjà finalisés. Par conséquent, il est conseillé de dupliquer l'entretien existant pour en créer un nouveau si vous souhaitez modifier des questions.
• Il est retrouvable dans le profil du collaborateur et dans Analyses > Rapports > Entretien de sortie détaillé.
• Les deux premières questions de l'entretien sont obligatoires et non personnalisables, car elles alimentent le rapport "Analyse des départs" (Onglet "Analyses" > page "Rapports").
• Des sections additionnelles personnalisables : vous pouvez créer autant de sections que souhaité avec des questions en choix simple, choix multiple ou champ libre.

👀 Par défaut, seule l'implication RH peut consulter l'entretien de sortie dans le parcours. Pour tous les autres utilisateurs : il faut que leur rôle dispose du droit "Voir tous les parcours de ses environnements", pour pouvoir accéder aux entretiens de sortie complétés dans les parcours.

🔍 Le Retour d'expérience

Le retour d'expérience est un questionnaire anonyme, que le collaborateur complète directement depuis son parcours.

Caractéristiques :

• Non personnalisable : il comprend 4 questions fixes sur l'expérience du collaborateur et sa recommandation de l'entreprise.
  👉 Les 2 demandes de notation imposées par Workelo servent à alimenter le rapport "Analyse des départs" : Note expérience & Note entreprise
• Il est automatiquement ajouté à tous les parcours d'offboarding ; le collaborateur peut y accéder librement.

💡 À savoir :

• Le responsable de l'entretien de sortie est le collaborateur par défaut ; il n'est pas possible de le modifier à ce jour.
• Il n'est pas possible de modifier cette ressource ou d'en créer une autre. Si la trame ne vous convient pas il faudra alors créer un questionnaire classique, qui ne pourra être anonymisé.
• Il n'est pas possible de désactiver cette fonctionnalité sur des modèles, des environnements ou des parcours spécifiques.
  👉 Si vous souhaitez la désactiver, l'administrateur doit en faire la demande au support, cela sera valable sur l'ensemble du compte.

👀 Les réponses sont uniquement accessibles depuis le rapport "Retour d'expérience" à partir de 5 réponses, et non depuis l'onglet Retours sur les parcours (afin de respecter l'anonymat)

🤝 L'Espace de passation

L'espace de passation est un espace de partage permettant au collaborateur de documenter le transfert de ses connaissances avant son départ.

Comment l'ajouter ? Depuis le modèle de parcours, ajoutez-le via l'onglet "Ajouter une ressource" côté collaborateur.

Fonctionnement :

• Le collaborateur peut le compléter plusieurs fois jusqu'à sa finalisation.
• Une fois finalisé, il ne peut plus le modifier (lecture seule).
• L'espace peut être finalisé de deux façons :
  • Le collaborateur le finalise lui-même avant son départ.
  • Si le collaborateur est parti sans l'avoir finalisé mais que l'espace n'est pas vide, il est automatiquement finalisé.

Côté manager :

• Une action est automatiquement ajoutée au manager une fois l'espace finalisé.
• En cliquant sur cette action (qui la valide), le manager télécharge les pages de l'espace de passation.
• Ce document reste téléchargeable depuis le profil du collaborateur.

🎓 L'option Alumni

L'option Alumni permet de constituer un annuaire de contacts des anciens collaborateurs ayant accepté de rester en lien avec l'entreprise.

Comment l'activer ? Cochez l'option "Invitation à venir alumni" dans les options du modèle, ou directement à la création du parcours.

Ce que cela change :

• Une question supplémentaire est ajoutée au questionnaire de retour d'expérience : "Souhaitez-vous rester en contact avec l'entreprise ?"
• Les collaborateurs ayant accepté sont listés dans le rapport Alumni.

💡 L'option Alumni est facultative ; elle peut être activée ou non selon le type de départ (recommandé pour les départs volontaires, à éviter pour les licenciements par exemple).

📦 Les ressources communes (tâches, contenus, kits, formulaires…)

Comme pour tout modèle de parcours, vous pouvez enrichir votre modèle d'offboarding avec les ressources classiques :

• Tâches : pour cadrer les actions à réaliser (retour du matériel, signature des documents de fin de contrat, désactivation des accès IT…)
• Contenus : pour partager des informations utiles au collaborateur (procédure de solde de tout compte, présentation du réseau alumni…)
• Formulaires administratifs : pour collecter les documents nécessaires au départ (avenant de rupture, solde de tout compte…)
• Kits : pour coordonner la récupération du matériel (ordinateur, badge, téléphone, voiture de fonction…)
• Questionnaires : pour des enquêtes déclaratives spécifiques à votre process interne
• Quiz : pour des évaluations ou sensibilisations
• Événements : pour planifier l'entretien de sortie, un pot de départ, ou un point de passation avec le manager

Ces ressources fonctionnent selon les mêmes règles que pour l'onboarding (cadencement, acteurs, impacts des modifications, etc.).

🔗 Imbriquer plusieurs modèles de départ

Comme pour l'onboarding, vous pouvez combiner plusieurs modèles lors du déclenchement d'un parcours d'offboarding (ex. : un modèle socle commun + un modèle spécifique au type de départ).

Règles d'imbrication spécifiques à l'offboarding :

💡 Bonne pratique : Créez un modèle socle avec les éléments communs à tous les départs (espace passation, retour d'expérience, tâches logistiques) et des modèles spécifiques par type de départ.

📊 Suivre les rapports dédiés à l'offboarding

Workelo met à disposition 5 rapports natifs pour analyser et piloter vos parcours d'offboarding (identifiables via l'icône jaune dans la section Rapports).

Pour y accéder : Analyses > Rapports

💡 Pour faciliter votre utilisation, nous vous conseillons de vous envoyer le rapport par email en cliquant sur l'icône dédiée afin de le recevoir directement dans votre boîte mail.

🔗 Pour aller plus loin : consultez l'article Suivre et comprendre mes rapports

🎥 Vidéo tutorielle

Pour une démonstration complète de tous les paramétrages de l'offboarding, retrouvez notre vidéo de formation : Workelo - Formation Offboarding 2025