Paramétrer un modèle de parcours 🗂️

⚠️ Pré-requis : Pour modifier des modèles, le droit "modifier les modèles de parcours" est requis.

Sommaire

🗂️ Créer un modèle

⚙️ Construire votre modèle

📑 Y ajouter des ressources

Autres sections :

• ⚙️ Impacts d'une modification sur un modèle ou une ressource, sur les parcours déjà lancés
• 💡 Nos bonnes pratiques 
• 🚀 Les particularités des modèles d'offboarding (départ)

🗂️ Créer un modèle de parcours

1. Pour créer un modèle, rendez-vous dans "Bibliothèques" > "Modèles"

2. Cliquez sur "Créer un modèle", ou dupliquez un modèle déjà existant

3. Sélectionnez le 'Moment clé'

4. Sélectionnez le(s) environnement(s)

🏢 Si vous souhaitez que le modèle soit dans le partagé : supprimer l'environnement présélectionné.

⚠️ Si vous sélectionnez plusieurs environnements :

- Chaque modification les impactera tous dans la mesure où il n'existe qu'une seule version.
- Uniquement les utilisateurs habilités à tous les environnements du modèle, auront accès à son paramétrage.
- Vous ne pourrez y ajouter que des ressources du partagé ou bénéficiant elles-mêmes de ces mêmes environnements.

5. Cliquez sur Créer

6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle 

🎨 Paramétrages disponibles depuis la page de création / modification d'un modèle :

• Choisir le cadencement en fonction du moment clé. Ainsi les actions seront positionnées dans le temps en fonction de la date sélectionnée :
  - Pour l'onboarding vous avez le choix entre la date d'arrivée et la date de fin de période d'essai.
  - Pour l'offboarding vous avez le choix entre la date de départ et la date de fin de contrat.
  - Pour le crossboarding, ce sera uniquement en fonction de la date de début.

• Pour chaque semaine, choisissez l'ordre entre les différentes actions en les faisant glisser l'un en dessous de l'autre.

• Vous pouvez également visualiser une ressource avant de l'introduire dans le modèle de parcours, en cliquant sur le petit œil.

📑 Ajouter des ressources

1. Ajouter des formulaires

Un formulaire administratif permet de regrouper un ensemble d'informations administratives (champs à saisir, documents à remplir). Vous pourrez créer un ou plusieurs formulaires que le collaborateur pourra remplir à différents moments de son parcours.
 

Paramétrages disponibles pour les formulaires depuis le modèle :

• Demander une validation : Dans le cas où le formulaire doit être contrôlé par un RH, cochez "à valider". Il sera donc notifié à complétion, et pourra le valider ou le refuser en renseignant un motif.

  🚩À savoir : Une règle sur Workelo permet de conditionner l'accès au parcours pour la recrue, à la bonne complétion d'informations administratives.

  Si un formulaire rempli les deux conditions suivantes :

  - Poussé en Au lancement du parcours

  - La mention "à valider" est activée sur le formulaire (via le modèle)

  alors tant qu'il ne sera pas complété par le collaborateur et validé par le responsable administratif, le reste du parcours sera verrouillé pour la recrue il n'aura pas donc pas accès à ses actions (voir cette documentation).

  💡 Cette règle existe dans le but de vous permettre de conditionner l'accès au parcours pour la recrue, à la bonne complétion d'informations administratives de cette dernière et de leur exactitude. Elle n'est donc pas forcément pertinente pour tous les cas d'usage liés à ce type de ressource !

• Notifier à la réalisation : Il est possible de sélectionner des destinataires qui seront notifiés à la complétion du formulaire, au niveau du modèle ou directement dans le parcours en cliquant sur la petite icône "✏️".

  💡 Si le formulaire est à valider, l'implication "Responsable administratif" sera sélectionnée par défaut et ne pourra pas être décochée.

  👀 Cette notification est uniquement à titre informatif ; elle ne donne aucun cas accès au formulaire si le destinataire n'est pas associé à un rôle lui accordant la visibilité sur l'administratif (voir documentation sur les rôles et les droits).

• Restreindre l'accès au formulaire : Cette fonctionnalité permet de protéger des données extrêmement confidentielles et sensibles (exemple : parcours d'un employé très haut placé). Pour plus d'information, rendez-vous dans l'article traitant des formulaires.

2. Ajouter des documents

📄 Les documents à télécharger et à compléter : Voir documentation associée.

✍️ Document à signer : Voir documentation associée.

3. Ajouter des Kits 

Un kit est une ressource que vous souhaitez préparer pour l'arrivée de vos collaborateurs. Une ou plusieurs personnes seront en charge de gérer ce kit (voir documentation).

Fini le balbutiement des premiers jours où aucun outil n'est prêt pour vos nouveaux collaborateurs !💪

Objectifs des kits :

• Informer et coordonner les différents responsables de kits

• Donner de la visibilité au collaborateur sur la préparation de son matériel

Exemples : Badge, ordinateur, accès outils …

4. Ajouter des Contenus

Un contenu est un support numérique (url, fichier) mis à disposition du collaborateur à un moment donné de son parcours (voir documentation).

Par exemple : peut s'agir d'un fichier pdf ou d'une vidéo.

L'objectif des contenus est de :

• Donner au collaborateur la bonne information au bon moment de son parcours

• Suivre la progression du collaborateur dans sa prise de connaissance des contenus

Les contenus vont donc assurer un accès à l'information et une bonne montée en compétences ! 💪

5. Ajouter des Tâches

Les tâches ont vocation à créer des actions spécifiques à réaliser par le collaborateur ou les acteurs. Elles peuvent contenir un lien ou un fichier en complément.

⚠️ Il n'est possible d'intégrer dans une tâche qu'un seul lien, ou qu'un seul fichier.
Si vous souhaitez partager plusieurs fichiers ou liens, il faut créer autant de tâches que d'items.

Les tâches permettent au collaborateur ou à l’acteur d’avoir un rappel sur une action à réaliser ou une information à transmettre, pour :

• Être prêt pour le jour de l’arrivée

• Faciliter la montée en compétences et la prise de poste du collaborateur

• S’assurer de la bonne réalisation des actions

Exemples :

• Inscrire le collaborateur sur le registre du personnel

• Avoir rencontré 3 clients

• Suivez nous sur Linkedin (avec le lien du Linkedin de l’entreprise en pièce jointe)

• Créer sa signature de mail

• J’ai bien reçu mon Welcome Pack

• Je m’inscris à la formation sécurité via mon intranet (avec le lien de l’intranet en pièce jointe)

• Planifier le RDV médecine du travail…

6. Ajouter des Événements 

Cette fonctionnalité permet de proposer un calendrier d’intégration qui permettra au futur collaborateur de connaître ses évènements à venir (à minima lors de sa 1ère et 2ème semaine d’intégration) et donc favoriser son engagement.

Planning à découvrir - Mon agenda d'intégration".

🕙 Il est possible de sélectionner un fuseau horaire.

6.1. Type d'évènements

Vous pouvez ajouter un événement depuis la vue "Collaborateur" ou "Acteurs" de votre modèle.

Il y a 2 types d'événements que vous pouvez ajouter à un modèle : 

• Un événement prévu à un cadencement fixe. Par exemple : pour tous les collaborateurs, le jour de l'arrivée à 9h, un petit-déjeuner d'accueil est prévu pour le collaborateur.

• Un événement qui sera à planifier par un des acteurs (RH, manager, ...). Par exemple : point de fin de période d'essai à planifier par le manager.

6.2. Objectifs d'un évènement

Nous vous conseillons d'utiliser les événements dans vos modèles pour 4 cas d'usage principaux :

1. Les formations présentielles (à cadencer comme les formations e-learning)

2. Les points réguliers avec le manager et/ou le RH
   Nos conseils : points en face-à-face quotidien ou presque la première semaine, hebdomadaire sur le premier mois, et plus sporadique jusqu’à la fin de la période d’intégration

3. Intégration à l’équipe : réunions/activités de team building
   Nos conseils : rencontrer chaque membre de l’équipe pour faire connaissance et commencer à tisser des liens, organiser des repas/café de cohésion

4. Intégration à l’entreprise
   Nos conseils : organiser des visites et découvertes des autres métiers, activités et sites de votre société pour que l'onboardee comprenne mieux son rôle.

6.3. Paramétrage d'un évènement

• Titre de l'évènement : Définissez l'objet de la réunion.

• Participants : Vous pouvez ajouter autant de participants que vous le souhaitez, du moment que ces participants sont déjà dans le référentiel employés de votre compte Workelo. Soit en sélectionnant une implication (RH par exemple) ou en écrivant le nom de l'employé.
  👤 Le collaborateur est par défaut dans tous les événements.

• Lieu : Précisez le lieu où se tiendra l'événement

• Date et heure de réalisation :
  2 options sont disponibles : "Choisir la date" ou "Laisser l'organisateur choisir la date" :
  Option 1️⃣ : Définir la date en fonction de la date d'arrivée du collaborateur. Par exemple si vous créez un événement Semaine 1 Jour 1 de 9h à 10h, le collaborateur aura le jour de son arrivée automatiquement l'événement indiqué.
  Option 2️⃣ : Laisser l'organisateur choisir la date de l'événement.
  Si vous ne connaissez pas la date à laquelle aura lieu l'événement, vous pouvez laisser l'organisateur choisir cette date. Vous aurez alors à sélectionner une date de réalisation de l'action de planification.
  L'organisateur aura de son côté une action de planification de l'événement. Le collaborateur et les autres participants seront informés de l'événement par mail incluant une invitation à ajouter dans leur agenda, qu'une fois celui-ci planifié par l'organisateur.
  🌟 L'organisateur est identifiable dans la partie "participants". Vous pouvez modifier l'organisateur en cliquant sur l'étoile à côté du participant.

• Objectifs : Vous pouvez indiquer les objectifs de la réunion et/ou tout commentaire utile pour aider les participants à être prêt pour le rendez-vous.

💡 Nos conseils : Planifiez les évènements sur les 1ère et 2ème semaines d’arrivée : cela permet au collaborateur de savoir avant même son arrivée qu’il a déjà des moments d’échanges avec des membres de l’entreprise. Au delà, les RDV se font directement dans les agendas professionnels.

Quelques exemples : Planifiez des formations, points de suivi, café informel, déjeuner et petit déjeuner d’accueil, rencontre avec le buddy,… Vous pouvez laisser l’organisateur choisir lui même la date et l’heure de l’évènement si besoin.

7. Ajouter des Quiz

Un quiz est un élément que vous allez pouvoir déclencher ponctuellement à la fin d'une série de formations ou d'une période de mouvement pour suivre la compréhension du collaborateur sur son parcours (voir documentation associée).

8. Ajouter des Questionnaires

Un questionnaire est une suite de questions à destination du collaborateur uniquement. Il est destiné à demander des informations spécifiques au collaborateur ou à récupérer du feedback sur son parcours par exemple (voir documentation associée).

👥 Les résultats de ces questionnaires ne pourront être visibles que pour les personnes sélectionnées via le modèle.

🚩 La section Questionnaire est uniquement disponible côté collaborateur et non acteur, car cette ressource est uniquement destinée aux boardees.

9. Ajouter des Communications et des pages sécurisées

Une communication sera par défaut en "automatique", cependant il est possible de renseigner un responsable via le modèle pour que son envoi devienne manuel (voir documentation associée pour les communications ici, et pour les pages sécurisées ici.).

👀 Les modules "Livret d'accueil" et "Planning à découvrir"

Ses actions ne peuvent être supprimées des modèles, elles sont là par défaut.

En revanche, si vous ajoutez plusieurs modèles sur un même parcours, il n'y aura pas de doublon (elles fusionneront).

 

⚙️ Impacts d'une modification sur un modèle ou une ressource, sur les parcours déjà lancés

1️⃣ Édition d'un modèle

Lorsque vous éditez un modèle de parcours (Préférences > Modèles), les parcours déjà lancés ne sont pas impactés.

Cas d'usage :

• Je modifie l'échéance d'un contenu dans un modèle = pas d'impact

• J'ajoute une nouvelle ressource dans un modèle = pas d'impact

• Je supprime une ressource d'un modèle = pas d'impact

Seuls les nouveaux parcours lancés à partir de la date d'édition (ajout / modification / suppression) bénéficieront des ajustements réalisés.

Cette règle s'applique à l'ensemble des ressources d'un modèle (administratif, kit, contenu, quiz, questionnaire, email, tâche, événement).

2️⃣ Édition d'une ressource

✅ Lorsque vous éditez une ressource, les modèles de parcours contenant cette ressource sont mis à jour (exemple : ajout d'une question dans un questionnaire, alors le(s) modèle(s) contenant ce questionnaire sont mis à jour).

✅ Lorsque vous modifiez une ressource, les parcours lancés contenant cette ressource sont également mis à jour dans les cas suivants uniquement :

• Vous modifiez un kit : les modifications (renommage, changement de logo) seront visibles
• Vous modifiez un contenu : les modifications (renommage, remplacement de lien ou document) seront visibles
• Vous modifiez une information administrative associée à un formulaire administratif : les modifications (renommage, remplacement de modèle, ajout d'option liste déroulante) seront visibles
• Vous modifiez une communication : les modifications (renommage, changement de texte, de destinataires, d'objet) seront visibles (sauf si celle ci est à envoyer par un responsable et que celui ci a déjà ouvert l'action)
• Vous modifiez un quiz : les modifications (renommage, ajout de question) seront visibles
• Vous modifier le fichier dans un document : les modifications seront visibles

❌ en revanche, lorsque vous éditez un questionnaire ou un formulaire, les parcours lancés contenant ces ressources ne sont pas mis à jour.

💡 Toute suppression de ressource impacte les parcours lancés : l'élément ne sera plus disponible.

⚠️ Les modifications impactent les éléments non débutés / réalisés par le collaborateur

Ex : je modifie un quiz qu'un collaborateur est en train de réaliser, il ne bénéficiera pas de la nouvelle version

💡 Nos bonnes pratiques

Nous vous conseillons de créer 2 types de modèles : 

• un modèle socle, générique et commun à tous vos collaborateurs
• des modèles spécifiques, personnalisables par bloc métier, type de contrat, BU, ... (ex : Commercial, Sécurité, ...).

Vous pourrez ainsi choisir lors de la création d'appliquer votre modèle socle + un spécifique métier + un spécifique contrat par exemple !

Attention à ne pas mettre des actions en double : Par exemple, une même action dans votre modèle socle et dans votre modèle spécifique.

⭐️ Durant le préboarding

Un parcours d’intégration peut débuter à semaine -4 et se finir à S+12 par exemple, en fonction du nombre d’éléments que vous souhaitez pousser.
Il faut un maximum d’actions en préboarding afin de stimuler et d’engager le collaborateur. 
Une dizaine d’actions maximum par bloc de semaine afin de ne pas surcharger le futur collaborateur
Varier les ressources : contenus, formulaires, quiz, questionnaires,…
1 à 2 questionnaires en préboarding (par exemple pour se présenter auprès de son équipe)
1 à 2 quiz en préboarding (sensibilisation sujets RSE/Handicap/Sécurité et challenge des connaissances sur l’entreprise)
2 formulaires en préboarding

👉 Célébrer et confirmer le choix

Grâce aux moments de vérité qui sont envoyés automatiquement vous pouvez adresser un message à votre futur collaborateur. Vous pouvez également paramétrer une ressource communication email célébrant l’arrivée du collaborateur avec des informations clés, une semaine avant son arrivée.

👉 Stimuler l'intérêt et l'engagement

Proposez à vos collaborateurs des contenus attrayants pour découvrir l’entreprise, son futur environnement de travail, ses futurs outils,… des invitations à des événements en amont (accueil du 1er jour par le manager, 1er point de suivi manager/collaborateur, petit déjeuner d’équipe, déjeuner avec son buddy, café informel,...). Proposez un livret d’accueil attractif et 1 ou 2 quiz, par exemple un quiz à semaine -2 de l’arrivée qui sensibilise le collaborateur sur les moyens mis en place en termes de RSE & handicap et un quiz à semaine -1 de l’arrivée qui challenge les connaissances du collaborateur sur l’entreprise. Préparer un welcome pack grâce au kit…

👉 Faciliter la connexion sociale

En fournissant des informations sur l’histoire de l’entreprise, l’organigramme, un mail envoyé par le manager, des témoignages,…

👉 Préparer la prise de poste de manière proactive

Donner de la visibilité : grâce aux contenus, présentez les outils et les processus internes
Gérer les frictions opérationnelles : 2 formulaires en préboarding, a minima 1 au moment de la 1ère connexion pour établir le contrat de travail, les autres formulaires qui ne sont pas prioritaires peuvent être poussés plus tard afin de ne pas freiner le collaborateur.

⭐️ Au premier jour

Vigilance sur le 1er jour du collaborateur : le but est de continuer à l’accompagner sans le surcharger face à la découverte de son poste.

• Informer : grâce aux évènements que le collaborateur est attendu pour des points d’accueil
• Remettre le welcome pack, les accès, le matériel de bureau
• Faites des rappels grâce aux tâches, par exemple pour vérifier qu’il a bien reçu son welcome pack, qu’il a créé sa signature, découvert l’intranet,…
• Proposer un questionnaire autour de la satisfaction sur le recrutement

⭐️ Durant l'Onboarding

En onboarding, il faut récolter du feedback et faire monter en compétences le collaborateur. Généralement, il y a moins d’actions en phase d’onboarding car beaucoup de choses se feront directement sur place. 

👉 Récolter du feedback

Il est essentiel de recueillir régulièrement l’avis des nouveaux arrivants pour ajuster leur intégration. Cela peut se faire à travers 3 ou 4 questionnaires progressifs, comme un feedback sur le processus de recrutement dès la première semaine, un rapport à chaud après deux semaines, un rapport d’étonnement après deux mois, et enfin un questionnaire sur les besoins en formation vers la 12ème semaine. Ces points permettent d’adapter le parcours d'intégration et d'identifier d'éventuelles améliorations.

👉 Accompagner la montée en compétences

L'onboarding est une opportunité pour développer les compétences du collaborateur .L’objectif est d’accompagner le collaborateur dans sa prise de poste en l’aidant à acquérir rapidement les compétences nécessaires. Cela peut inclure des actions concrètes, comme proposer des contenus spécifiques sur les outils de l’entreprise, les politiques internes (cooptation, primes) et les processus pratiques (déclaration des notes de frais, demandes de congés, etc.). Cela aide à aligner rapidement le nouvel arrivant avec les procédures et la culture de l'entreprise.

👉 Maintenir des objectifs viables

Il est recommandé de définir des actions claires à réaliser chaque semaine pour éviter que le collaborateur ne se retrouve sans objectifs. Par exemple, mettre en place trois actions par semaine tout en gardant une certaine flexibilité, avec certaines semaines sans tâches spécifiques. Ce rythme permet de maintenir l'engagement tout en assurant une progression régulière.

👥 Les actions côté acteurs

Vous pouvez attribuer des actions à un acteur qui sera désigné ultérieurement ou à une personne nominative. 

Pour les acteurs vous avez le choix entre, RH, Responsable administratif, Manager, Contributeur et Parrain : ces personnes seront désignées au moment du déclenchement du parcours de la recrue dans Workelo. Vous avez la main pour modifier l’intitulé de ces acteurs si nécessaire (exemple : renommer responsable administratif par gestionnaire paie). 

💡Préparer le bureau de votre collaborateur pour son arrivée -> tâche à faire par le manager, celui-ci sera désigné nominativement ultérieurement

Vous pouvez sinon attribuer des actions à une personne précise directement : par exemple, vous pouvez attribuer une tâche à une adresse mail générique ou une personne, uniquement si c’est toujours cette même personne ou ce même service qui s’occupe de cette tâche dès lors que le modèle est appliqué à un collaborateur.

💡Préparer l'ordinateur et les accès pour le nouveau collaborateur -> à faire par le service informatique, c’est toujours eux qui auront cette action à faire donc je peux directement mettre le mail du service comme responsable.  

🚀 Les particularités des modèles d'offboarding (départ)

Les modèles de parcours d'offboarding (départ) incluent quelques ressources spécifiques (voir documentation).