Modèles 📕

L’expérience collaborateur ne se limite pas à la simple intégration d’un nouveau talent. Elle se construit tout au long de son parcours : de son arrivée, jusqu’à son départ, en passant par la mobilité interne.

Dans cet article, nous vous présentons les trois solutions que propose Workelo afin de couvrir toutes les étapes cruciales et les transformer en opportunités stratégiques pour les RH et les collaborateurs. 

• Onboarding : optimisez l'intégration de vos nouvelles recrues
• Crossboarding : un levier clé pour la mobilité interne 
• Offboarding : gérez sereinement les départs

Vous trouverez également une vidéo en fin d'article expliquant comment ces 3 modules coexistent dans Workelo.

💡 Plongez dans les bonnes pratiques, les cas d’usage concrets et les avantages offerts par chaque étape pour optimiser l’ensemble de votre parcours collaborateur avec Workelo.

🚀 L'Onboarding avec Workelo : optimisez l'intégration de vos nouvelles recrues

De la phase de préboarding jusqu'à l'intégration complète, Workelo offre la possibilité de créer des parcours personnalisés, des checklists interactives et des contenus engageants pour assurer une expérience d'accueil mémorable.

📌 Les différents cas d’usage

• Préboarding : établir un lien avec les recrues dès la signature du contrat en partageant un livret d'accueil digital, des vidéos de présentation et le planning des premiers jours.
• Onboarding : accompagner les nouveaux employés avec des checklists, des quiz interactifs, des visites virtuelles des bureaux et une FAQ basée sur l'intelligence artificielle pour répondre à leurs questions.
• Suivi de l'engagement : surveiller la progression des recrues, identifier les signaux de désengagement et recueillir des feedbacks pour améliorer continuellement le processus d'intégration.

🤝 Les avantages pour les RH

• Gain de temps : automatisation des tâches administratives, collecte en ligne des informations et synchronisation avec les SIRH existants.
• Suivi efficace : tableaux de bord clairs pour suivre la progression des parcours d'intégration et identifier rapidement les besoins d'intervention.
• Personnalisation : création de parcours d'onboarding adaptés à chaque profil, renforçant ainsi l'efficacité de l'intégration.

🧘🏽 Les avantages pour les collaborateurs

• Accueil chaleureux : accès à un livret d'accueil digital, des messages de bienvenue et des présentations de l'équipe pour se sentir rapidement intégré.
• Guidage pas à pas : checklists et rappels automatiques pour naviguer sereinement à travers les différentes étapes de l'intégration.
• Engagement interactif : contenus variés tels que des quiz, des vidéos et des visites virtuelles pour rendre l'apprentissage ludique et motivant.

💡Nos bonnes pratiques

• Commencer le préboarding tôt : établir le contact dès la signature du contrat pour créer un lien avec la recrue et réduire les risques de désistement.
• Personnaliser le parcours : adapter les contenus et les étapes en fonction du poste et du profil du collaborateur pour une intégration optimale.
• Impliquer les parties prenantes : coordonner les managers, les mentors et les équipes IT pour assurer une expérience d'onboarding fluide et complète.
• Recueillir des feedbacks : solliciter régulièrement les retours des nouveaux employés pour identifier les points d'amélioration et ajuster le processus en conséquence. 
• Utiliser la technologie : intégrer des outils digitaux comme les quiz interactifs et les visites virtuelles pour rendre l'onboarding plus engageant.

Workelo vous permet de transformer l'intégration de leurs nouvelles recrues en une expérience positive et engageante, favorisant ainsi la rétention des talents et le succès à long terme.

Mais le parcours de votre collaborateur au sein de votre entreprise ne s'arrête pas là, découvrez nos fonctionnalités de mobilité et de départ !

👩🏼‍💻 Le Crossboarding avec Workelo : un levier clé pour la mobilité interne 

Le crossboarding est la solution proposée par Workelo pour accompagner les collaborateurs lors de leur mobilité interne. Qu’il s’agisse d’une promotion, d’un changement de poste ou d’un retour de congé, la fonctionnalité assure une transition fluide et engageante pour les employés, tout en simplifiant la gestion RH.

📌 Les différents cas d’usage

• Mobilité verticale : promotion avec prise de nouvelles responsabilités.
• Mobilité horizontale : changement de poste ou de métier sans changement hiérarchique.
• Mobilité géographique : transfert vers un nouveau site de l’entreprise.
• Retour de congé longue durée : faciliter la réintégration des collaborateurs.
• Séminaires et événements : accompagnement lors de déménagements, rachats ou événements majeurs

🤝 Les avantages pour les RH

• Optimisation des coûts : grâce à une réduction des coûts de recrutement externe.
• Gain de temps administratif : processus automatisés avec formulaires, checklists et signatures électroniques.
• Suivi des progrès et des retours : questionnaires de satisfaction et rapports en temps réel pour ajuster les futures mobilités internes.
• Renforcement de la marque employeur : une gestion exemplaire de la mobilité renforce l’image interne et externe de l’entreprise.

🧘🏽 Les avantages pour les collaborateurs

• Intégration rapide et fluide : livret d’accueil, vidéos de présentation du manager, et checklist personnalisée.
• Engagement et motivation : ramification des étapes de transition, système de buddy, et célébrations des réussites.
• Écoute active des besoins : enquêtes de satisfaction et feedback recueilli à chaque étape.
• Stabilité et reconnaissance : les collaborateurs se sentent valorisés et guidés tout au long du processus, réduisant ainsi les risques de désengagement.

💡 Nos bonnes pratiques

• Personnaliser le parcours selon le type de mobilité : chaque transition est unique et nécessite un accompagnement spécifique.
• Impliquer les managers : les managers jouent un rôle clé dans la passation des responsabilités et la continuité des projets.
• Suivre les progrès via des outils tels que des checklists dynamiques et des notifications automatiques.
• Créer un environnement motivant : intégrer des éléments ludiques et valoriser les étapes clés de la transition.
• Collecter et analyser les retours pour identifier les axes d’amélioration et renforcer l’efficacité future des mobilités internes.

Le crossboarding avec Workelo transforme chaque transition interne en une opportunité d’évolution et d’engagement durable pour les collaborateurs, tout en optimisant la gestion RH. Pour en savoir plus, contactez votre Account Manager Workelo !

👋🏻 L’Offboarding avec Workelo : gérez sereinement les départs

L’offboarding chez Workelo permet d’accompagner les départs de collaborateurs de manière fluide et constructive. La fonctionnalité centralise les tâches essentielles : collecte des équipements, feedback de sortie, transmission des responsabilités et suivi post-départ. Objectif : garantir une transition positive tout en tirant parti des retours des collaborateurs.

📌 Les différents cas d’usage

• Départs volontaires : démissions, départs en retraite ou fin de CDD.
• Licenciements : fins de contrat à l’initiative de l’entreprise.
• Transitions vers d’autres entités : départ vers une autre filiale ou branche.
• Collecte de feedback : analyser les raisons du départ pour identifier les axes d’amélioration.
• Gestion du matériel et des accès : récupération des équipements et désactivation des accès informatiques.

🤝 Les avantages pour les RH

• Structuration des processus : automatisation des tâches via des checklists dynamiques et rappels programmés.
• Collecte de données précises : enquêtes anonymisées et trames d’entretien pour analyser les départs.
• Protection de la marque employeur : éviter la propagation de feedback négatif à l’extérieur de l’entreprise.
• Gain de temps : un espace passation pour maintenir la continuité des projets sans interruption.

🧘🏽 Les avantages pour les collaborateurs

• Un parcours de départ fluide : livret de départ, FAQ et notifications automatiques pour les guider.
• Reconnaissance et respect : assurer une sortie bienveillante pour maintenir un lien positif.
• Simplification des démarches administratives : tous les documents et procédures sont centralisés.
• Effet boomerang : maximiser les chances de réengagement futur ou de recommandations positives grâce à une bonne gestion du départ.

💡Nos bonnes pratiques

• Personnaliser l’accompagnement selon le type de départ : démission, fin de contrat ou licenciement, chaque situation nécessite une approche spécifique.
• Collecter systématiquement du feedback via des entretiens de sortie et des enquêtes anonymes.
• Faciliter la passation des responsabilités avec un espace dédié pour transmettre les dossiers en cours.
• Créer un annuaire d’alumni : maintenir un lien post-départ pour d’éventuels retours ou collaborations futures.
• Former les managers à bien encadrer les départs afin d’assurer une expérience humaine et constructive.

L’offboarding avec Workelo ne se limite pas à bien dire au revoir : il permet de transformer les départs en opportunités d’amélioration continue et de renforcer durablement l’image de votre entreprise. Pour en savoir plus, contactez votre Account Manager Workelo !

Depuis mon Espace Workelo, comment ces trois modules coexistent ?🤔

👉 Côté collaborateur, pour en savoir plus, je vous invite à consulter cette documentation.

⚠️ Pré-requis : avoir au moins le droit d'accès à vos bibliothèques de modèles, ressources, guides, message de bienvenue et moments de vérité.

📖 Introduction

Les bibliothèques dans Workelo contiennent tous les éléments nécessaires pour créer et personnaliser vos parcours :

• 🗂️ Les modèles

• 🧩 Les ressources

• 🔭 Les guides collaborateur

• 👨‍💻 Les guides manager

• 👋 Les messages de bienvenue

• 📩 Les moments de vérité

Tous ces éléments peuvent être partagés à tout le compte (et donc utilisés dans tous les parcours) ou isolés à un ou plusieurs environnements (et donc utilisés dans les parcours de ces environnements).

 

🗂️ Les modèles

Un modèle de parcours est un ensemble de ressources cadencées dans le temps et poussées à leurs responsables à un moment précis du parcours.

Le modèle comprend donc des futures actions à la fois pour le collaborateur et pour les acteurs.

Un parcours peut être composé de plusieurs modèles. Avoir plusieurs modèles distincts facilite leur maintenance de manière centralisée et / ou plus locale.

💡 Bonne pratique : un modèle de parcours socle commun à tous vos collaborateurs, puis des modèles spécifiques en fonction du pays, du métier, du type de contrat, du site...

Un modèle est composé de 3 éléments :

• Des ressources,
• Des tâches et des évènements (peuvent être ajoutés uniquement depuis le modèle),
• Des éléments des autres bibliothèques : guides, messages de bienvenue, moments de vérité.

NB : notre vision produit est de rendre cela plus logique en regroupant tous ces éléments au sein des ressources. Mais il y a beaucoup de travail 😅 !

 

🧩 Les ressources

Une ressource correspond à une future action dans le parcours du collaborateur. Pour créer une expérience riche et engageante, Workelo vous permet de créer de nombreux types de ressources :

• Un formulaire : permet de collecter des informations et des documents administratifs de la part du collaborateur ou des acteurs. Il se compose d'informations qui peuvent être configurées depuis Compte > Informations.
  En savoir plus : Créer, modifier et supprimer un formulaire
   
• Un document : permet au collaborateur de télécharger, compléter ou signer électroniquement un document.
  En savoir plus : Créer, modifier et supprimer un document (hors signature électronique)
   
• Un contenu : permet d'offrir une expérience d'apprentissage diversifiée et attrayante en multipliant les formats (PDF, vidéo, lien externe...).
  En savoir plus : Créer, modifier ou supprimer un Contenu
   
• Un questionnaire : permet de collecter des réponses ou des besoins des collaborateurs.
  En savoir plus : Créer, modifier ou supprimer un questionnaire
   
• Un quiz : permet de valider les connaissances, sensibiliser sur des sujets clés de l’entreprise et tout simplement engager vos collaborateurs.
  En savoir plus : Créer, modifier ou supprimer un quiz
   
• Un kit : vous permet de préparer sereinement l'arrivée du collaborateur avec tout le matériel nécessaire.
  En savoir plus : Créer, modifier ou supprimer un Kit
   
• Une communication : vous permet de communiquer des informations à vos collaborateurs ou à n'importe quel employé de l'entreprise. Plusieurs formats sont disponibles : email, SMS ou partage d'une page sécurisée.
  En savoir plus : Créer, modifier ou supprimer une Communication

Vous pouvez aussi créer des évènements et des tâches mais ces éléments peuvent uniquement être ajoutés depuis un modèle.

 

💎 Les autres bibliothèques

Elles comprennent le guide collaborateur, le guide manager, le message de bienvenue et les moments de vérité.

• Le guide collaborateur : vous permet de présenter l'entreprise dans un livret d'accueil, de mobilité ou de départ à destination du collaborateur.
  En savoir plus : Comprendre les différents guides
   
• Le guide manager : vous permet de partager des bonnes pratiques au manager.
  En savoir plus : Comprendre les différents guides
   
• Le message de bienvenue : vous permet de souhaiter la bienvenue au collaborateur lors de sa création de compte dans Workelo.
  En savoir plus : Comprendre le message de bienvenue
   
• Les moments de vérité : vous permet de faire passer des messages-clés et récupérer du feedback via des e-mails automatiques.
  En savoir plus : Comprendre les moments de vérité

Ces éléments sont obligatoires dans un parcours : vous ne pouvez pas les enlever.

Leur cadencement est figé car ils correspondent à des moments spécifiques du parcours.

Ces éléments seront ajoutés au parcours une seule fois, peu importe le nombre de modèles ajoutés : une seule invitation au parcours, un seul guide collaborateur, un seul message de bienvenue...

🏘️ Cloisonnement des bibliothèques

Si votre compte a activé le cloisonnement des bibliothèques, vous pouvez limiter l'accès et l'utilisation de vos bibliothèques à un ou plusieurs environnements.

Les ressources pourront faire partie du Partagé : elles seront utilisables dans tous vos parcours. Ou être partagées à un ou plusieurs environnements. Seuls ces environnements pourront les utiliser dans leurs parcours.

⚠️ Pré-requis : Pour modifier des modèles, le droit "modifier les modèles de parcours" est requis.

Sommaire

🗂️ Créer un modèle

⚙️ Construire votre modèle

📑 Y ajouter des ressources

Autres sections :

• ⚙️ Impacts d'une modification sur un modèle ou une ressource, sur les parcours déjà lancés
• 💡 Nos bonnes pratiques 
• 🚀 Les particularités des modèles d'offboarding (départ)

🗂️ Créer un modèle de parcours

1. Pour créer un modèle, rendez-vous dans "Bibliothèques" > "Modèles"

2. Cliquez sur "Créer un modèle", ou dupliquez un modèle déjà existant

3. Sélectionnez le 'Moment clé'

4. Sélectionnez le(s) environnement(s)

🏢 Si vous souhaitez que le modèle soit dans le partagé : supprimer l'environnement présélectionné.

⚠️ Si vous sélectionnez plusieurs environnements :

- Chaque modification les impactera tous dans la mesure où il n'existe qu'une seule version.
- Uniquement les utilisateurs habilités à tous les environnements du modèle, auront accès à son paramétrage.
- Vous ne pourrez y ajouter que des ressources du partagé ou bénéficiant elles-mêmes de ces mêmes environnements.

5. Cliquez sur Créer

6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle 

📑 Ajouter des ressources

1. Ajouter des formulaires

Un formulaire administratif permet de regrouper un ensemble d'informations administratives (champs à saisir, documents à remplir). Vous pourrez créer un ou plusieurs formulaires que le collaborateur pourra remplir à différents moments de son parcours.
 

Paramétrages disponibles pour les formulaires depuis le modèle :

• Demander une validation : Dans le cas où le formulaire doit être contrôlé par un RH, cochez "à valider". Il sera donc notifié à complétion, et pourra le valider ou le refuser en renseignant un motif.

  🚩À savoir : Une règle sur Workelo permet de conditionner l'accès au parcours pour la recrue, à la bonne complétion d'informations administratives.

  Si un formulaire rempli les deux conditions suivantes :

  - Poussé en Au lancement du parcours

  - La mention "à valider" est activée sur le formulaire (via le modèle)

  alors tant qu'il ne sera pas complété par le collaborateur et validé par le responsable administratif, le reste du parcours sera verrouillé pour la recrue il n'aura pas donc pas accès à ses actions (voir cette documentation).

  💡 Cette règle existe dans le but de vous permettre de conditionner l'accès au parcours pour la recrue, à la bonne complétion d'informations administratives de cette dernière et de leur exactitude. Elle n'est donc pas forcément pertinente pour tous les cas d'usage liés à ce type de ressource !

• Notifier à la réalisation : Il est possible de sélectionner des destinataires qui seront notifiés à la complétion du formulaire, au niveau du modèle ou directement dans le parcours en cliquant sur la petite icône "✏️".

  💡 Si le formulaire est à valider, l'implication "Responsable administratif" sera sélectionnée par défaut et ne pourra pas être décochée.

  👀 Cette notification est uniquement à titre informatif ; elle ne donne aucun cas accès au formulaire si le destinataire n'est pas associé à un rôle lui accordant la visibilité sur l'administratif (voir documentation sur les rôles et les droits).

   

• Restreindre l'accès au formulaire : Cette fonctionnalité permet de protéger des données extrêmement confidentielles et sensibles (exemple : parcours d'un employé très haut placé). Pour plus d'information, rendez-vous dans l'article traitant des formulaires.

2. Ajouter des documents

📄 Les documents à télécharger et à compléter : Voir documentation associée.

✍️ Document à signer : Voir documentation associée.

3. Ajouter des Kits 

Un kit est une ressource que vous souhaitez préparer pour l'arrivée de vos collaborateurs. Une ou plusieurs personnes seront en charge de gérer ce kit (voir documentation).

Fini le balbutiement des premiers jours où aucun outil n'est prêt pour vos nouveaux collaborateurs !💪

Objectifs des kits :

• Informer et coordonner les différents responsables de kits

• Donner de la visibilité au collaborateur sur la préparation de son matériel

Exemples : Badge, ordinateur, accès outils …

4. Ajouter des Contenus

Un contenu est un support numérique (url, fichier) mis à disposition du collaborateur à un moment donné de son parcours (voir documentation).

Par exemple : peut s'agir d'un fichier pdf ou d'une vidéo.

L'objectif des contenus est de :

• Donner au collaborateur la bonne information au bon moment de son parcours

• Suivre la progression du collaborateur dans sa prise de connaissance des contenus

Les contenus vont donc assurer un accès à l'information et une bonne montée en compétences ! 💪

5. Ajouter des Tâches

Les tâches ont vocation à créer des actions spécifiques à réaliser par le collaborateur ou les acteurs. Elles peuvent contenir un lien ou un fichier en complément.

⚠️ Il n'est possible d'intégrer dans une tâche qu'un seul lien, ou qu'un seul fichier.
Si vous souhaitez partager plusieurs fichiers ou liens, il faut créer autant de tâches que d'items.

Les tâches permettent au collaborateur ou à l’acteur d’avoir un rappel sur une action à réaliser ou une information à transmettre, pour :

• Être prêt pour le jour de l’arrivée

• Faciliter la montée en compétences et la prise de poste du collaborateur

• S’assurer de la bonne réalisation des actions

Exemples :

• Inscrire le collaborateur sur le registre du personnel

• Avoir rencontré 3 clients

• Suivez nous sur Linkedin (avec le lien du Linkedin de l’entreprise en pièce jointe)

• Créer sa signature de mail

• J’ai bien reçu mon Welcome Pack

• Je m’inscris à la formation sécurité via mon intranet (avec le lien de l’intranet en pièce jointe)

• Planifier le RDV médecine du travail…

   

6. Ajouter des Événements 

Cette fonctionnalité permet de proposer un calendrier d’intégration qui permettra au futur collaborateur de connaître ses évènements à venir (à minima lors de sa 1ère et 2ème semaine d’intégration) et donc favoriser son engagement.

Planning à découvrir - Mon agenda d'intégration".

🕙 Il est possible de sélectionner un fuseau horaire.

6.1. Type d'évènements

Vous pouvez ajouter un événement depuis la vue "Collaborateur" ou "Acteurs" de votre modèle.

Il y a 2 types d'événements que vous pouvez ajouter à un modèle : 

• Un événement prévu à un cadencement fixe. Par exemple : pour tous les collaborateurs, le jour de l'arrivée à 9h, un petit-déjeuner d'accueil est prévu pour le collaborateur.

• Un événement qui sera à planifier par un des acteurs (RH, manager, ...). Par exemple : point de fin de période d'essai à planifier par le manager.

6.2. Objectifs d'un évènement

Nous vous conseillons d'utiliser les événements dans vos modèles pour 4 cas d'usage principaux :

1. Les formations présentielles (à cadencer comme les formations e-learning)

2. Les points réguliers avec le manager et/ou le RH
   Nos conseils : points en face-à-face quotidien ou presque la première semaine, hebdomadaire sur le premier mois, et plus sporadique jusqu’à la fin de la période d’intégration

3. Intégration à l’équipe : réunions/activités de team building
   Nos conseils : rencontrer chaque membre de l’équipe pour faire connaissance et commencer à tisser des liens, organiser des repas/café de cohésion

4. Intégration à l’entreprise
   Nos conseils : organiser des visites et découvertes des autres métiers, activités et sites de votre société pour que l'onboardee comprenne mieux son rôle.

6.3. Paramétrage d'un évènement

• Titre de l'évènement : Définissez l'objet de la réunion.

• Participants : Vous pouvez ajouter autant de participants que vous le souhaitez, du moment que ces participants sont déjà dans le référentiel employés de votre compte Workelo. Soit en sélectionnant une implication (RH par exemple) ou en écrivant le nom de l'employé.
  👤 Le collaborateur est par défaut dans tous les événements.

• Lieu : Précisez le lieu où se tiendra l'événement

• Date et heure de réalisation :
  2 options sont disponibles : "Choisir la date" ou "Laisser l'organisateur choisir la date" :
  Option 1️⃣ : Définir la date en fonction de la date d'arrivée du collaborateur. Par exemple si vous créez un événement Semaine 1 Jour 1 de 9h à 10h, le collaborateur aura le jour de son arrivée automatiquement l'événement indiqué.
  Option 2️⃣ : Laisser l'organisateur choisir la date de l'événement.
  Si vous ne connaissez pas la date à laquelle aura lieu l'événement, vous pouvez laisser l'organisateur choisir cette date. Vous aurez alors à sélectionner une date de réalisation de l'action de planification.
  L'organisateur aura de son côté une action de planification de l'événement. Le collaborateur et les autres participants seront informés de l'événement par mail incluant une invitation à ajouter dans leur agenda, qu'une fois celui-ci planifié par l'organisateur.
  🌟 L'organisateur est identifiable dans la partie "participants". Vous pouvez modifier l'organisateur en cliquant sur l'étoile à côté du participant.

• Objectifs : Vous pouvez indiquer les objectifs de la réunion et/ou tout commentaire utile pour aider les participants à être prêt pour le rendez-vous.

💡 Nos conseils : Planifiez les évènements sur les 1ère et 2ème semaines d’arrivée : cela permet au collaborateur de savoir avant même son arrivée qu’il a déjà des moments d’échanges avec des membres de l’entreprise. Au delà, les RDV se font directement dans les agendas professionnels.

Quelques exemples : Planifiez des formations, points de suivi, café informel, déjeuner et petit déjeuner d’accueil, rencontre avec le buddy,… Vous pouvez laisser l’organisateur choisir lui même la date et l’heure de l’évènement si besoin.

7. Ajouter des Quiz

Un quiz est un élément que vous allez pouvoir déclencher ponctuellement à la fin d'une série de formations ou d'une période de mouvement pour suivre la compréhension du collaborateur sur son parcours (voir documentation associée).

8. Ajouter des Questionnaires

Un questionnaire est une suite de questions à destination du collaborateur uniquement. Il est destiné à demander des informations spécifiques au collaborateur ou à récupérer du feedback sur son parcours par exemple (voir documentation associée).

👥 Les résultats de ces questionnaires ne pourront être visibles que pour les personnes sélectionnées via le modèle.

🚩 La section Questionnaire est uniquement disponible côté collaborateur et non acteur, car cette ressource est uniquement destinée aux boardees.

9. Ajouter des Communications et des pages sécurisées

Une communication sera par défaut en "automatique", cependant il est possible de renseigner un responsable via le modèle pour que son envoi devienne manuel (voir documentation associée pour les communications ici, et pour les pages sécurisées ici.).

⚙️ Impacts d'une modification sur un modèle ou une ressource, sur les parcours déjà lancés

1️⃣ Édition d'un modèle

Lorsque vous éditez un modèle de parcours (Préférences > Modèles), les parcours déjà lancés ne sont pas impactés.

Cas d'usage :

• Je modifie l'échéance d'un contenu dans un modèle = pas d'impact

• J'ajoute une nouvelle ressource dans un modèle = pas d'impact

• Je supprime une ressource d'un modèle = pas d'impact

Seuls les nouveaux parcours lancés à partir de la date d'édition (ajout / modification / suppression) bénéficieront des ajustements réalisés.

Cette règle s'applique à l'ensemble des ressources d'un modèle (administratif, kit, contenu, quiz, questionnaire, email, tâche, événement).

2️⃣ Édition d'une ressource

✅ Lorsque vous éditez une ressource, les modèles de parcours contenant cette ressource sont mis à jour (exemple : ajout d'une question dans un questionnaire, alors le(s) modèle(s) contenant ce questionnaire sont mis à jour).

✅ Lorsque vous modifiez une ressource, les parcours lancés contenant cette ressource sont également mis à jour dans les cas suivants uniquement :

• Vous modifiez un kit : les modifications (renommage, changement de logo) seront visibles
• Vous modifiez un contenu : les modifications (renommage, remplacement de lien ou document) seront visibles
• Vous modifiez une information administrative associée à un formulaire administratif : les modifications (renommage, remplacement de modèle, ajout d'option liste déroulante) seront visibles
• Vous modifiez une communication : les modifications (renommage, changement de texte, de destinataires, d'objet) seront visibles (sauf si celle ci est à envoyer par un responsable et que celui ci a déjà ouvert l'action)
• Vous modifiez un quiz : les modifications (renommage, ajout de question) seront visibles
• Vous modifier le fichier dans un document : les modifications seront visibles

❌ en revanche, lorsque vous éditez un questionnaire ou un formulaire, les parcours lancés contenant ces ressources ne sont pas mis à jour.

💡 Toute suppression de ressource impacte les parcours lancés : l'élément ne sera plus disponible.

⚠️ Les modifications impactent les éléments non débutés / réalisés par le collaborateur

Ex : je modifie un quiz qu'un collaborateur est en train de réaliser, il ne bénéficiera pas de la nouvelle version

💡 Nos bonnes pratiques

Nous vous conseillons de créer 2 types de modèles : 

• un modèle socle, générique et commun à tous vos collaborateurs
• des modèles spécifiques, personnalisables par bloc métier, type de contrat, BU, ... (ex : Commercial, Sécurité, ...).

Vous pourrez ainsi choisir lors de la création d'appliquer votre modèle socle + un spécifique métier + un spécifique contrat par exemple !

Attention à ne pas mettre des actions en double : Par exemple, une même action dans votre modèle socle et dans votre modèle spécifique.

⭐️ Durant le préboarding

Un parcours d’intégration peut débuter à semaine -4 et se finir à S+12 par exemple, en fonction du nombre d’éléments que vous souhaitez pousser.
Il faut un maximum d’actions en préboarding afin de stimuler et d’engager le collaborateur. 
Une dizaine d’actions maximum par bloc de semaine afin de ne pas surcharger le futur collaborateur
Varier les ressources : contenus, formulaires, quiz, questionnaires,…
1 à 2 questionnaires en préboarding (par exemple pour se présenter auprès de son équipe)
1 à 2 quiz en préboarding (sensibilisation sujets RSE/Handicap/Sécurité et challenge des connaissances sur l’entreprise)
2 formulaires en préboarding

👉 Célébrer et confirmer le choix

Grâce aux moments de vérité qui sont envoyés automatiquement vous pouvez adresser un message à votre futur collaborateur. Vous pouvez également paramétrer une ressource communication email célébrant l’arrivée du collaborateur avec des informations clés, une semaine avant son arrivée.

👉 Stimuler l'intérêt et l'engagement

Proposez à vos collaborateurs des contenus attrayants pour découvrir l’entreprise, son futur environnement de travail, ses futurs outils,… des invitations à des événements en amont (accueil du 1er jour par le manager, 1er point de suivi manager/collaborateur, petit déjeuner d’équipe, déjeuner avec son buddy, café informel,...). Proposez un livret d’accueil attractif et 1 ou 2 quiz, par exemple un quiz à semaine -2 de l’arrivée qui sensibilise le collaborateur sur les moyens mis en place en termes de RSE & handicap et un quiz à semaine -1 de l’arrivée qui challenge les connaissances du collaborateur sur l’entreprise. Préparer un welcome pack grâce au kit…

👉 Faciliter la connexion sociale

En fournissant des informations sur l’histoire de l’entreprise, l’organigramme, un mail envoyé par le manager, des témoignages,…

👉 Préparer la prise de poste de manière proactive

Donner de la visibilité : grâce aux contenus, présentez les outils et les processus internes
Gérer les frictions opérationnelles : 2 formulaires en préboarding, a minima 1 au moment de la 1ère connexion pour établir le contrat de travail, les autres formulaires qui ne sont pas prioritaires peuvent être poussés plus tard afin de ne pas freiner le collaborateur.

⭐️ Au premier jour

Vigilance sur le 1er jour du collaborateur : le but est de continuer à l’accompagner sans le surcharger face à la découverte de son poste.

• Informer : grâce aux évènements que le collaborateur est attendu pour des points d’accueil
• Remettre le welcome pack, les accès, le matériel de bureau
• Faites des rappels grâce aux tâches, par exemple pour vérifier qu’il a bien reçu son welcome pack, qu’il a créé sa signature, découvert l’intranet,…
• Proposer un questionnaire autour de la satisfaction sur le recrutement

⭐️ Durant l'Onboarding

En onboarding, il faut récolter du feedback et faire monter en compétences le collaborateur. Généralement, il y a moins d’actions en phase d’onboarding car beaucoup de choses se feront directement sur place. 

👉 Récolter du feedback

Il est essentiel de recueillir régulièrement l’avis des nouveaux arrivants pour ajuster leur intégration. Cela peut se faire à travers 3 ou 4 questionnaires progressifs, comme un feedback sur le processus de recrutement dès la première semaine, un rapport à chaud après deux semaines, un rapport d’étonnement après deux mois, et enfin un questionnaire sur les besoins en formation vers la 12ème semaine. Ces points permettent d’adapter le parcours d'intégration et d'identifier d'éventuelles améliorations.

👉 Accompagner la montée en compétences

L'onboarding est une opportunité pour développer les compétences du collaborateur .L’objectif est d’accompagner le collaborateur dans sa prise de poste en l’aidant à acquérir rapidement les compétences nécessaires. Cela peut inclure des actions concrètes, comme proposer des contenus spécifiques sur les outils de l’entreprise, les politiques internes (cooptation, primes) et les processus pratiques (déclaration des notes de frais, demandes de congés, etc.). Cela aide à aligner rapidement le nouvel arrivant avec les procédures et la culture de l'entreprise.

👉 Maintenir des objectifs viables

Il est recommandé de définir des actions claires à réaliser chaque semaine pour éviter que le collaborateur ne se retrouve sans objectifs. Par exemple, mettre en place trois actions par semaine tout en gardant une certaine flexibilité, avec certaines semaines sans tâches spécifiques. Ce rythme permet de maintenir l'engagement tout en assurant une progression régulière.

👥 Les actions côté acteurs

Vous pouvez attribuer des actions à un acteur qui sera désigné ultérieurement ou à une personne nominative. 

Pour les acteurs vous avez le choix entre, RH, Responsable administratif, Manager, Contributeur et Parrain : ces personnes seront désignées au moment du déclenchement du parcours de la recrue dans Workelo. Vous avez la main pour modifier l’intitulé de ces acteurs si nécessaire (exemple : renommer responsable administratif par gestionnaire paie). 

💡Préparer le bureau de votre collaborateur pour son arrivée -> tâche à faire par le manager, celui-ci sera désigné nominativement ultérieurement

Vous pouvez sinon attribuer des actions à une personne précise directement : par exemple, vous pouvez attribuer une tâche à une adresse mail générique ou une personne, uniquement si c’est toujours cette même personne ou ce même service qui s’occupe de cette tâche dès lors que le modèle est appliqué à un collaborateur.

💡Préparer l'ordinateur et les accès pour le nouveau collaborateur -> à faire par le service informatique, c’est toujours eux qui auront cette action à faire donc je peux directement mettre le mail du service comme responsable.  

🚀 Les particularités des modèles d'offboarding (départ)

Les modèles de parcours d'offboarding (départ) incluent quelques ressources spécifiques (voir documentation).

• ✨ Le parcours d'intégration (onboarding) : du livret d'accueil aux actions à réaliser pour faciliter l'arrivée de vos nouvelles recrues
• 🔄 Le parcours de mobilité (crossboarding) : un guide d'accompagnement pour soutenir vos collaborateurs lors de leurs transitions internes
• 👋 Le parcours de départ (offboarding) : un guide de départ et un espace de passation pour gérer sereinement les fins de collaboration

⚠️ Pré-requis : L'accès au paramétrage des ressources et des modèles, requiert les droits "Accès aux ressources "et "Accès aux modèles".

La duplication de modèles permet de copier rapidement un modèle existant vers un ou plusieurs environnements, en conservant toutes ses ressources et paramètres. Cela facilite la création de nouveaux modèles cohérents entre différents environnements, tout en respectant les droits d'accès de l'utilisateur. 

✨ Les avantages

- Gain de temps : Elle permet de créer rapidement de nouveaux modèles basés sur des modèles existants.
- Cohérence : Elle facilite le maintien de la cohérence entre les modèles partagés sur différents environnements.
- Flexibilité : Les utilisateurs peuvent dupliquer des modèles vers des environnements spécifiques selon leurs habilitations.
- Préservation des ressources : Les ressources partagées ne sont pas dupliquées, optimisant ainsi l'utilisation des ressources.
- Personnalisation : Elle permet d'adapter facilement les modèles existants à de nouveaux besoins ou contextes.

⚙️ Les modalités

1. Avoir les droits de modification des modèles appropriés (partagé et/ou hors partagé selon le cas).

2. Pour dupliquer du partagé vers un ou plusieurs environnements, il faut avoir les droits de modification à la fois sur les modèles partagés et sur les modèles hors partagé.

3. Les ressources et informations utilisées dans le modèle doivent être compatibles avec les environnements de destination. Si ce n'est pas le cas, elles seront dupliquées et partagées aux environnements de destination.

4. Il n'est pas possible de dupliquer un modèle d'un environnement vers le partagé.

👣 Step by step

1. Se rendre dans l'onglet "Bibliothèques" puis "Modèles".

2. Trouver le modèle que vous souhaitez dupliquer, mettre le curseur sur les 3 petits points et cliquer sur "dupliquer"

3. Mettre à jour si besoin :

• Le moment clé de destination parmi ceux activés sur le compte.
  💡Dupliquer un modèle vers un autre moment-clé ajoute aux ressources le moment-clé de destination.
  👉🏻 Lorsqu’un modèle d’offboarding  est dupliqué vers une autre moment-clé, la ressource 'questionnaire de sortie' sera ignorée.
• Le ou les environnements* de destination parmi ceux auxquels vous avez accès (⚠️ bien penser à supprimer l'environnement initial sélectionné par défaut, s'il ne doit pas être destinataire du modèle dupliqué)

➡️ Si le modèle contient des ressources/informations non présentes dans l'environnement destinataire (ou issue du partagé) elles seront alors dupliquées.

Exemple :

La duplication peut prendre quelques secondes, patientez jusqu'à ce que vous soyez re-dirigé vers votre bibliothèque 😊

🖇️ Dupliquer un modèle vers plusieurs environnements

Les ressources et informations qui ne sont pas déjà partagées aux environnements de destination seront dupliquées et partagées à tous ces environnements. On appelle cela le multi-environnement.

Si on prend l'exemple ci-dessous d'une ressource partagée entre l'environnement "France" et "Espagne", toute modification sur cette ressource aura un impact sur les modèles qui l'utilisent dans les 2 environnements.

Le modèle se présente alors tel quel depuis votre bibliothèque :

Il en sera de même pour les modèles dupliqués 

➡️ Si vous souhaitez que les ressources et modèles dupliqués soient indépendants, il faudra alors dupliquer vers un environnement à la fois. Donc faire la manipulation autant de fois que d'environnements.